新形勢下事業單位數字化檔案管理策略

余雯婕

肇慶高新技術產業開發區管理委員會辦公室 廣東肇慶 526000

新形勢下事業單位數字化檔案管理策略

余雯婕

肇慶高新技術產業開發區管理委員會辦公室 廣東肇慶 526000

事業單位檔案管理邁向數字化是不可逆轉的必然趨勢，新形勢下，事業單位數字化檔案管理已渡過初步階段，正在面臨新的發展要求和挑戰，也只有實現進一步優化，才能更好地滿足當前檔案管理信息化的需求。本文主要對事業單位數字化檔案管理的意義以及數字化檔案管理的現狀展開探討，并對此提出一些優化對策，以提升檔案管理和利用效率，為新時期事業單位發展服務。

事業單位；檔案；利用效率；對策；保密

一、引言

檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，對事業單位的協調、高效運轉產生至關重要的作用。隨著網絡技術和電子信息技術的發展成熟，數字化檔案管理模式越來越多地被應用到機關事業單位的檔案管理事務中，但是由于各種原因的影響，當前事業單位數字化檔案管理還存在一些問題。通過對數字化檔案管理的現狀、問題分析，探討相應的優化對策，為事業單位數字化檔案管理工作提供一定的建議參考。

二、事業單位數字化檔案管理的意義

（一）有利于提高單位經濟效益。事業單位檔案是對于事業單位組織工作的構建和發展，對人員調動財務管理的信息保存手段。傳統的檔案管理模式使得信息的搜集和整理變得復雜，極易造成工作效率和工作質量低下，影響政府單位的社會形象。

（二）有利于提高辦公效率。以往的人工管理檔案的工作模式，復雜且冗余。檔案的搜集需要耗費大量的人力物力財力，同時信息的準確性也不高；檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現錯誤，往往需要耗費更多的時間來彌補，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的工作狀態也無法保證工作質量。

（三）有利于提高檔案利用效率。當前，人們對檔案信息的使用較以往更加頻繁，許多社會活動都離不開檔案。倘若采用傳統的檔案管理模式，人們在辦事時可能要去不同的地方調取檔案信息，不僅十分繁瑣，也不利于檔案的妥善保存。

三、事業單位數字化檔案管理的現狀

（一）缺乏現代化的辦公設備。目前，許多事業單位的辦公設備還沒有達到要求，因此沒能及時實現數字化和現代化。有的事業單位僅僅使用計算機進行簡單的工作，沒有實現對現代科技的更大利用，還有的事業單位辦公設備較為落后，僅有少數幾臺電腦，且使用年限較長，系統和硬件沒有及時更新，影響了工作的效率和準確性。同時，有些單位對檔案的管理不夠規范，沒有指定具體的標準和制度，在檔案室保管室內隨意堆放雜物，整理、清潔工作不及時，防火、防潮等工作也不到位，容易導致檔案的丟失、毀損，不利于更好的為人民群眾服務。除此之外，事業單位對檔案的管理僅限于保管層面，沒有對檔案進行合理的開發利用，使得檔案的使用效率低下，影響工作質量的提高。

（二）檔案信息缺乏共享。當前，事業單位之間、事業單位和其他組織之間沒有建立完整的資源共享平臺，許多需要頻繁利用的檔案信息被分散保存，不僅容易產生較大的誤差，降低工作質量，同時也為使用者帶來許多不便。現代化社會的高速運轉，對檔案的時效性要求較高。

（三）工作人員素質有待提高。隨著信息化的不斷推進，許多老員工由于對現代技術的接觸較少，因此，即使有了先進的辦公設備和軟件，個人技能也無法達到工作所需要求。由于數字化檔案管理和傳統的工作模式的區別較大，一些員工對工作內容和性質認識不足，對信息平臺的內容和使用缺乏應有的知識，導致工作質量反而降低。同時，隨著信息量的迅速加大，對信息的使用量也不斷增多，工作人員的服務意識沒有跟上時代步伐，常常與辦事群眾產生誤會、沖突等，不利于工作的開展。另外，現代技術發展迅速，事業單位仍欠缺具備專業知識和技術的人才。

四、事業單位數字化檔案管理的優化對策

（一）完善辦公設備。檔案管理工作向數字化轉變的一個必要前提是擁有現代化的辦公設備，因此，事業單位應當深入調研，充分聽取專家以及單位工作人員的意見和建議，引進先進的且適合本單位工作的現代化辦公設備。單位應當對經費的使用進行科學合理的預算，使資金能更最大的發揮作用，盡可能引進質量較高的設備，以實現單位的可持續發展。

（二）構建事業單位數字化檔案管理體系。從當前的社會發展來看，檔案管理的數字化、信息化是今后的發展趨勢，因此，事業單位需構建完整的數字化檔案管理體系，以實現信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。在此過程中，事業單位的硬件采購、軟件安裝等都應達成一致意見，在采用適合本單位性質的工作模式的同時應盡量向標準化靠攏，以構建更加完整嚴密的檔案管理體系。

（三）提高工作人員綜合素質。事業單位需采用多種方式提高工作人員的綜合素質，以促使工作質量的不斷提高。對于老員工而言，最大的障礙即對現代化的辦公設備和技術不熟悉，因此單位應及時開展培訓，提高工作人員的工作技能，在工作中也應定期進行考核，了解工作人員對工作知識和技巧的掌握情況。

（四）健全檔案管理安全保密制度。無論是個人還是組織的檔案信息，都對其信息有著一定的保密要求，倘若其信息資料泄露，可能會被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來不便甚至危害，因此，事業單位需要建立健全檔案管理安全保密制度。對于不同的檔案應有不同的保密方式和級別，使用權限也應有配套的制度來指導，以保證信息的安全性。在日常工作中，工作人員應當保持嚴謹的態度，需要使用時才能打開所需信息，使用完畢應當及時關閉，防止他人信息外泄。

五、結論

綜上所述，事業單位數字化檔案管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發揮著巨大的作用，對著相關技術的改進和成熟，事業單位的重視和投入，數字化檔案管理會進入新的發展階段，智能化、自動化、安全性將得到進一步地提升，可見，檔案數字化管理具有廣闊的發展前景，值得推廣應用。針對目前數字化檔案管理存在一系列的問題，事業單位應提高認識，采取科學合理的對策進行優化，以提高檔案管理和利用效率、保證檔案的安全性，使得單位得到長足發展，成為合格的服務型單位。

[1]王文慧.論新時期事業單位檔案管理數字化發展的措施[J].經濟技術協作信息,2013(34):29-29.

[2]張倩.事業單位檔案的數字化管理研究[J].才智,2014(20).