城鎮化進程中物業檔案管理策略探析

劉志平富裕縣物業管理處

城鎮化進程中物業檔案管理策略探析

劉志平
富裕縣物業管理處

在我國對于物業檔案進行管理的起步較晚，但是城市化進程發展很快，所以對于物業檔案管理的需求越來越多，只有實現了對于物業檔案的管理，才能更好地體現出物業在城市中存在的意義。物業檔案管理并不是一個人的戰斗過程，只有經過管理人員和相關部門共同的努力，才能達到需求的效果。

城鎮化；物業檔案管理；策略探析

現階段，我國的城市人口越來越多，城市化發展迅速，并且隨著住房建筑的增多，物業行業的發展也十分快速，在物業對于住宅進行管理的時候，理論上是會出現大量管理文件的，也需要管理人員對于這些檔案進行分類保管，形成物業的數據庫，以方便在事務處理的時候有據可依，也可以更好的實現對于用戶的服務。但是在我國的物業行業中，并沒有形成很好的檔案管理意識，所以在物業檔案管理方面有著很大缺失，如何填補這個缺失，需要人們不斷地去進行討論。分析，為實現更好的物業管理效果共同進行努力。

一、物業檔案管理的重要性分析

（一）物業行業發展需求。物業行業在現階段的中國發展迅速，但是隨著城市化建設逐漸趨于穩定，住宅小區建設逐漸趨于平穩，物業行業如何在有限的市場中保證自己的占有率，成為了物業發展應該重點思考的問題。所以對于物業檔案進行更合理的管理，成為了物業發展最主要的需求，可以有效地提高物業服務的質量，從而保證物業在整個市場中的競爭力。

（二）實現物業管理的完善和創新。在物業管理中，進行物業檔案管理，可以更好的完善物業管理力度，并且制定更好的管理流程，同時完善了我國的檔案館藏，不僅僅是我國檔案工作的一次新的創新，對于我國的檔案工作發展也有重要的意義。

二、城鎮化對于物業發展的影響

我國不斷的加快城鎮化的建設進程，在大城市周邊不斷地出現更多的小城鎮，這些城鎮的存在不僅提高了我國經濟發展的速度，并且改變了城市的發展方式，逐漸向著集中化的方式進行。并且在城鎮化的發展中，增強了對于土地資源的利用，也可以更好的減少閑置勞動力。住宅小區不斷增多，促進了物業產業的發展。物業的存在可以更好的實現對于小區設備的管理，也可以更好的對住戶進行服務，已經成為了近些年我國住宅小區管理的主要方式。

三、物業檔案管理

（一）物業檔案。物業檔案是指在物業對于小區進行管理的時候所形成的所有檔案合集，可以是文字形式、圖形形式也可以是聲音形式。主要包含的種類有一下幾種：1、黨群檔案。這種檔案主要是在物業進行黨政要求時，形成的開會文件、執行材料以及報告等檔案。2、基建檔案。基建檔案的存在主要是指，在建筑公司完成建筑之后，交接給物業公司時候的一下資料，包括建筑的規劃設計圖紙、施工平面圖、地下管道施工圖以及各種配套設施驗收的所有資料等檔案，這些檔案資料對于物業進行小區管理具有重要意義。3、設備檔案。在進行物業管理的過程中，有以下必備的設備是屬于物業公司的，所以物業公司需要對于這些設備進行登記，主要包含的設備有監控設備、聯網設備等。4、會計檔案。在物業公司中，需要會計對于物業的支出和收入進行計算，所以需要對于這些賬目進行合理的保存。5、員工檔案。員工作為物業公司營運的基礎組成，確保對于人員調動以及錄用的信息準確，可以更好的實現物業對于員工的管理，還可以為調整結構做出重要的貢獻。6、培訓檔案。在物業工作人員上崗之前，不可避免的需要進行培訓，以保證對于工作的熟悉度，所以需要對于這些培訓資料進行整理，以方便下次使用。

（二）物業檔案的特點。物業檔案是物業管理活動信息與載體的統一體，具有同其他信息相同的功能特點，如存儲、壓縮、共享等，也同所有檔案一樣具有依據、憑證及參考作用，同時作為一門專門檔案，也具有異于其他檔案信息資源的特點，表現為形成渠道固定，文件構成穩定，內容動態特征明顯，價值領域相對固定，利用的公開性和隱秘性五個方面。

（三）物業檔案的作用。物業檔案對物業公司自身及其小區都有著巨大的作用。作為專業檔案，物業檔案對公司服務水平有一定的鑒定作用，并能指導物業公司向著更為完善的方向發展，對于小區來說，物業檔案是提高小區業主生活水平，維護業主利益不可或缺的一部分。

四、物業檔案管理

（一）物業檔案管理概述。物業檔案管理是指物業檔案管理人員對物業服務過程中所產生的檔案進行收集、整理、加工、篩選、編目檢索、保管統計、利用編研的管理活動。物業檔案管理的基本任務是：對轄區內的物業檔案進行全面科學的管理，以保證檔案的安全，并開發利用檔案，為小區物業管理及業主生活提供服務。從管理過程來看，物業檔案管理分為物業檔案基礎工作和物業檔案利用工作兩個部分。

（二）物業檔案管理的基本原則。1、安全至上原則。物業檔案管理主體要保證物業檔案的安全，這是開展物業管理工作的基礎。首先，要保證物業檔案的實體安全。其次，對于電子化管理的企業要保證物業檔案的內容安全。最后，保持網絡安全，物業檔案管理需要加強防火墻設置，密碼準入設置等，以保證其安全。2、分類管理原則。在進行檔案管理時要區分輕重緩急，要集中經營與分散管理相結合，應該在各部門分別設立檔案管理部門，成立各自全宗檔案，根據全宗理論及生命周期理論原則做好各項目檔案管理工作，各自檔案各自歸檔，有條不紊。3、整體管理原則。物業服務行業是一個動態性較強的行業，物業檔案動態性強的特點要求物業檔案的收集必須及時有效，因而對物業檔案的管理須有一套完整的收集管理方案，并保證按照該方案有序地開展物業檔案管理工作，以保證物業檔案的完整性和連續性。

五、結論

社會分工日益細化，物業行業日漸發展成熟，這就加強了對物業檔案管理的要求。物業檔案管理作為物業管理的基礎工作，其管理的好，可以促進整個物業行業的發展，物業檔案作為我國檔案的一部分，其發展完善，可以促進我國檔案管理事業的發展，物業檔案管理工作在城鎮化大背景下應運而生，發展的越好也最終促進我國城鎮化發展進程，促進社會和諧發展。

[1]王丹.小議物業管理企業的電子檔案管理[J].華章,2011.

[2]張建中,常旭紅,李立新.管好“家園檔案”迫在眉睫-對住宅小區物業檔案管理情況的研究[J].中國檔案,2012.(3).