高校辦公室OA系統實踐與經驗

顏 宏北京第二外國語學院 北京 100024

高校辦公室OA系統實踐與經驗

顏 宏
北京第二外國語學院 北京 100024

高校辦公室OA系統建設不僅有利于提高學校行政辦公效率、增強辦公室整體服務水平，更對學校整體形象的提升有著非常重要的意義。本文對OA系統建設和推廣過程中遇到的問題提出分析和思考，以期對高校辦公室OA建設工作提供借鑒。

辦公自動化；高校辦公室；辦公效率

一、前言

傳統辦公模式下的高校管理工作不僅耗費了辦公室和各部門工作人員大量的時間和精力，而且在處理過程中產生的延時和差錯大大降低了工作效率。辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA）是將現代化辦公和計算機網絡技術結合起來的一種新型的辦公方式，使辦公活動由各類設備、人機系統來協助完成，實現網上公文管理、信息共享、事務管理、信息發布等功能，達到優化管理結構、調整管理體制、提高辦公效率的目的。OA系統是對傳統辦公方式的變革，它將計算機技術、通信技術、網絡技術等先進的科學技術應用于傳統的信息處理中，對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索實行了現代化的管理。它通過有效的資源共享和信息交流與發布，達到充分利用信息資源、提高工作效率和質量、輔助決策、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。作為信息化建設的重要內容，建設功能完備的辦公自動化系統是高校在當前信息化背景下的必然選擇。

二、OA系統建設實踐與經驗

加強宣傳培訓，轉變思想觀念。部分OA系統用戶意識薄弱，對OA系統理解不夠深入，未能完全意識到OA系統推廣使用的必要性。一些OA用戶習慣了傳統的辦公方式，對紙質辦公較為依賴，主觀上不愿意主動去改變，甚至對OA系統持懷疑態度。同時，OA用戶年齡跨度較大、基礎參差不齊，難免存在現代化辦公技術、尤其計算機應用水平相對薄弱的現象，甚至擁有畏難和排斥心理，要使他們完全接受OA系統需要一定的時間。此外，學校領導對OA系統的態度也直接影響系統的建設和推廣。OA系統建設是一項十分繁雜的工程，它的業務涉及面廣，推廣難度大，任何環節都可能遇到困難和阻力。因此，在學校領導的支持下，辦公室應成立OA系統建設工作小組，統籌規劃OA信息建設，協調解決問題和困難，加強OA宣傳和培訓，提高校領導和教職工對OA系統的認知度，同時不斷增強OA系統本身的實用性、易用性、穩定性建設，保障大家對OA系統的用戶體驗。

明確階段任務，重視建設過程。需要調研階段，服務公司根據需要提前制定調研計劃，并結合自身項目經驗協助用戶梳理辦公流程，最后編寫需求規格說明并請用戶簽字確認；系統調試階段是系統上線試運行前的重要階段，應留出至少1個月的時間，OA系統是否滿足用戶使用需求、是否存在BUG以及系統上線時間節點均在此階段確認完成；培訓推廣階段，OA系統培訓要全方位、多層次、分階段進行，學校各部門均要參與培訓，同時根據培訓對象不同，制定不同的培訓內容和培訓方式。

建立健全制度，確保高效運行。高校辦公室應該結合學校工作實際，積極建立健全與OA系統相配套相適應的規章管理制度，嚴格規范辦公流程及系統操作，確保管理科學性、操作規范性、信息準確性和系統安全性。加強相關制度建設，規范公文審批等具體流程，有助于促進OA系統推廣，規范OA用戶的操作，確保用戶高效、準確、安全完成辦公任務，同時自覺維護系統正常運行。此外，現代化OA系統提倡“無紙化”辦公，就必然會涉及到領導電子簽名、學校電子印章的使用和管理。因此，完善的OA系統管理規定，有利于安全管理電子簽名、電子印章等重要內容。

注重系統安全，保障正常辦公。由于OA系統一般直接接入Internet，具有網絡開放性的特點，而OA系統中傳輸、處理、儲存的文件屬于學校的內部信息（有些可能涉密），因此OA系統的安全性建設顯得十分重要。首先，應對OA系統中的數據進行加密傳輸，確保傳輸、處理過程中的信息安全。其次，OA系統服務器中儲存了大量信息，我們不僅需要對服務器定期排查，排除安全隱患，防止病毒和惡意程序攻擊，同時做好數據備份。網絡安全領域有一個術語叫“三分技術，七分管理”，即網絡安全中的30%依靠計算機系統信息安全設備和技術保障，而70%則依靠用戶安全管理意識的提高以及管理模式的更新。因此，我們在增加技術保護的同時，也應該不斷增強個人保密意識，不斷提高安全管理。

重視推廣方法，提供技術支持。辦公室前期在加強OA宣傳、提高OA意識的基礎上，應當分步驟、分階段進行OA系統培訓和推廣。辦公室和服務公司應當共同協商，制定詳細的培訓計劃和推廣安排，針對不同用戶類別提供不同的個性化培訓。此外，辦公室可組織各相關部門OA系統負責人進行重點培訓，強化OA系統的操作與管理，使其能夠承擔本部門的OA培訓與操作指導。如各部門OA負責無法解決，可統一收集相關問題，并上報至學校辦公室。如果上報的問題屬于技術范疇，辦公室將及時全方位、高質量的技術支持；如果上報的問題涉及部門辦公需求，辦公室也應及時與相關部門協商溝通，進一步優化OA辦公流程。

三、小結

高校辦公室OA系統建設提升了辦公室整體服務水平、提高了學校行政辦公效率，同時降低了內部運行成本，有利于促進學校信息化建設，提升學校的管理水平和整體形象。然而，高校辦公室工作內容的綜合性和復雜性決定了OA系統建設難度不亞于任何部門內部的軟件工程項目，因為它意味著高校教職工在思維方式、管理方法、規章制度等方面都需要經歷一次深層次的轉變。我們應當以發展的眼光來看待OA系統的建設，使其在不斷發現問題、解決問題的過程中完善自身，進一步為學校的發展提供服務。