疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討

程 文哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討

程 文
哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

國家的各級疾病預防控制中心是國家體系中的職能機構，承擔著群體預防任務，各種疾病的監(jiān)測及分析、防治等重大任務，在各項工作中，如開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測科研教學及健康教育等業(yè)務活動中，形成了大量的業(yè)務技術檔案，這些如沒有合理，有效的管理，不但失去許多珍貴的統(tǒng)計數據，而且也不能合理的利用這些檔案資源，發(fā)揮檔案資源的價值，而加以合理利用。因此疾病預防控制中心的檔案管理是衛(wèi)生預防工作的重要一環(huán)。

疾控中心；檔案；管理利用

各級疾病預防防控制中心檔案主體的衛(wèi)生預防業(yè)務檔案采取的管理模式不盡相同，有的是采用科存檔案、中心存目錄；有的則分散在科室，或固定人員管理，或干脆分散在個人手中。我認為對疾控中心業(yè)務檔案應采取分級管理的方法。這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫業(yè)務開展的需要。

一、疾控中心業(yè)務檔案兩級管理原則

疾控中心檔案有兩大類；一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業(yè)務科室在工作中逐漸積累形成的業(yè)務檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心業(yè)務辦的統(tǒng)一領導下，將防疫業(yè)務形成的技術檔案實行中心級、科級兩級管理，其內容主要有以下四個方面：

1、將疾控中心業(yè)務檔案納入中心檔案工作管理體系，同其它門類的檔案一樣，業(yè)務檔案的管理也應在接受中心業(yè)務辦的統(tǒng)一領導，由中心檔案室負責具體組織實施。2、將業(yè)務檔案分為中心、科兩級，對業(yè)務活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案，分別為中心業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次。3、中心級業(yè)務檔案管理：凡劃歸的中心級管理的業(yè)務檔案，由各科檔案員負責收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。4、科級業(yè)務檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，并負責保管和提供利用。

二、中心級、科級檔案范圍的確定

中心級檔案和科級檔案各有其劃分的范圍和界限，中心級檔案的劃分應本著總體性、綜合性、分析性及學術性的原則對檔案進行劃分，即要將那些反映主要業(yè)務工作的總體水平的材料，以及在基礎監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學術價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業(yè)務檔案能夠全面反映和概括本機構業(yè)務活動及工作水平。主要有以下幾個方面的檔案：

1、業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術方法的研究檔案，包括有關證書、研究報告、編制說明及驗證報告單。2、年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學常見病等疾病防治方案及總結、疫情流行病學分析，疫情流行趨勢預測等。3、年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)測的總結分析。4、重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調查處理的有關材料，包括調查報告、現場調查記錄及有關的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結。5、專題調查，包括調查設計、調查報告或總結，統(tǒng)計匯總等材料。6、各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報，年報。7、省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文。

科級檔案的劃分范圍大致有以下幾種：

1、中心在日常業(yè)務活動中直接形成服務對象的檔案，這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業(yè)存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此，科保存更為便利。2、常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)測材料：包括所轄地區(qū)和監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料、監(jiān)測記錄、記事、監(jiān)測小結、控制結果、監(jiān)測報告等材料。3、一般性違法案例、疫情、污染事故，食物中毒的調查處理材料，包括個案調查表、現場調查筆錄、人員錄訪記錄，檢驗結果及處理報告等。4、從業(yè)人員健康體檢，衛(wèi)生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表、培訓計劃、教材及小結等。

三、實施兩級管理的意義

（一）兩級管理使業(yè)務檔案查找方便，節(jié)省空間

我中心在工作中形成大量的業(yè)務檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價值大的檔案和一般性的、基礎性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利于全中心檔案工作的統(tǒng)一布置和指導，如果把全站綜合性的材料統(tǒng)一歸納到檔案室，便于檔案的管理，也為各科室節(jié)省了空間。

（二）中心級檔案管理有利于防疫業(yè)務工作整體水平的提高

中心級業(yè)務檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平，對于中心領導及時把握全局，做也正確決策提供了有力依據。另外，將具有總結分析性、學術性的材料交中心歸檔，有利于在大量的監(jiān)測材料上進一步加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務工作的提高，有利于防疫機構科研工作的開展

（三）科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務工作日常的需要

預防控制工作有延續(xù)性，在對監(jiān)測點監(jiān)測中要經常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)測檔案，特別是隨著生產經營單位的變化，有些檔案要還不斷進行補充或注銷，有些數據要有對比性，以滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

（四）檔案收集整理要為檔案開發(fā)利用提供有價值的信息

檔案收集整理要以業(yè)務檔案入手，這樣才能提供真實有效的檔案第一手資料，檔案編研才有可能有專業(yè)特色，才能更有效為疾病預防控制工作服務，脫離業(yè)務工作的選題就談不上專業(yè)性。要掌握各科業(yè)務工作檔案的精髓，對比以前年度的監(jiān)測數據，特別是開展預防醫(yī)學科學研究時，更要有大量的跨年度的統(tǒng)一數據做依據，才能有針對性的統(tǒng)計和分析，所以應將工作重點放在能系統(tǒng)的提供高度濃縮的業(yè)務檔案上。以便檔案的利用和開發(fā)。

綜上所述，將業(yè)務檔案實行兩級管理，是疾控中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病的預防控制工作的特點和需要，隨著業(yè)務檔案管理實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為衛(wèi)生防疫業(yè)務工作的開展發(fā)揮重要作用。另外，疾控中心檔案的利用價值逐漸體現出來，各級疾控中心檔案工作逐步走上了規(guī)范化、科學化的管理軌道，特別是自檔案目標管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。

[1]尹福順.淺議基層疾病預防控制中心檔案管理與建議[J].華章,2013(22).

程 文——女，1973年11月11日生，哈爾濱市巴彥縣疾控中心，館員。