淺議基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化策略

文/ 新疆維吾爾自治區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督宣傳信息中心（12365舉報(bào)處置指揮中心） 陳碩

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淺議基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化策略

文/ 新疆維吾爾自治區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督宣傳信息中心（12365舉報(bào)處置指揮中心） 陳碩

【摘要】隨著信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，我國對(duì)基層事業(yè)單位的檔案管理提出了更高的要求，如何實(shí)現(xiàn)基層檔案管理的現(xiàn)代化，加強(qiáng)檔案管理工作值得思考。本文就基層事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要意義進(jìn)行了分析，并提出了實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的具體策略。

【關(guān)鍵詞】基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化

隨著微縮技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理科學(xué)等在檔案管理工作當(dāng)中的廣泛應(yīng)用，極大程度地提高了檔案管理工作的效率，為實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理提供了途徑，檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志就是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。當(dāng)前，各級(jí)基層事業(yè)單位已經(jīng)普遍實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，在檢索速度、收集整理、檢索途徑及操作管理方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)，在提高檔案信息開發(fā)利用效率上也具有積極作用。此外，檔案管理的現(xiàn)代化還有利于借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案信息的交流共享，大大提高了檔案管理的工作效率。

一、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

當(dāng)前，在我國的基層事業(yè)單位中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然的趨勢(shì)。基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不僅有利于促進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對(duì)于國家基礎(chǔ)信息資源的傳播也起到了良好的作用。基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，也是提升內(nèi)部管理水平的重要舉措。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重滯后于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，影響了基層事業(yè)單位的管理水平。因此進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化是確保基層事業(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵因素，各級(jí)基層事業(yè)單位必須意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，將現(xiàn)代化的管理理念融入檔案管理之中。

二、基層事業(yè)單位現(xiàn)代化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。當(dāng)前形勢(shì)下，我國的基層事業(yè)單位普遍存在不重視檔案管理的現(xiàn)象，并且關(guān)于檔案管理的觀念也非常陳舊封閉，面對(duì)經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代的到來，各單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理觀念，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷變革，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與完善，結(jié)合工作實(shí)際情況，利用相關(guān)軟件或系統(tǒng)管理平臺(tái)對(duì)單位檔案進(jìn)行整理歸類，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與開發(fā)，節(jié)省檔案管理時(shí)間，提高工作效率，讓基層事業(yè)單位的檔案管理能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的發(fā)展，不斷提高自身的檔案管理水平。

（二）大力加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。現(xiàn)代化管理一定是非常規(guī)范化的管理，因此基層事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須對(duì)檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。眾所周知，現(xiàn)代化管理離不開高科技和現(xiàn)代管理理念支撐，因此基層事業(yè)單位檔案管理必須依靠一定的標(biāo)準(zhǔn)，即要求在單位內(nèi)部必須形成完整的、系統(tǒng)的檔案管理體系。所以，我國各級(jí)基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)盡快實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理，將標(biāo)準(zhǔn)化理念融入檔案管理工作的始終，為實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，依然存在部分基層事業(yè)單位在實(shí)際工作當(dāng)中過度強(qiáng)調(diào)單位的運(yùn)營(yíng)性質(zhì)，忽視檔案管理工作，沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，檔案工作無法可依，內(nèi)部職責(zé)權(quán)限劃分不清楚，嚴(yán)重阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。面對(duì)上述情況，我國的基層事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動(dòng)制定相關(guān)準(zhǔn)則，并嚴(yán)格要求單位內(nèi)部人員執(zhí)行制度，預(yù)防上述現(xiàn)象的發(fā)生，為實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的檔案管理現(xiàn)代化而努力。

（三）不斷增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了單位檔案管理水平的高低及管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。因此要想將現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)融入基層事業(yè)單位檔案管理工作之中，離不開檔案管理人員素質(zhì)的增強(qiáng)。檔案管理人員除了應(yīng)當(dāng)具備扎實(shí)的專業(yè)技能和專業(yè)知識(shí)以外，還要求廣泛涉獵經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等多學(xué)科知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)熟練掌握電腦、網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)的操作。基層事業(yè)單位在選拔檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)中選優(yōu)的招聘原則，結(jié)合檔案管理工作崗位的性質(zhì)和要求，選拔出綜合實(shí)力較強(qiáng)，真正符合崗位需求的人員。同時(shí)，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)外部專家或者老師，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行全方位地培訓(xùn)，不斷提升其工作水平，以此促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

（四）完善軟件和硬件建設(shè)環(huán)境。各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實(shí)際工作范疇建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個(gè)部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進(jìn)行統(tǒng)一的整理、歸類、編號(hào)、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，還應(yīng)當(dāng)選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計(jì)基層最好選用相同的管理軟件，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

（五）注重檔案信息安全的維護(hù)。在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視檔案的安全。基層事業(yè)單位的檔案大多涉及國家機(jī)密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個(gè)人行為或者是企業(yè)行為，而是關(guān)系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，基層事業(yè)單位要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，除了轉(zhuǎn)變管理觀念、加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化管理、提高檔案管理人員素質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)不斷完善軟硬件環(huán)境，并注重檔案信息的安全維護(hù)，只有如此，才能確保單位內(nèi)部檔案管理工作適應(yīng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的發(fā)展要求。

【參考文獻(xiàn)】

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