信息化背景下勘察設計單位的檔案管理工作

文/陜西工程勘察研究院 呂馨

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信息化背景下勘察設計單位的檔案管理工作

文/陜西工程勘察研究院 呂馨

【摘要】在近些年來，我國的經(jīng)濟社會發(fā)展水平不斷提高，信息化發(fā)展水平和發(fā)展速度加快，這些都為我國的檔案管理工作帶來了良好的發(fā)展機遇。進一步提高了我國檔案管理工作的專業(yè)化和數(shù)字化水平，使整體經(jīng)濟性增強。但是，就目前來看，勘查單位的檔案管理工作還是無法與社會經(jīng)濟發(fā)展水平相適應，所以本文對信息化背景下的勘查設計單位檔案管理進行了深入分析，對我國的勘查單位檔案管理工作完善具有重要指導意義。

【關鍵詞】信息化；勘察設計單位；管理

近些年來，伴隨著我國工程技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的勘查設計工作也取得了一定的進步。檔案管理在勘查設計單位的日常工作中作用明顯?？辈樵O計單位的檔案主要內(nèi)容包含了兩個部分：科技檔案管理部分以及人事檔案管理部分?？萍紮n案主要是勘查單位在實際的項目勘查及設計過程中形成的重要檔案類別，屬于一類有重要知識信息價值的資源，科技檔案屬于勘查設計單位進步發(fā)展過程中的重要研究依據(jù)。

一、信息化環(huán)境對檔案管理工作的影響

（一）檔案的經(jīng)濟化。伴隨著我國信息化發(fā)展水平的提高，經(jīng)濟發(fā)展速度不斷加快，我國勘查設計單位的整體工作流程和工作方式也發(fā)生了很多調(diào)整和革新，同時我國的傳統(tǒng)檔案管理模式和管理觀念也發(fā)生了很大變化。目前，我國的主要檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理相比較最大的不同就在于信息化環(huán)境下，我國的檔案管理逐漸與單位發(fā)展相結(jié)合，從而逐步發(fā)展成為勘查設計以及管理的重要環(huán)節(jié)之一。檔案管理的經(jīng)濟性革新為未來的檔案發(fā)展提供了重要的創(chuàng)新依據(jù)和目標。

（二）檔案的專業(yè)化。在我國的市場經(jīng)濟社會發(fā)展過程中，整體的信息流通速度加快，從而進一步促進了勘查設計單位整體檔案管理水平專業(yè)性提高，規(guī)范化發(fā)展進步速度加快。由于檔案本身就是在長期的經(jīng)濟管理活動中形成的，所以，檔案的實際內(nèi)容通常較為復雜、種類繁多，在信息化的發(fā)展進步背景下，我國的大部分地區(qū)已經(jīng)建立起了完善系統(tǒng)的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，這為檔案管理的專業(yè)化發(fā)展提供了良好的平臺和條件。

（三）檔案的數(shù)字化。伴隨著我國計算機技術(shù)的不斷推廣，整體的信息技術(shù)水平不斷提高。現(xiàn)代大部分企業(yè)已經(jīng)形成了辦公自動化系統(tǒng)，建立起了現(xiàn)代化的信息管理方案。由此，大部分的檔案管理也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔⒒臋n案管理，檔案管理的主要載體也由紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮有畔①Y料。我國從2006年開始實行企業(yè)的電子檔案管理，由此成為我國企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的開端。

二、信息化環(huán)境下的檔案管理工作存在的問題

到目前為止，我國的整體檔案管理發(fā)展仍然處于轉(zhuǎn)型發(fā)展階段，因此，實際的發(fā)展在信息化進步的大背景下很容易出現(xiàn)問題和不足。部分部門由于工作管理不到位，僅僅為了完成暫時工作而沒有考慮到檔案的長期管理，對于部門的重要資料信息收集和移交混亂，這很容易導致檔案管理出現(xiàn)無序和分散的問題，難以很好地實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學化發(fā)展。此外，由于部分檔案管理工作人員對于檔案管理應用重視程度不夠，導致了檔案管理工作長期得不到創(chuàng)新。

三、信息化環(huán)境下提高勘查單位檔案管理的措施

（一）提高檔案管理人員專業(yè)水平。檔案管理工作人員的工作水平會對勘查設計單位的檔案管理工作開展實施的質(zhì)量造成重大影響，檔案管理工作主體在于人，對于科技檔案和人事檔案管理都需要檔案管理人員專業(yè)水平較高，尤其是科技檔案有較強的專業(yè)性，很多內(nèi)容需要檔案管理人員根據(jù)相關的科技檔案內(nèi)容進行分類。因此，勘查設計單位對于檔案管理人員的入職人員進行嚴格篩選，選擇專業(yè)素質(zhì)較高同時服務管理意識優(yōu)良的合格人才。

（二）全面落實現(xiàn)代化管理方法。在現(xiàn)代化管理方式落實的過程中需要做到以下幾點：第一，保證管理機制的流暢性，只有保證流暢的管理機制發(fā)揮作用，才能建立起完善的檔案管理責任分配制度，從而進一步保障檔案管理部門與其他部門的工作協(xié)調(diào)和相關性。第二，應用現(xiàn)代化的管理設備。良好的設備是管理實施的重要基礎前提。應該根據(jù)實際的現(xiàn)代檔案管理需要進行檔案管理設備調(diào)整，進而完善設備功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展進步。

（三）推進檔案信息化。在檔案信息化建設過程中，應該建立起完善的檔案管理電子信息系統(tǒng)，信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用不可忽視。通過信息技術(shù)的應用可以大大提高檔案管理工作實踐的效率，利用信息化管理平臺實現(xiàn)資源信息實時共享。

四、結(jié)語

勘查設計單位的檔案管理一直是值得關注的研究課題，檔案屬于一種無形信息類資產(chǎn)，同時也逐步成為了企業(yè)綜合實力的重要組成部分。但是，由于檔案管理的信息化發(fā)展水平不到位，因此，需要通過合理措施促進檔案管理工作效率和水平提高。

【參考文獻】

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