新形勢下高職院校檔案工作服務職能提升策略研究

張曉蘭

新形勢下高職院校檔案工作服務職能提升策略研究

張曉蘭

隨著社會經濟的不斷發展，高新技術的應用已滲透至社會發展的各個層面。傳統的檔案管理因信息化技術的普及而發生翻天覆地的變化。檔案管理已不再作為記錄與保存資料的手段，而是更多地向服務性發展，提高檔案利用價值成為檔案管理工作的重點。本文通過對高職院校現行檔案管理工作的弊端進行闡述，進而提出提升高職院校檔案管理新策略，以前使高職院校檔案轉變服務理念，規范制度建設，從而更好地發揮檔案工作的服務功能。

高職院校 檔案工作 服務職能 提升

一、前言

傳統觀念中，檔案作為翔實記錄歷史的工具，其主要作用在于完整、真是地保存高職院校辦學過程中的教學、管理、科研等信息，是總結經驗、處理問題、完善工作的重要依據。高校檔案工作歷時多年發展，其在向檔案信息化管理轉變過程中，存在諸多阻力，比如硬件設施落后、傳統思維禁錮、管理思維陳舊等弊端。而高職院校的特殊性使得存在于高校中的檔案工作弊端沿襲較少，高職院校多由普通高等院校、成人高校、中等職業學校通過轉變建制而成，經過二十多年的飛速發展，現如今已占據我國高等教育的半壁江山。高職院校的急速擴張與我國社會經濟發展密切相關，其發展伴隨改革開發的全過程，因此其檔案工作由工具性到服務性的變革中，所遇阻力極小，但目前高職院校檔案工作仍有許多亟待解決的問題，拓寬視野，轉變思路，全面、清晰地任何到檔案工作的重要性，才能有效提升高職院校檔案工作的服務職能。

二、高職院校檔案工作現狀

（一）對檔案工作的重要性認識不足

高職院校檔案詳實地記錄了高職院校的發展歷程，完善的檔案工作有助于教學、科研工作總結經驗，進而完善不足之處。現階段高職院校檔案工作普遍存在有名無實的狀態，即檔案工作浮于表面，只完成基本信息收集、記錄過程，未能將檔案的價值充分挖掘。出現這一問題的根本原因在于領導層的認知缺陷。高職院校發展速度飛快，現階段仍處于高速發展階段，檔案工作對高職院校的高速成長短期內無法提供太多幫助，從表面看來，檔案工作對高職院校發展的推動力不足，這就導致了對檔案工作的重視度嚴重不足。長此以往，檔案工作滯后會嚴重阻礙高職院校健康發展。

（二）檔案工作信息化程度低

信息化技術在檔案工作中的全面應用，是提升檔案工作服務職能的前提。檔案工作信息化程度提升，分為硬件與軟件兩方面。資金投入力度直接決定硬件的提升，信息化設備的投入、維護均需資金支持，硬件設備落后使得檔案工作效率降低，信息的收集、存儲、調用均會受到影響。軟件設施則指檔案工作者的整體素質，檔案管理專業人才的匱乏嚴重制約檔案工作信息化。高職院校從事檔案工作的人員，多為從事傳統檔案管理人員，存在明顯的文化層次低、綜合技能低、管理理念落后、管理手段單一等問題。

（三）檔案工作主動性不足

新形勢下的檔案工作，變傳統檔案工作的工具性為服務性，同時檔案資料的收集方面，也從傳統的被動收集轉變為主動獲取。檔案工作的主動性不足，可以從兩方面解讀。其一，檔案資料收集的主動性不足，主要表現在檔案工作中，將被收集的資料固定化、模式化，導致所收集資料的多樣化不足，使得高職院校檔案較為單一，不能全面的記錄高職院校發展歷程。其二，檔案工作服務的主動性不足。現階段的檔案服務，存在明顯的單向性特征，既檔案只服務于有需求的群體。這就使得檔案的價值不能充分發揮，應轉變服務理念，轉被動服務為主動服務，使檔案的內在價值得以充分發揮作用。

三、高職院校檔案工作服務職能提升

（一）服務理念提升

服務理念提升的前提是管理層的重視度與管理者的綜合素質。首先要充分認識到高職院校檔案工作的重要性，建立完善的檔案管理部門，建立完善的檔案管理流程，建立先進的信息化體系，從而使檔案工作規范化。其次要打造具有先進服務理念的檔案工作團隊，通過對外招聘專業人才，內部培訓現有人才相結合的方式，提高檔案工作者的整體素質。檔案工作服務理念的提升，要依托信息化技術，變被動服務為主動服務，建立合理的檔案工作管理框架，從而使檔案工作正式由工具性向服務性轉變。

（二）服務質量提升

服務質量提升的重點在于檔案工作質量的全面提升。首先要充實檔案工作內容，主動收集檔案資料，爭取全面翔實的反映高職院校發展的各個方面，使各個階層都可以及時、快捷、準確地獲取檔案資料。其次，加快信息化建設步伐，使檔案資料的收集、利用更加高效。最后，建立區域信息化資源共享系統，使高職院校間檔案資源得以共享，從而取長補短，在提升自身檔案工作的前提下，全面提高高職院校檔案利用效率。

四、結語

綜上所述，高職院校檔案工作存在諸多問題，檔案工作由工具性向服務性轉變是高職院校檔案工作今后的重點工作。大力提升高職院校檔案工作服務職能，充分挖掘與利用檔案資料潛在價值，從而有力地推動高職院校高速健康發展，為社會經濟發展做出更大貢獻。

［1］黃夢華.如何提升高職院校檔案管理工作的服務能力和水平［J］.漯河職業技術學院學報，2013（03）.

［2］方紅.高職院校檔案工作服務職能的提升策略［J］.長江工程職業技術學院學報，2015（04）.

［3］馮江博，薛妮.淺談如何提高高職院校檔案管理工作水平［J］.知識經濟，2015（13）.

（作者單位：寶雞職業技術學院）