淺談關于如何加強教學檔案管理工作的思考

李 婷 吳 潔

淺談關于如何加強教學檔案管理工作的思考

李 婷 吳 潔

我國大部分高校對教學檔案管理工作的重視程度隨著高校教學改革的深入而不斷提高。而對教學檔案進行管理是高校管理工作所必不可少的一部分，所以隨著教學改革的深入，教學檔案的管理也應該隨之不斷地更新。本文首先指出了當前我國高校在教學檔案管理工作中存在的普遍問題，并針對這些問題，提出了相應的改進措施，希望能夠為我國各大高校相關教學檔案管理工作的開展提供一定的參考意見，進而促進高校又好又快的發展。

高校 教學檔案 管理 問題 措施

一、高校在目前教學檔案的管理工作中存在的問題

（一）管理人員的綜合素質偏低

我國目前大部分高校的教學檔案管理工作人員都并非是專業的檔案學人才，其檔案管理水平相對較低，具體表現在如下兩個方面：一方面，許多教職工的家屬因其進入高校工作而直接獲得了一些行政崗位，但在上崗之前，他們并沒有任何相關的經驗，也沒進行崗前培訓，加之業務水平也不夠高，所以在短期內，他們很難適應高校的教學檔案管理工作；另一方面，大部分高校都是由教學秘書來擔任教學檔案管理人員的，而這些教學秘書的日常工作也比較繁忙，包括行政、教務與學務等。與此同時，教學秘書的工作波動性較強，這也就不可避免地對教學檔案管理連續性造成了一定的影響，同時相關人員對其管理工作的流程與熟悉程度也會受到影響，這些都使得教學檔案管理的水平一直得不到有效提升。

（二）管理制度的完善程度不高

雖然我國的大部分高校都已經制定了一些與教學檔案管理相關的規章制度，可是從目前的狀況來看，管理制度的不健全問題仍舊還存在從普遍的情況來看，教學檔案管理制度都缺少一套較為完整的、健全的規章制度來對其進行管理，而大部分高校都只是對一些教材與內容進行了歸檔，并沒有對其歸檔時間與范圍等加以明確。對教學檔案的查閱和借閱等行為的登記措施也做得不夠完善，這些都極易造成教學檔案的流失。如此一來，每當一遇到教學評估，高校就只能夠通過大量的人力、物力和財力投入來補充教學檔案材料缺口，這對教學檔案利用價值造成了極為嚴重的影響。

（三）對教學檔案管理工作的重視程度不夠

一方面，高校的領導并沒有完全地認識到教學檔案管理這一工作的重要性，所以至今未將其列入到高校的日常工作事項，在其眼中，教學檔案管理是可有可無的，并不會對學校的教學活動產生任何較大影響；另一方面，我國目前的大部分高校都特別重視對科研項目的研究，所以將大部分經費都投入到了其中，加之對教學檔案管理工作的不重視，對其的經費投入就相對較少，所以造成了檔案管理的設備落后、管理條件差等問題，嚴重影響了教學當檔案管理的有效性。

二、加強高校教學檔案管理工作的具體措施

（一）通過加強教育來提高相關管理人員的綜合素質

從整體上看，是檔案管理人員的整體綜合素質決定了教學檔案管理的水平，所以要想高校教學檔案管理工作的質量得到提升，首先要做的就就是要提高相關檔案管理人員的綜合素質，具體可從如下兩個方面入手：第一，加強對相關管理人員的繼續教育學習，包括專業知識以及其他學科知識的教育培訓學習、信息化技術培訓學習等，為其提供更多的培訓機會，從整體上提高其知識水平與管理能力。第二，適當提高相關管理人員的福利待遇，以加強管理人員的職位穩定性，減少人員的流動性。與此同時，還要更加積極地鼓勵相關管理人員去申報相應的專業技術職稱，以使其工作更有方向和動力，提高其職業成就感。

（二）制定并完善與教學檔案相關的管理制度

作為高校教學管理的一個重要的組成部分，教學檔案的管理工作的開展就必須要將本校的實際情況結合起來，以此來制定出更加科學合理的規章制度。其中包括教學檔案建設的目標、管理人員的相應職權范圍等。除此之外，還要分院系地建立起檔案管理責任制，做到讓每一位教師都參與到教學檔案的收集與整理當中，教師整理好自己的教學檔案之后，再交給檔案館的管理人員，檔案管理人員在統一匯總之后便可存檔保留。與此同時，還有必要定期地對教學檔案資料進行檢查與評比，并制定出相應的獎懲制度，已從思想上強化教職員工對自己教學檔案的重視。

（三）強化相關人員的教學檔案管理意識

教學檔案的管理并非是檔案管理人員的一己之責，除了教師本身要重視之外，高校領導和檔案管理人員扮演著更為重要的角色，對教學檔案管理工作質量所造成的影響更加直接和明顯。首先，作為高校領導，要將教學檔案管理這一工作和其他工作一樣列入到會議日程當中，定期地對其進行督查，堅決地杜絕各種被動應付行為的差生；其次，檔案管理者自身也要端正自己的工作態度，主動積極地聯系教師，與其協作，相互配合，做好相關教學材料與文件的立卷、歸檔工作。

三、結語

近年來，隨著高校的擴招，大量的新教職工也被引入，那么隨之而來的，教學檔案也就會不斷增加。而傳統的管理方法與作業手段已經不能夠適應當前這一信息時代的各種發展需要了，這就使得高校的教學檔案管理工作面臨了更大的挑戰與壓力。所以，無論是高校領導、教師，還是檔案工作者，都要能夠正確地面對這一形式，積極主動地去克服現存問題，采取行之有效的措施來將其解決。

［1］嚴瑛，楊永潔.加強高校教學檔案建設和管理的意義及途徑［J］.青島大學醫學院學報，2012（02）：177～179.

［2］尹翔.高校教學檔案管理工作存在的問題及其原因探析［J］.文史月刊，2012（08）：35～36.

（作者單位：江西理工大學）