電子檔案信息特征之分析

李 健

鶴崗市衛(wèi)生計(jì)生委

電子檔案信息特征之分析

李 健

鶴崗市衛(wèi)生計(jì)生委

電子檔案信息是信息的一個(gè)重要類型。廣義上，是指來(lái)源于電子檔案的能消除人們不確定性的，反映已經(jīng)發(fā)生的各種事物運(yùn)行狀態(tài)、方式及其規(guī)律的征象或知識(shí)。它包含三層內(nèi)容：其一，指關(guān)于電子檔案的信息，如電子檔案的載體信息、支持軟件及相關(guān)軟、硬件說(shuō)明等；其二，指電子檔案內(nèi)容信息；其三，指電子檔案目錄、索引等電子檔案再生信息。狹義上，電子檔案信息是指電子檔案所包含的內(nèi)容信息。本文討論的電子檔案信息指的是廣義上的概念，并對(duì)其具備的特征加以重點(diǎn)闡述。電子檔案信息屬于檔案信息，除具有流動(dòng)性、共享性等信息通性外，還具有以下檔案信息的基本特征：

一是本源性特征。電子檔案信息來(lái)源于電子檔案，是人類社會(huì)生產(chǎn)、生活等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)原始記錄，具有鮮明的本源性，這也是電子檔案信息和其他非檔案信息的根本區(qū)別。盡管檔案界對(duì)電子檔案的原始性眾說(shuō)紛紜，但筆者認(rèn)為電子檔案是具有原始性特征的，只是電子檔案的原始性和真實(shí)性保障在后續(xù)的保管和利用過(guò)程中容易受到各方面的威脅。

二是回溯性特征。電子檔案記錄和反映的是已經(jīng)發(fā)生的活動(dòng)、事件及其過(guò)程。因此，作為一種歷史的記錄電子檔案信息具有典型的回溯性。

三是聯(lián)系性特征。電子檔案是以文件單體的形式陸續(xù)形成的，而以文件組合體的形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)。因此，電子檔案信息具有明顯的聯(lián)系性，表現(xiàn)為來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式4方面的聯(lián)系。這種聯(lián)系性，使電子檔案信息為人們歷史地、全面地研究事物發(fā)展的規(guī)律性以及為多方面的信息需求提供了優(yōu)越的條件。

四是分散性特征。與電子檔案信息的聯(lián)系性特點(diǎn)相對(duì)的是電子檔案信息的非系統(tǒng)性，即分散性。宏觀上，電子檔案形成者數(shù)量眾多，類型多樣，層次不一，職能和活動(dòng)的內(nèi)容千差萬(wàn)別，檔案形成者的這種廣泛性和分散性決定了電子檔案信息內(nèi)容的廣泛性和分散性；微觀上，由于電子檔案形成者的社會(huì)活動(dòng)的過(guò)程性、階段性特點(diǎn)，有關(guān)形成者某一活動(dòng)的電子檔案在時(shí)間上被分割，在內(nèi)容上被分散，在整體上變得零散雜亂。另外，由于電子文件數(shù)量急劇增長(zhǎng)，導(dǎo)致電子文件數(shù)量失控，質(zhì)量下降，電子檔案中摻雜了大量的沒(méi)有價(jià)值或價(jià)值很小的電子文件，從而加劇了電子檔案信息的分散性。

五是社會(huì)性特征。電子檔案是人類社會(huì)的產(chǎn)物，具有廣泛的社會(huì)性。首先，檔案的形成者具有廣泛性；其次，檔案的內(nèi)容具有廣泛性；再次，電子檔案對(duì)整個(gè)社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史價(jià)值；最后，電子檔案管理系統(tǒng)受社會(huì)大環(huán)境的影響和制約，同時(shí)也反作用于社會(huì)大環(huán)境。電子檔案信息的這種社會(huì)性使得檔案工作具有廣泛、堅(jiān)實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)，既有巨大的社會(huì)力量來(lái)源，又能產(chǎn)生巨大的社會(huì)效應(yīng)。

電子檔案信息作為新生事物，除具有以上檔案信息的基本特征外，還具有以下區(qū)別于傳統(tǒng)檔案信息的特點(diǎn)：

一、對(duì)軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子檔案信息是以數(shù)字編碼的形式記錄于電子載體上，有別于傳統(tǒng)檔案信息以人工可識(shí)別的記錄符號(hào)直接記錄于紙張等載體上。有時(shí)為了安全保密等因素的考慮，還往往進(jìn)行壓縮編碼、加密等處理，肉眼根本無(wú)法識(shí)讀，即使在高倍顯微鏡下也只能看見(jiàn)記錄的痕跡而無(wú)法讀懂它們的含義。只有在配合了相應(yīng)的軟硬件及解密的情況下，人們才可以從機(jī)器的輸出系統(tǒng)上窺得電子檔案信息的全貌。同時(shí)，對(duì)機(jī)器設(shè)備的依賴性還表現(xiàn)為另一個(gè)方面，即技術(shù)的更新、軟硬件設(shè)備的升級(jí)也會(huì)導(dǎo)致原有的信息無(wú)法識(shí)別。電子檔案信息對(duì)軟硬件的依賴性給安全管理帶來(lái)了很大的困難。

二、存儲(chǔ)的高密度性

電子檔案信息無(wú)論是以磁盤、磁帶還是以光盤進(jìn)行存儲(chǔ)，其存儲(chǔ)密度都大大高于過(guò)去的各種信息介質(zhì)。一張容量可達(dá)600MB～4000MB的光盤，刻寫激光斑點(diǎn)的直徑小于百萬(wàn)分之一毫米，可存35萬(wàn)張打印紙上的文字信息，或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。電子檔案信息存儲(chǔ)的高密度性一方面為節(jié)約館藏空間，擴(kuò)大館藏容量帶來(lái)了有利條件，另一方面也對(duì)載體的保護(hù)提出了更嚴(yán)格的要求。

三、信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)的檔案，信息被固化在某一載體上，成為一個(gè)不可分離的“實(shí)體”，使之具有明顯的原始性特征。而電子檔案信息則可以以非實(shí)體形式進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成電子檔案信息易于更改，且不留痕跡、易于復(fù)制，而且分不出原件和復(fù)制件；同時(shí)，也使得電子檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下自由流動(dòng)，易于傳輸，讀者可以通過(guò)通訊線路在異地調(diào)閱或形成文件。信息與載體之間的這種可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，人們?cè)诒Ｗo(hù)電子檔案實(shí)體不受破壞、信息內(nèi)容不受更改的同時(shí)，還必須保障網(wǎng)絡(luò)通信的安全，因?yàn)樵诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息在任意一個(gè)節(jié)點(diǎn)都有可能被截取、中斷、篡改和偽造，如何保障電子檔案信息的安全成為擺在我們面前亟待解決的課題。

四、信息構(gòu)成的復(fù)雜性

多媒體的集成性是信息構(gòu)成復(fù)雜性的表現(xiàn)之一。傳統(tǒng)檔案信息一般只擁有一到兩種的信息媒體形式，而如今，電子檔案信息可以以多媒體的形式集中在同一份文件上，聲像并茂，以最生動(dòng)的方式再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動(dòng)情況。另外，信息與載體的可分離性也導(dǎo)致了信息構(gòu)成的復(fù)雜性。傳統(tǒng)檔案信息，在文件最初形成時(shí)的標(biāo)記被固定在某一實(shí)體上，原始性易于確認(rèn)，而電子檔案信息為了保證其原始性及今后使用的方便，往往還必須收集除電子檔案信息內(nèi)容之外的背景信息、元數(shù)據(jù)信息、相應(yīng)的軟硬件信息及說(shuō)明信息等，大大增加了電子檔案信息構(gòu)成的復(fù)雜性。

五、傳輸?shù)膹V域性

電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如果沒(méi)有特意采取措施，則可以做到在網(wǎng)絡(luò)的任何終端上去讀取存于網(wǎng)絡(luò)某一設(shè)備上的電子檔案，一個(gè)終端上的電子檔案也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。電子檔案由于不受載體傳遞的限制，所以對(duì)其信息獲得者來(lái)說(shuō)，可以產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫了時(shí)間和空間的制約。用戶調(diào)看或利用的檔案資源，可能存儲(chǔ)在本地、本國(guó)，也可能存儲(chǔ)在異地、異國(guó)。

［1］黃昌瑛.電子檔案信息安全保障策略研究［D］.福建師范大學(xué)，2007.1.

［2］項(xiàng)文新.構(gòu)建基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的檔案信息安全保障體系必要性研究［J］.檔案學(xué)通訊，2008.1.