勞動人事檔案管理模式的完善與創新

戰 崴

哈爾濱市勞動保障信息中心

勞動人事檔案管理模式的完善與創新

戰 崴

哈爾濱市勞動保障信息中心

近些年來，科學技術飛速發展，傳統的勞動人事管理模式已經不適合社會發展的需要。本文主要分析了傳統勞動人事檔案管理模式中普遍存在的管理人員素質偏低、管理手段落后以及檔案形式單一等問題，提出應提高管理人才專業素養、創新勞動人事檔案管理機制和提高管理信息化水平的建議。

勞動人事檔案；管理模式

一、前言

隨著我國社會的快速發展，市場經濟的高速運行，對社會生活各個領域都提出了新的要求。傳統的勞動人事檔案管理模式已經不再與現今發展速度相匹配，尤其是近些年來，我國在勞動人事上的糾紛頻頻出現并呈現數量逐年上升的趨勢，與此同時國家逐漸通過完善勞動保障方面的法律法規來化解此類糾紛，因此亟需結合勞動人事檔案管理的相關特點及其管理現狀，對我勞動人事檔案管理制度進行完善和創新。

二、傳統勞動人事檔案管理模式的弊端

（一）勞動人事檔案管理人員素質偏低。作為勞動人事檔案的管理人員，是檔案工作的重要執行者與維護者，對于保障整個勞動體系的運轉具有重要意義。然而在當前，受人員編制等多種因素的影響，在勞動人事檔案管理人員中普遍存在著專業素養偏低的問題，又因為社會不斷發展進步，勞動人事檔案數量急劇上升，導致出現管理人員數量不足的問題。在職的人員忙于其他的工作，很難負責的完成檔案管理工作，這時不得不從其他部門臨時調用工作人員，然而這些人員沒有受過專業的培訓，檔案管理經驗相對不足，并且對相關的法律法規還十分陌生，這就使得整個檔案管理工作的流程進度緩慢，甚至出現紕漏。而在傳統的勞動人事檔案管理模式下，一些管理人員又存在著觀念落后、守舊的問題，對整個管理體系的運轉產生不利影響。

（二）勞動人事檔案管理手段落后。社會上普遍存在這樣一種誤區，認為檔案管理工作是一項極其簡單的對檔案進行歸納、整理的工作，導致出現了對檔案管理技術引進不足的現象，使得在財力、物力的方面，勞動人事檔案管理工作存在著管理手段落后的問題。其實，在不同的歷史條件下，社會發展程度不同，對勞動人事檔案管理的要求也不斷豐富，起其管理方式必須與時俱進。雖然在目前，我國的勞動人事檔案管理工作逐漸推陳出新，但在大部分地區，由于基礎設施相對落后等原因，檔案管理工作仍然存在著一些不規范的現象，并且在檔案的記載中關于人事資料的描述也過于簡略，通常只有基本的通信資料，對個人經歷中具體的細節描述不到位。在操作層面，現有的勞動人事檔案管理工作大部分依靠手工操作，先進設備應用明顯不足，也難以保證準確性、便捷性。

（三）勞動人事檔案形式單一。勞動人事資料需要一定的載體，目前我們最常見的只有紙質形式。但由于勞動人事資料具備一定的特殊性，其保存需要特別謹慎，稍有損毀就會對檔案的流通造成影響，加劇管理成本。一個完整的勞動人事檔案資料必須具備文字資料、圖表資料、錄音、重要照片以及一些必要的影視資料等。然而隨著社會的發展，勞動人事檔案資料已經不應該僅僅局限于上述形式，這樣形式單一的勞動人事管理檔案在一定程度上已經無法滿足求職者與用人單位的需要。

三、對完善勞動人事檔案管理模式的建議

（一）提高勞動人事檔案管理人員專業素養。現階段科學技術被不斷的運用到經濟生活的各個領域，這就對相關的工作人員的專業素養提出新的要求，著就需要提升檔案管理工作人員的思想觀念與業務水平。除了要求工作人員具備相應的檔案管理技能以外，還需要使其具備一定的計算機知識與實際操作水平，真正的在本質上提高勞動人事檔案管理的專業水準。為了體現勞動人事檔案管理的進步與創新，最重要的就是對從業人員進行專業培訓，并進行嚴格考核。比如要對檔案的整體收集、分類整理、保管方式以及編研編目進行培訓，并將綜合分析的觀念之中貫穿其中。還應定期向從業人員宣講國家勞動人事檔案管理方面新出臺的法律法規、政策文件，深入學習體會我國在這一領域新的主張，提高勞動人事檔案管理人員的管理水平與專業素養。機制是勞動人事檔案管理的重要保障和實施依據。完善并創新勞動人事檔案管理機制是保障勞動人事檔案管理與時俱進的重要手段。然而在當下勞動人事檔案管理環境瞬息萬變，環境的變化與傳統的勞動人事檔案管理制度存在一定沖突與矛盾，因此亟需不斷地完善勞動人事檔案管理制度。并且一套完整的勞動人事檔案管理還應具備相應的激勵機制、競爭機制、約束機制和保障機制。這就需要逐步夯實勞動人事檔案管理基礎，明確職責權限，一些不具備人事管理權限的單位，不可以進行人事管理權限代理。良好的制度還需要有效的監督體系才能夠實行，因此要建立健全完善的勞動人事檔案管理監督機制，規范對整合人員信息流程、更新補充人事檔案的監督，保證材料的真實性、完整性，特別是對于一些需要本人簽字蓋章的文件，不允許代簽。特別注意加強對勞動人事檔案安全保密性和開放性的管理，實現人事檔案轉接程序的正規化。

（二）提高勞動人事檔案管理信息化程度。提高勞動人事檔案的信息化水平，是完善人事檔案管理工作方式的必要措施。只有加快對信息技術的引入和應用，提高各種信息在接收和識別等流程中的效率，才能保證勞動人事檔案管理的現代化和信息化。這不僅要利用現代的信息技術對人事檔案信息及各類資料進行數字化管理，對歸檔資料進行記錄和統計，并且對日常的資料進行匯編，還應該注意的是，除了這些內容，勞動人事檔案的信息化管理還包括一些相關手續的辦理等工作。尤其是在對人事檔案管理的信息資源的建立和開發領域，務必要將勞動人事檔案管理工作納入到一定網絡環境下所運行的信息管理系統之中，通過對系統的構建，整合出符合勞動人事檔案管理工作特點的計算機管理體系。同時，還要加強對先進的管理模式和設備的有效引進，促進人事檔案的無紙化以及電子化管理，提高檔案管理的效率。

四、結語

傳統勞動人事檔案管理模式存在著管理人員素質偏低、管理手段落后以及檔案形式單一等問題，筆者提出應通過提高管理人才專業素養、創新勞動人事檔案管理機制和提高管理信息化水平的方式，來促進我國勞動人事檔案管理的完善與創新。

［1］張雪蓮.對勞動人事檔案管理現代化的探索［J］.決策與信息，2015（01）.