如何做好新時期地勘單位的檔案管理工作

梁晨霞

廣西地質礦產勘查開發局

如何做好新時期地勘單位的檔案管理工作

梁晨霞

廣西地質礦產勘查開發局

本文在對當前地勘單位檔案管理工作存在的問題進行分析的基礎上，論述了地勘單位檔案管理工作面臨的新形勢，并提出了一些具體的建議。

地勘單位；檔案管理；檔案工作

地勘單位的檔案管理工作相較于行政管理單位有著較大的不同，地勘單位的檔案資料主要是地質勘查資料與一般行政管理資料，其科技檔案屬性偏重的特點決定了地勘單位的檔案管理工作的重要性。地勘單位的地質檔案主要指在地質勘查和開發過程，貫穿地質勘查工作全過程的立項、設計、野外勘測、綜合整理、成果報告編寫、審查驗收等階段形成的原始地質資料。地勘單位地質檔案資料所具備的專業性以及現實性，使得其在歸檔后仍具有較強的現實使用性。它的完整性、準確性對國家、社會以及單位本身等都具有巨大的保存價值及利用價值。

一、當前地勘單位檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱。檔案管理意識薄弱是目前我國地勘單位存在的一個普遍問題，這與地勘單位檔案管理工作的重要性形成了較大的反差。目前，隨著我國地勘單位改革的推進，相當一部分地勘單位將精力注重于單位的經濟效益方面，對于檔案管理工作的重要性認識不足，在管理上不夠重視，造成了單位檔案管理工作的滯后。

（二）檔案管理機制不健全。由于對檔案管理工作的重視程度不夠，很多地勘單位在檔案管理機制方面不健全，具體表現為沒有建立檔案管理的組織機構或沒有常設的檔案管理人員，檔案管理的各項規章制度不完善，檔案的收集、整理、保管、利用等工作不規范。目前，由于檔案管理機制不健全，很多地勘單位檔案的收集、整理、歸檔立卷等工作缺乏效率，地質資料形成以后，很多都散存在一線技術人員的手中，極易造成具有檔案價值資料的流失，也給資料的查閱帶來了極大的麻煩。

（三）檔案管理人員素質不高。近些年來，地勘單位進行改革，機構精簡使得檔案管理專職人員少工作強度大，導致在面對繁瑣、復雜的檔案管理工作時易產生應付感，缺乏工作積極性。

（四）檔案管理基礎條件較差。很多地勘單位由于對檔案管理工作不夠重視，導致在檔案管理基礎設施上的投入嚴重不足，阻礙了單位檔案管理工作的開展。檔案資料的保存是檔案管理工作的重要環節，在此方面，很多地勘單位沒有專門用來保存檔案資料的檔案室，基礎設施投入足使檔案資料的分類整理以及保存利用受到限制。此外，基礎設施投入不足，也使得地勘單位檔案管理的現代化程度普遍不高，有些還停留在手工管理的階段。

（五）檔案資料的利用率不高。檔案資料的利用是檔案管理的重要內容，也是體現檔案價值的重要方面。很多地勘單位在檔案資料的利用方面缺乏主動意識，“重藏輕用”現象較為突出，對檔案資料的二次開發幾近于無。習慣在保密的狀態下來開展檔案的管理工作，并且嚴格控制外團體和單位以及個體對資料的應用，對待本單位各個部門之間的資料流也比較少，更不用說對地方經濟決策提供有用的數據了。

二、地勘單位檔案管理工作面臨的新形勢

當前，地勘單位檔案管理工作面臨的新形勢主要包括兩個方面，一個是信息化、網絡化的時代背景下，地勘單位的檔案管理如何與時俱進，利用信息技術及網絡技術來更好的開展檔案管理工作；另一方面是地勘單位的檔案管理如何突出服務意識與創新意識，將地勘單位的檔案資料價值利用最大化。當今世界已經進入了信息化、網絡化時代，信息技術的發展突飛猛進，尤其是近年來，更是日新月異，這對地勘單位的檔案管理工作來說既是機遇也是挑戰。目前，很多地勘單位檔案管理工作的現代化程度還比較低，硬件設備投入不足，信息化建設進程還比較緩慢。在當前的形勢下如何發揮信息時代的優勢，成為了地勘單位檔案管理工作發展的關鍵。所以，現如今的地勘單位檔案資料的管理工作必須要打破墨守成規的現象，積極開展地質資料的數字化以及檔案管理工作的信息化與網絡化，為地勘單位檔案資料的有效利用打下堅實的基礎，更好的滿足社會各界對地勘單位檔案資料的需求。隨著我國社會經濟的飛速發展，信息共享成為社會發展的趨勢，在服務方面，地勘單位檔案資料管理工作的服務范圍也必將從原來的服務本單位到面向全社會服務發展。以前傳統的地勘單位檔案管理是以保存、接收和利用的紙質資料為基礎的，而在當今的信息時代對地勘單位檔案資料的管理工作的中心任務是實現檔案資料的數字化與管理工作的信息化。只有創建網絡服務體系，創新服務理念、服務方式，才能更好的完成地勘單位的檔案管理工作，使地勘單位檔案資料的價值得到最大程度的利用。

三、新形勢下做好地勘單位檔案管理工作的幾點建議

（一）做好地勘單位檔案的分類管理。要對地勘單位檔案資料做好分類管理，加強地勘單位地質資料類檔案的收集、整理與歸檔工作，避免將地質資料與一般行政管理資料混為一談的現象。地質資料是地勘單位檔案管理的重中之重，也是地勘單位檔案資源價值的重要承載體，將地勘單位地質資料與一般文書資料進行嚴格的分類管理、歸檔，可以有效的提升地勘單位檔案管理的質量，進而為地勘單位檔案資源有效利用提供基礎便利條件。

（二）加強地勘單位檔案信息化建設。檔案信息化建設是新形勢下社會發展對地質檔案管理提出的一項基本要求，是檔案管理工作發展的必然趨勢。地勘單位應通過信息技術提高檔案工作現代化水平，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。在具體的操作上，一方面是加強檔案資源的數字化，建立單位檔案數據庫；另一方面是要加強檔案管理上的信息化、現代化水平，建立單位檔案管理系統，提升檔案管理水平。

（三）提高單位檔案管理人員的專業素質。地勘單位檔案管理具有專業性、成套性以及現實性等特點，需要具備一定專業水準的人員來進行管理才能確保檔案的完整性與準確性。在此方面，地勘單位要加大對檔案管理專業人才的引進與培養，考慮到地勘單位的專業性問題，最好是選用具備一定地質勘查專業能力與檔案管理專業能力的復合型人來從事檔案管理工作，從單位選拔具備一定專業能力的人才進行檔案管理知識的重點培訓是較為可行的人才培訓策略。

四、結束語

在新形勢下做好地勘單位的檔案管理工作，關鍵是要從思想上重視檔案管理工作，要充分認識到地勘單位檔案管理工作的重要性。只有提高認識，才能在實際工作中落實好各項舉措。