淺談檔案管理工作的重要性

國 強

黑龍江省人才服務(wù)局

淺談檔案管理工作的重要性

國 強

黑龍江省人才服務(wù)局

檔案管理工作是一項比較機密和專業(yè)的社會管理工作，做好檔案的管理工作能夠更好的發(fā)現(xiàn)和解決社會工作中出現(xiàn)的問題。檔案管理工作包含了個人的基本信息，能夠讓企業(yè)更好的了解員工的信息，促進人力資源的合理分配和利用。同時檔案管理也是社會人力資源信息的一種系統(tǒng)化，具體化統(tǒng)計。因此做好檔案管理工作至關(guān)重要。

檔案管理；重要意義；問題；措施

與以往的檔案管理工作相比，不僅在方式和手段上有所提高，還在管理的服務(wù)上也得到了提高。作為記錄事物的記事簿和還原歷史的重要工作。檔案的真實記錄成為人們?nèi)蘸蟛粩嘤^察和研究的依據(jù)。社會的進步促使檔案工作逐漸深入到人們的生活，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的價值。因此，做好檔案管理工作，對任何一個管理單位或企業(yè)來說都具有一定的重要性。

一、做好檔案管理工作的重要意義

（一）檔案管理工作的規(guī)范化。由于檔案管理工作具有保密性，因此，只有對檔案管理工作采取集中式的管理以后，才能確保檔案的卷案質(zhì)量和不泄露。不僅對檔案袋實行統(tǒng)一的印制，對工作人員進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，還統(tǒng)一確定檔案整理及驗收的方式，制定一個標準。對每個環(huán)節(jié)的檔案工作嚴格控制。只有嚴格統(tǒng)一使檔案管理工作規(guī)范化，才能為日后檔案管理工作奠定穩(wěn)定基礎(chǔ)。對于檔案基礎(chǔ)工作，檔案服務(wù)創(chuàng)新也起著廣泛而深刻地影響，檔案服務(wù)創(chuàng)新很好的帶動了檔案基礎(chǔ)工作，對于檔案學的理論研究發(fā)揮著重要的促進作用。在過去的幾年，我國許多地區(qū)的檔案館對于全宗學理論、文書立卷方法改革的實踐、歸檔文件整理方法改革的具體做法、檔案信息數(shù)字化、電子文件、文檔一體化和與改革創(chuàng)新配套的檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章建設(shè)等許多問題進行了大膽的創(chuàng)新實踐與理論研究，取得了很多有益的經(jīng)驗。檔案服務(wù)創(chuàng)新的開展，使得檔案館的檔案接收、檔案保管、檔案整理、檔案編目等一系列任務(wù)的工作量，相對于傳統(tǒng)的手工勞動方式得到增大。

（二）檔案管理工作的信息化。檔案錄入的及時與靈活性，影響著檔案管理工作的成果和效率。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結(jié)合共同管理。改變了檔案管理工作的及時和靈活性，用現(xiàn)代合理科學的管理方式，實現(xiàn)信息化，不僅提高了檔案管理的成果，還提高了檔案管理的效率。

（三）檔案管理工作的安全性。由于檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)都需要通過嚴格的管理機制進行把關(guān)，不管是在檔案的查閱上，還是在建立檔案的過程中都需要在檔案工作人員規(guī)范和信息化的監(jiān)督下才能確保它的完整、保密，以及安全性，因此安全性是檔案管理工作中的重要性之一。隨著目前檔案管理工作實行集中式的管理以后，檔案管理工作的安全度得到很好的提高。在檔案的建立上，采取了嚴格的監(jiān)督機制。在檔案的查閱上，則制定了非與檔案相關(guān)的人員或沒有通過批準的人員是不能進行查閱的。這樣一來就使檔案管理工作得到了保證。

二、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度。不夠長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。

三、提高檔案管理工作的措施

（一）更新管理觀念。對于檔案管理而言，必須優(yōu)化檔案管理觀念，構(gòu)建檔案管理制度，完善檔案利用、資料歸檔、信息保密、監(jiān)理處罰機制。在檔案管理方面，設(shè)置專人負責崗位，執(zhí)行多層次運行機制，實現(xiàn)分層建檔，采取集中式管理模式。針對檔案管理，必須完善相關(guān)機制，方可保證檔案管理的正常有序開展。

（二）加強現(xiàn)代化建設(shè)。在信息化社會，開展檔案管理工作，必須提高信息化水平，是時代發(fā)展的必然需求。在傳統(tǒng)檔案管理中，主要采取人工介質(zhì)方式，而現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，提高了檔案工作現(xiàn)代化水平，利用各種數(shù)字設(shè)備，使信息處理效率明顯提升。

（三）提升檔案人員管理能力。開展檔案管理工作，要求檔案人員具備專業(yè)性檔案知識，提高檔案管理能力，掌握現(xiàn)代化專業(yè)技術(shù)，了解各種學科知識，為用戶提供更為準確、真實的檔案信息。所以，在檔案管理過程中，需強化檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員工作能力，使檔案工作得以明顯提升。

（四）轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展，檔案資料需求量不斷增加，各類使用人數(shù)增多。檔案管理不能局限于檔案部門負責，必須轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，從資料提供者向信息服務(wù)者轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現(xiàn)錯誤。同時，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)咨詢平臺，協(xié)助用戶篩選，為用戶提供信息檢索、信息咨詢等服務(wù)，有效節(jié)省時間，消除空間限制，使檔案管理工作水平得以有效提升。

四、結(jié)語

檔案管理工作具有很高的社會價值，對于個人信息的保密及信息化具有重要作用。由于當前檔案管理人員對檔案重要性認識不到位，管理不合理以及專業(yè)技術(shù)能力等原因，致使檔案管理工作陷入困境。為了提高其管理水平，我們必須要更新管理觀念、加強現(xiàn)代化建設(shè)、提升檔案人員管理能力、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。

［1］戰(zhàn)崴.加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程措施［J］.中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011年14期.