論企業檔案工作中存在的問題和對策

康 偉

招商證券股份有限公司518000

論企業檔案工作中存在的問題和對策

康 偉

招商證券股份有限公司518000

本文詳細論述了企業檔案工作中普遍存在的問題，闡述了問題出現的原因以及對存在問題的解決對策。

企業；檔案工作；問題；對策

企業檔案是企業在經營活動過程中形成的，具有保存價值的文件資料，它作為原始記錄保存起來以備查考，以文字、照片、影像等不同形式保存。在企業日常的檔案管理工作中并不是一帆風順的，涉及到人員、硬件、空間、管理等方面。

檔案的價值和作用在當今社會是不言而喻的，具體到企業來說，把檔案工作做好是企業正常生產經營的重要保障，企業把自己的檔案管理好，即是對自己也是對社會的一個負責任的態度。但放在具體社會層面，有許多企業的檔案工作雜亂無章，疏于管理開展不下去，現在就對目前企業檔案工作中普遍存在的問題作一論述并提出對策。

一、檔案工作思想意識淡薄

對檔案的理解不夠，一些企業認為檔案工作可有可無，或者隨便做一做就了事，在思想上沒有重視起來，更有甚者根本就不知道企業為什么要開展檔案管理工作，認為檔案工作浪費時間，也沒有任何經濟價值，只把重點放在企業的經營上去。有這種想法的企業非常普遍，他們只是在需要利用檔案時才想起遺落在一邊的檔案工作，由于歸檔等不及時，往往不能得到及時利用從而對企業效益產生負面的影響，這種情況屢見不鮮。那么，怎么才能讓企業從思想是重視檔案工作呢？我認為必須從上到下的開展教育，首先讓企業的管理層重視檔案工作，充分認識到檔案工作的重要性和價值，才能灌輸到企業每個人員心中，使其做到誰主辦誰歸檔，誰起草誰歸檔，及時把需要歸檔的文件移給檔案部門手中。想要做好這方面必須從制度上下手，由檔案部門牽頭制定企業檔案工作相關規章制度，具體到檔案管理工作中的每一個環節和流程，將文件下發組織人員學習，在具體工作中落實到位，實行責任制和獎罰制，這樣才可以全面的提高企業人員對檔案工作的思想認識。

二、檔案工作人員素質參差不齊

一是崗位人員不穩定，在中小企業中的檔案管理人員多為行政人員兼職，人員調動頻率非常頻繁，由于是兼職，對檔案專業的問題普遍不清楚，也不主動學習，從而導致檔案工作開展雜亂無章，經常出現有頭無尾的現象。二是專業知識不強，有些人員經過短期簡單的培訓后即上崗，對歸檔的基本知識只了解大概，懂個皮毛，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用六大環節混淆不清，經常叉進行，工作起來偷工減料，怎么方便怎么來，想怎么歸檔就怎么歸檔，這樣往往最后連自己都找不到已經歸檔的檔案。要解決檔案人員素質的問題，可以從兩方面下手，一是在現有的兼職檔案人員中選擇愿意長期從事檔案工作的人員，組織一個穩定的檔案隊伍，然后集中組織專業培訓學習，請有專業資格的檔案局專家現場講授檔案工作的各種管理流程，培訓后還要組織實習和考試，通過后在重新上崗。二是通過外部招聘，引進檔案學專業畢業的專門人才，這樣即可以提高企業檔案工作的人才儲備，又可以利用檔案專門人才對企業內部人員進行檔案專業知識傳授，從而提高企業檔案人員的整體素質。

三、檔案管理設施空間落后

一是檔案管理的相關設備奇缺或老舊，許多企業把重點放在經營生產上，對檔案工作的設施疏于管理和采購，一個企業只有幾個檔案架或檔案柜，檔案盒和針線等裝訂工具也沒有配備，這也是造成企業檔案工作無法順利開展的原因，如果連這些基本的用具裝備都無法滿足，檔案人員也只能“巧婦難為無米之炊”。二是檔案存放的空間嚴重不足，企業的辦公面積有限，留給專門存檔檔案的檔案室更是鳳毛麟角，更別說滿足八防要求了，這也是企業檔案工作中普遍存在的問題。設施和空間的問題如果解決起來不是難事，畢竟這是硬件條件，只要企業重視，適當的拿出一些資金就能解決，每年由專職檔案人員列出當年檔案工作開展需要的預算，然后專門進行采購，在根據企業檔案數量的多少和發展規模，規劃處合適的檔案庫房，日常由專人進行八防管理，相信企業檔案管理設施和空間的問題就能迎刃而解。

四、企業內部檔案收集不完整

一是檔案類別不夠豐富，比如只對文書、科技、人事等檔案進行收集整理，對一些專門檔案如會計、實物、聲像檔案忽略收集，或收集不及時，這樣長期下去就會影響整個企業的檔案系統性和完整性，對今后的整理和歸檔造成影響，也直接影響到今后的提供利用。二是檔案文件遺失，由于歸檔不及時或借出后未及時歸還等原因，一些應該歸檔的文件資料遺失。還有一些檔案由于經辦人思想意識不強，不主動移歸檔而是自己保存，時間長了也會導致一些應歸檔的檔案文件遺失或損毀。如果從根本上解決此類問題，就需要制定嚴格的檔案歸檔范圍和制度，明確歸檔文件的歸檔時間，落實到人，由檔案專職人員定期檢查，督促相關人員及時移文件，對屬于歸檔范圍的文件做到有檔必歸，保證單位檔案全宗的系統性和完整性。

五、企業檔案提供利用不主動

歸檔整理后的檔案進了檔案室，從此便消失隱匿，這不是檔案工作的初衷。檔案工作的目的就是為了提供利用，企業的檔案人員往往是為了歸檔而歸檔，認為整理齊全放進庫房只要不遺失就萬事大吉，這種想法是錯誤的。我們不僅要保管好檔案，更重要的是在需要時要能檢索出及時提供利用，否則我們花費的人力和財力便失去了作用，檔案價值和作用正在于此。因此，企業檔案人員在日常收集整理保管檔案后，還要做好借出利用登記記錄，經常的進行統計分析，將相關的統計信息提供給企業做經營參考，并且主動的為企業提供具有參考價值的檔案文件，積極引導利用人員來檢索所需要的檔案文件。還可以利用檔案來進行編寫企業的大事記，組織沿革等檔案編纂工作，這都是企業檔案工作的目的所在。

綜上所述，企業檔案工作中出現的這些常見問題，其實下決心后也是可以解決的，并且今后可以更好的為企業經營提供服務。企業檔案應該也必須由專職人員管理好，它也是社會發展的歷史記錄，檔案的信息價值也能夠為企業的效益發展增添動力。

［1］王遦，著.現代企業文件與檔案工作實用教程.