關于對檔案信息服務的基本原理的分析

陳　萌

泰來縣困難職工幫扶中心　黑龍江泰來　162400

關于對檔案信息服務的基本原理的分析

陳萌

泰來縣困難職工幫扶中心黑龍江泰來162400

雖然檔案信息不同于一般的信息源，具有自己的特性，但是作為一種信息活動，檔案信息服務應遵循信息服務過程中的基本規律。因此，檔案信息服務的基本原理可以分析如下。

檔案信息服務；原理；分析

原理，通常是指某一領域、部門或科學中具有普遍意義的基本規律。它是事物發展過程中的本質聯系和必然趨勢，是事物本身所固有的。人不能創造、改變它；而只能去認識、利用它或限制某些規律對人類的負面作用。檔案信息服務原理的研究應該建立在這樣的認識基礎之上。

一、需求動力原理

檔案信息是人們在各項活動中形成的直接記錄。不僅是社會歷史記憶，具有依據和憑證的作用，而且對現實活動具有借鑒和參考的功用。正是由于檔案信息同時擁有科學價值和情報價值，才引起人們對其格外關注與厚愛。 由于現實變化日益頻繁，競爭日趨激烈，人們需要不斷地了解新情況，尋求應對措施，并謀求發展，必然對信息需求激增。隨著信息產生和需求的日益膨脹，信息服務的基本矛盾——信息供給與需求的矛盾日益明顯。如何從滿足用戶的信息需求出發，改善檔案信息服務系統必將成為檔案界的一個重要課題。充分認識信息需求是檔案信息服務中的主導作用，是檔案信息服務發展和演化的根本推動力量。只有不斷發展的檔案信息需求才是促進檔案信息服務發展的不竭的動力源泉。

由于用戶的檔案信息需求是變化發展的，會受到時間和空間環境的局限，具有一定的客觀性，用戶需求狀態將隨著信息需求的變化而變化，這說明，用戶信息需求的狀態是一個獨立的有著自己特殊內在機理的“運動狀態”。同時，信息需求狀態亦帶有明顯的主觀性和認識性，因為認識主體在信息需求中的顯性或隱性的主觀因素和意識作用的弊端是不可避免的。因此，如果將信息用戶需求的認識狀態稱為主觀需求，那么用戶對檔案信息需求狀態的變化就遵循著以下規律：

第一，在主體的客觀信息需求與主觀信息需求完全吻合時，即用戶的客觀信息需求被主體充分認識，就能夠準確地揭示信息用戶的需求狀態。第二，當主體只認識到客觀信息需求的一部分，在這種情況下，主體對信息需求的狀態認識則是不全面的。第三，由于主、客觀的原因，主體對客觀信息需求的認識出現偏差和誤解，造成主體意識到的信息需求不盡是客觀上的真正的信息需求。第四，客觀信息需求的主體部分未被用戶主體認識，即用戶未對客觀信息需求產生實質性反應，其信息需求是以潛在的形式出現，還未被意識和發掘。

綜觀上述四種情況來看，第一種情況是理想狀態，但基本上難以實現；第二種情況是正常的，其實，通常所說的信息需求基本上就是指這個層面，是處于反映部分客觀信息需求的一種狀態：第三種情況是信息主體應該盡力避免發生的，確實把真正的信息需求很貼切地表達出來；第四種情況需要檔案信息用戶與信息服務人員共同努力，并借助外界刺激，從而使需求由潛在形式轉化為當前需要。

用戶信息需求的變化既會受到用戶個體主觀因素的影響，如用戶的心理狀態、認識狀態和素質狀態；又會受到一些客觀的社會因素的影響，如用戶所處的社會生態環境、職業地位、技術條件等。這些因素都可能會影響到信息用戶的認知過程，并作用于用戶的主觀意識而發揮作用。

因此，通過以上分析可知，由客觀信息需求轉化為現實需求，主體的主觀因素及社會的客觀因素交錯在一起，都會對用戶的認知狀態產生影響，并且在需求轉化過程中存在很多環節，所經過的每一個環節都貫穿著用戶的認知行為，因此，檔案信息服務人員研究用戶信息需求的規律時，不僅要研究用戶本身的特性和用戶所處的社會狀況，而且還要將兩個方面有機地結合起來，總結和探求出運動變化規律，幫助用戶盡可能地把實際存在的客觀信息需求表達出來，依托最佳的檔案信息服務基礎準備，實現用戶需求與信息服務的有機匹配，從而實現信息的最大價值。

二、信息選擇原理

“選擇”一詞具有多方面、多類型、多層次的含義。選擇的基本含義可以概括為從特定的集合中挑選出符合某個標準的若干因素，從而構成新集合的行為過程。應該說，選擇是一個普遍存在的現象，在整個物質世界中，事物都處在一個無限的選擇鏈中，對于人類來說，亦無時無刻不在面臨著選擇，而信息選擇就是其中之一。

三、信息服務增值原理

縱觀信息活動的全過程，由于信息本身具有價值，對人類有用，信息才能和物質、能量一起，作為重要的資源。況且只有信息資源不以消耗物質而實現價值增加。因此，在物質資源日益短缺的今天，正是由于信息自身的無消耗性增值，在人類社會日益注重可持續發展的趨勢下，信息資源才越來越引起人們的重視。其實，信息服務的過程就是一個增值的過程，增值主要體現在兩個方面：一是信息增值，另一是服務增值。

對于信息增值含義，至今尚未有一個確切的界定，但人們不難理解信息具有價值。按照信息經濟學觀點，信息價值具有增值性，也就是說，當人們進行決策時，不可能孤立地只依據一條信息，而是將多種相關信息進行綜合分析之后獲得的新信息。新信息價值常常大于所依據原有信息的價值之和，即實現了信息的增值。而信息服務活動實質上就是一個將信息供給與信息需求聯接在一起的優化系統，其目標就是以最優的信息運動結構，實現信息最大程度的價值增加。可以說，如果把整個服務活動看成一個系統的話，信息服務就是在遵守信息運動的一般規律的基礎上，使用盡可能合適的手段，創造滿足信息增值的基本條件，促使信息實現最大增值。當然，在信息服務收集素材的過程中，不僅要依據檔案信息，而且還應包括盡可能多的密切相關的信息，經過分析研究，以確實解決實際困難和問題，這便是服務的增值性。檔案信息服務將以“知識服務”和“增值服務”作為服務發展方向。

總之，在檔案信息服務中，為實現信息服務者和信息用戶之間的服務匹配、協調，就需要對檔案信息服務的特性及其內在機理有一個清醒的認識，在實際工作中，按照檔案信息服務活動的內在規律辦事，既切實滿足用戶的信息需求，實現了檔案信息價值的最大化，又充分體現出檔案信息服務的價值。

［1］齊虹.信息服務原理研究［J］.檔案學通訊，2004（07）.