探討事業單位檔案管理中的電子檔案管理

賀蘭瑛

重慶市黔江鄰鄂人民政府 409000

探討事業單位檔案管理中的電子檔案管理

賀蘭瑛

重慶市黔江鄰鄂人民政府 409000

檔案管理在事業單位工作中占有十分重要的地位，檔案管理工作的有效落實是檔案人員工作職責所在。隨著我國信息技術水平的不斷提高，電子檔案的應用已經越來越廣泛。電子檔案的應用，促使檔案管理的效率得到提高，促使工作負擔有效減輕，已經成為檔案管理工作發展的大勢所趨。本文就事業單位檔案管理中的電子檔案管理進行探討，為新時期事業單位檔案管理工作的開展提供參考。

事業單位；檔案管理；電子檔案

新時期事業單位檔案管理，已經整體實現辦公自動化，將檔案信息于計算機中錄入，從而得到電子文件，然后通過程序處理電子文件。作為現代檔案管理主要形式的電子檔案管理，其能為用戶提供可靠的各項功能，例如網絡查詢以及檔案管理，能夠融合事業單位的MIS信息管理系統、DPM設計過程管理和OA辦公自動化等，形成功能更加強大的現代信息管理網絡。

一、電子檔案的特點分析

傳統檔案管理工作主要采用傳統的工作方式，例如手工抄寫及整理等，其工作效率不甚理想，整理需要耗費較長的時間，信息保存容易丟失，查閱也不夠便捷，對檔案信息的開發和利用不利。為促使檔案工作效率得到提高，可將網絡信息技術應用于檔案管理中，一方面促使工作人員的工作負擔減輕，另一方面使檔案工作的效率和檔案信息的利用率得到提升。

就電子檔案而言，其主要具有以下優勢：第一，能實現信息的高效處理。電子檔案主要是在計算機中錄入原始信息、提供圖片或者文字等各種掃描方式，然后設置計算機偏好程序進行處理。其能對檔案資料進行快速處理、統計、分析和歸檔，避免有效因人工而造成的失誤，并且提高時間的利用率和工作效率。

第二，便于查閱。完成檔案信息的錄入后，可自動生成目錄以及文獻檢索，能夠實現檔案的自動分類整理及編排。進行檔案信息的查閱時比較方便，可采取關鍵詞檢索的方式快速找到所需信息，提高了查找的效率。

第三，有利于檔案信息的穩定保存。傳統檔案管理采用紙質進行存放，需要占據較大的空間，對存放環境的要求也較高。電子檔案能夠更加穩定地保存，可將其存儲在存儲卡以及U盤中，可有效避免外界環境的影響，能夠長期安全地保存。

第四，有利于信息的高效利用。傳統檔案管理中的信息查閱，需要進行紙質檔案的提取，要花費較長的時間，對檔案的保管也不利。而電子檔案憑借其較高的信息化水平，能夠更好地進行信息的共享。只要開通檔案信息的閱讀權限，即可對檔案信息實施遠程操作，實現檔案的高效利用，避免檔案查找和傳遞的麻煩。

第五，便于信息的補錄。檔案管理中，檔案信息的補充與完善十分重要，而傳統檔案管理需要打開紙質檔案再次整理，費時費力。而電子檔案的應用，可通過關鍵詞檢索找到所需檔案，然后對其進行補充和加工即可，十分便捷，可使工作效率得到提高。

第六，使檔案工作效率得到提高。傳統檔案管理內容復雜，工作負擔沉重，需要花費大量的時間和精力，檔案管理者時間有限，無法進行新業務知識的學習和檔案利用的研究。電子檔案的使用解除了工作人員沉重的工作負擔，促使工作效率得到提高。工作人員專業知識的學習更加方便，檔案利用效率也能得到提高。

二、加強電子檔案管理的相關對策

根據電子檔案的特點，可對電子檔案進行有效的管理。電子檔案憑借其較高的網絡信息化水平，具有較高的工作效率，也具有風險。如果檔案存儲介質被竊取，或者電腦系統被侵入，則檔案信息可能失竊或者被惡意篡改，使電子檔案風險性顯著增加。因此，為保證電子檔案管理的安全，需對其管理制度進行制定與完善，強化電子檔案管理，確保檔案信息的可靠性和完整性。

（一）對電子檔案的形成制度進行完善。形成電子檔案時，需根據國家規定的格式標準，規范各種媒體電子檔案的接收、存儲、參數指標以及載體形式。并且，同時保存好電子檔案的原數據和背景信息，從而確保電子檔案形成的完善。

（二）制定合理的歸檔制度。為使電子檔案的管理制度更加完善，必須進行歸檔制度的建立。作為檔案管理重要組成環節的歸檔工作，其區別于傳統紙質檔案的歸檔。電子檔案管理應加強檔案文件所處軟硬件環境有效性的檢測，檢查有關電子檔案的各種文件，確保內容和其描述及說明相匹配。應將電子檔案的說明、目錄以及軟件等一并歸檔，并且保證電子檔案所用存儲載體和達到有關標準。

（三）建立嚴格的保管制度。電子檔案的安全需要憑借嚴格保管制度的制定和實施得到保障。首先，需要對存儲載體的質量進行嚴格把控。再者，對存儲載體的保管條件進行規范，要求盡量避開不良環境進行保管，并且確保存儲環境的濕度及溫度合理。其次，對計算機進行嚴格的病毒檢測，堅決消滅電子文件載體的病毒，對載體采取有效的保護措施。并且，重視加密電子檔案的管理。最后，為避免載體及信息內容出現丟失或者損壞，應對電子檔案實行密切的檢查，及時發現載體或者信息存在的問題，采取可行的保護對策，做好相應的備份或進行及時的修復。

（四）加強電子檔案管理人才培養，完成復合型人才隊伍的建立。電子檔案管理其具有較強的專業性，涉及到較為復雜的內容，需要開展大量的工作得到豐富的經驗積累，因此應確保單位人員崗位相對穩定，使電子檔案管理工作的延續性以及穩定性得到保持。其次，管理人員應促進自身素質與能力的提升，對自身知識結構進行完善，培養良好的職業道德，加強對信息技術的了解和掌握，促使自身成為高素質的復合型人才，才能在電子檔案管理發展中得到適應。

三、結語

事業單位的健康發展離不開檔案管理工作的有效開展，為促使檔案管理工作效率得到提高，應積極順應時代發展的潮流，對電子檔案進行高效利用。電子檔案具有其多方面的優勢，能促使檔案管理的效率得到提高，但其同樣具有安全風險。因此，需在電子檔案管理方面加大力度，使電子檔案的質量及安全得到保障，使電子檔案為事業單位的發展產生更加積極的影響。

[1]楊卉,劉敏.淺談事業單位檔案管理的電子化建設[J].辦公室業務,2015,01:75-76.

[2]張敏.電子檔案在事業單位檔案管理中的價值探討[J].城建檔案,2016,04:68-69.