芻議人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

譚 隆

湘潭市人力資源服務(wù)中心 411101

芻議人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

譚 隆

湘潭市人力資源服務(wù)中心 411101

伴隨著我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革的深入推進(jìn)，人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新也被提上日程。當(dāng)今用人單位多采用聘任制，而求職者亦多選擇自主就業(yè)，人事檔案管理存在一定混亂，因此改革與創(chuàng)新迫在眉睫。基于此，本文主要介紹了人事檔案管理工作中存在的問題，同時(shí)就人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新提出相應(yīng)的對(duì)策，以提高人事檔案管理水平。

人事檔案；檔案管理；檔案信息

人事檔案是詳細(xì)記錄人事信息、工作經(jīng)歷、個(gè)人品德、能力特長(zhǎng)等基本信息的資料，是企業(yè)人事管理中最重要的信息資料。通過人事檔案，用人單位可以對(duì)個(gè)人能力等進(jìn)行考察，對(duì)檔案當(dāng)事人而言，其人事檔案中關(guān)于個(gè)人誠(chéng)信及工作表現(xiàn)等資料直接影響著自身職業(yè)生涯。因此，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理非常重要。

一、人事檔案管理工作存在的問題

（一）管理手段落后。科技的發(fā)展與進(jìn)步推動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的廣泛運(yùn)用，而傳統(tǒng)的人事檔案管理手段非常落后，難以滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求。盡管有部分用人單位也嘗試著用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案管理，但其運(yùn)用的軟件開發(fā)程度較低，不符合現(xiàn)代化管理要求；部分單位僅僅利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)或者檢索，實(shí)用性較差；其次，人事檔案管理人員的整體素質(zhì)不高，在計(jì)算機(jī)及其管理軟件應(yīng)用上存在困難，現(xiàn)代化的人事檔案管理手段并沒有實(shí)質(zhì)性推進(jìn)，依然是依靠手工進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類管理，效率很低，難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的管理，人事檔案的利用率也不高。

（二）檔案信息失真。人事檔案管理的基本要求是檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確與完整，但現(xiàn)實(shí)檔案管理工作中，檔案信息失真現(xiàn)象嚴(yán)重，主要表現(xiàn)為：人事檔案資料不完整，畢業(yè)證、技能職稱證等不全，甚至弄虛作假，如將這些不完善甚至不真實(shí)的信息歸入檔案，將嚴(yán)重影響檔案信息的真實(shí)性。部分單位甚至沒有進(jìn)行整理員工人事檔案的工作，或者人事檔案管理非常混亂，如檔案資料隨意擺放、雜亂無章等，人事檔案管理制度不完善，檔案的調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)龋贾苯佑绊懥藱n案信息的真實(shí)性。

（三）開發(fā)利用水平較低。我國(guó)目前的人事檔案信息開發(fā)利用程度不高，并未發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。用人單位所做的人事檔案管理工作非常被動(dòng)，常用來應(yīng)付有關(guān)部門的檢查。人事檔案中利用較多的主要集中在黨團(tuán)關(guān)系、工資調(diào)整及政策落實(shí)方面，而用于人才的培養(yǎng)與選拔方面的資料甚少，人事檔案的利用水平較低。

（四）人事隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。要強(qiáng)化對(duì)人事檔案的管理，需要對(duì)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)建設(shè)，現(xiàn)代化的人事檔案管理制度對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)、知識(shí)素養(yǎng)等都有更高的要求。當(dāng)前，我國(guó)人事檔案管理人員素質(zhì)不高，很多單位或部門的人事檔案甚至無人管理或者其他部門人員兼職管理，管理人員專業(yè)性差、原則性差，沒有形成對(duì)人事檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，人事檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低。

二、人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新對(duì)策

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理體制。我國(guó)的人事檔案管理工作已由“單位檔案”逐漸向“社會(huì)檔案”方向轉(zhuǎn)變，人事檔案管理工作的社會(huì)性越來越明顯。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，檔案管理工作常由國(guó)家或者是單位管理，個(gè)人求學(xué)、工作等選擇空間有限，因此，人事檔案類似于單位檔案。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展，人的社會(huì)性越來越明顯，個(gè)人在求學(xué)、求職上有了更大的自主性，人才流動(dòng)更為頻繁，在人事檔案管理工作中，只有將人事檔案信息與用工合同相分離，才有助于人才的自由流動(dòng)，更符合社會(huì)檔案管理的要求。可以說，由單位檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)檔案也是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化。只有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，才能不斷提升檔案管理的信息化水平。可研發(fā)兩種管理系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)及利用系統(tǒng)，對(duì)檔案的檢索系統(tǒng)，常用的四角編碼與筆形編號(hào)都是利用姓氏進(jìn)行檢索，但是比較繁瑣，利用效率不高，因此可以利用英文字母順序編排法，這種方法便于記憶與查找，可提高檔案利用效率。利用系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案使用人員在不查閱檔案原件的前提下實(shí)現(xiàn)電子檔案查閱，提高利用效率的同時(shí)也確保了檔案的安全與保密。

（三）提高檔案材料真實(shí)性。人事檔案真實(shí)性要求檔案管理人員具備政策、責(zé)任及創(chuàng)新觀念，對(duì)不同的當(dāng)事人采取恰當(dāng)?shù)臋n案管理方式，以便能更好地為檔案利用者提供最有效的人事信息。人事檔案材料的真實(shí)性主要表現(xiàn)在它的客觀性與完整性上，這是人事檔案真實(shí)性的基礎(chǔ)，只有保證人事檔案信息的客觀完整性，才能滿足檔案需求者對(duì)人事檔案使用的基本要求。假設(shè)人事檔案信息缺乏客觀完整性，則失去了其應(yīng)具備的基礎(chǔ)與權(quán)威；若人事檔案信息缺乏真實(shí)性，則失去了其存在的價(jià)值。人事檔案信息的客觀完整性與真實(shí)性相互依存、缺一不可，否則就失去了人事檔案管理的意義。

（四）豐富補(bǔ)充檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案歸集范圍主要包括：個(gè)人履歷、考核鑒定材料、學(xué)歷職稱資料、政審資料、黨團(tuán)資料、工作經(jīng)歷等，顯然這些資料已難以滿足新時(shí)代對(duì)人事檔案利用的要求，因此應(yīng)不斷豐富補(bǔ)充檔案內(nèi)容。首先，應(yīng)增加檔案當(dāng)事人業(yè)務(wù)表現(xiàn)方面的資料，主要記錄個(gè)人工作業(yè)績(jī)及所受到的各類獎(jiǎng)勵(lì)，以更能反映出當(dāng)事人的工作能力及水平，更利于人才的選拔與調(diào)配。其次，繳納社保及員工健康狀況等應(yīng)歸入人事檔案，這可增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，增加檔案利用價(jià)值。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。隨著人事檔案管理工作逐步科學(xué)化與現(xiàn)代化，對(duì)人事檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高。人事檔案管理人員既要具備必要的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)與敬業(yè)精神。作為人事檔案管理人員，應(yīng)做到靈活使用并保證檔案當(dāng)事人的知情權(quán)；要通過競(jìng)爭(zhēng)考核等方式，擇優(yōu)錄取相應(yīng)的人事檔案管理人員，并定期組織專業(yè)培訓(xùn)，以不斷提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。

三、結(jié)語

伴隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將成為人事檔案管理的重要手段。通過轉(zhuǎn)變檔案管理體制、增強(qiáng)檔案管理的信息化水平、提高人事檔案資料的真實(shí)性、不斷豐富補(bǔ)充檔案內(nèi)容、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)等措施，可不斷提高我國(guó)的人事檔案管理水平及利用效率。

[1]段新宇.深化改革時(shí)期人事檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2015(9).