淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

劉宏銳

伊春市機關事務管理局 黑龍江伊春 153000

事業單位作為重要的社會服務組織，具有重要的社會工作意義，其檔案管理工作的有效進行能夠提升其社會服務的能力和質量。本文通過分析事業單位檔案管理工作的必要性，闡述了如今事業單位進行檔案管理工作的現狀和存在的一些問題，包括檔案管理發展受環境制約、單位對檔案管理工作重視程度不夠、檔案工作人員中專業人員少等問題，并針對如今的管理現狀提出了一系列的對策，例如完善事業單位檔案管理體系制度、提升檔案管理重視程度及工作人員素質、引進檔案管理新技術，旨在為事業單位檔案管理工作提供新思路和新對策。

事業單位；檔案管理；對策分析

一、事業單位檔案管理的必要性

事業單位是指由政府利用國有資產設立的，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。事業單位承擔重要的社會服務責任，其工作流程中產生的檔案資料具有重要的留存意義，故對其進行合理有效的管理是目前事業單位必須重視起來的工作。事業單位留存檔案的數量龐大，其體系也日漸龐雜，在管理上可以將事業單位檔案分成三部分：文書檔案、人事檔案、基建檔案。這三部分是事業單位檔案的重要組成部分，每一部分都必須承擔其重要的職責，對事業單位的檔案進行有效管理將會優化每一部分的組織結構，這對事業單位工作的進展有著巨大的幫助。事業單位的檔案管理包括記錄、檔案留存、檔案整理、維護等眾多環節，各環節的相互配合構成檔案管理的完整系統。事業單位的檔案包括部門內部工作檔案、人事檔案、用戶檔案等，對部門內部檔案進行管理能夠增強管理人員對事業單位的了解程度，便于進行更好的管理行為，對用戶檔案等進行管理能夠增強服務人員的工作質量，提供更針對用戶需求的服務，事業單位作為社會服務機構，檔案管理具有重要的意義。

二、事業單位檔案管理工作現狀

如今大量的事業單位均開始重視檔案管理，但仍然存在著檔案處理不當，檔案管理活動進展緩慢等問題。

（一）檔案管理發展受環境制約

在一些積極發展檔案管理的事業單位中存在著檔案發展受到經費等條件制約的問題。發展事業檔案檔案管理離不開外部環境的支持，社會環境、行業發展都對事業單位的檔案管理有著深刻的影響。事業單位在各城市各地分布不均，由于每個區域經濟發展的水平不同，導致各區域進行檔案管理的工作進行進度和所需經費均存在差異。這也導致了在人員配備和硬件設備上的差異，從而導致檔案管理的發展程度不一。各地區的檔案主管部門應該加強事業單位檔案管理方面的調查研究，協調區域檔案發展，改善事業單位落后的設備和條件，加快檔案管理的發展進程。

（二）對檔案管理工作重視程度不夠

外部環境和內部環境決定著事業單位檔案管理的發展程度。上文提到檔案管理工作的外部環境影響因素對檔案管理起到的重要影響，出去外部因素，事業單位內部對檔案管理發展的影響也很重要，這里就包括著內部工作人員對檔案管理工作的重視程度問題。工作人員的重視程度會極大的影響其進行工作時的態度，很多檔案管理人員對檔案工作的認定就是對檔案文件的簡單處理與保存，但檔案管理工作涉及的體系工作繁多，事業單位的檔案工作內容更加復雜，需要提供重視程度以加強管理力度。

（三）檔案工作人員中專業人員少

檔案管理工作在不斷發展的過程中，檔案的重要性被事業單位部門逐漸認識到，在加強檔案管理的工作進程中，越來越多的工作細節增加到現有的工作體系中，原有工作人員工作便出現的超負荷的問題。檔案工作人員在檔案工作管理發展的過程中要考慮其自身的工作承擔力，更好的配合檔案管理的發展。在如今事業單位檔案管理事業發展的過程中，檔案工作人員中能夠承擔這部分工作的人員比例變得更少了。同時，檔案管理發展階段提升的情況下，檔案工作環節也增多了，需要實行更復雜的檔案管理系統，進行檔案開發、維護等工作，需要更加專業人才來完成。

三、改善事業單位檔案管理的措施

在傳統檔案發展實踐較長的基礎上，事業單位發展檔案管理事業具有一定的難度。上文提到的目前存在的一些工作特點，大部分是需要進行改善的內容，事業單位的工作現狀具有其明確的改善方向。

（一）完善事業單位檔案管理體系制度

針對目前事業單位存在的檔案管理工作零散、缺少整體運行的機制等問題需要建立一套完整的檔案管理體系，并制定完備的管理制度。在管理體系中，不僅包含檔案工作人員的工作，還應調動部門全體職工進行檔案管理工作的配合，將事業單位檔案管理設施納入到事業單位資金預算之中，實施年底考核。檔案管理工作者還要對事業單位的一系列工作進行檔案建設和管理，包括項目建設、生產經營、行政管理等工作體系和系統中所產生的文件材料進行移交并適當建立健全獎懲制度和移交制度。

（二）提升檔案管理重視程度及工作人員素質

事業單位的檔案管理的面對對象不僅是其面向的社會服務對象，還有單位內部的系統資料。龐雜的檔案體系將工作人員的工作難度和強度都增加了不止一個等級，這要求工作人員要具備更加積極的態度面對繁重的工作壓力，在充分調動積極性并擺正工作態度的基礎上進行工作，不僅能夠幫助自身進行壓力排解，更加能提供工作效率，加強單位檔案管理工作質量。

（三）引進檔案管理新技術

發展新時期數字化檔案管理技術。數字化的工作方式是如今工作管理的主流趨勢，事業單位發展檔案管理工作時更加需要緊跟時代潮流，運用新技術，提升工作效率。通過將網絡技術同當前檔案管理工作相結合，構建網上檔案管理系統，做好信息服務工作，提升事業單位檔案管理現代化進程。

四、結語

事業單位檔案管理發展進程仍在緩慢進行，在如今數字化、網絡化普及的新時期，要求事業單位進行更高效、更規范的改變。提升單位內部工作人員的知識素養和專業能力并改善檔案管理體系和管理規范是如今事業單位進行檔案管理工作的重點。事業單位作為重要的社會服務組織，具有重要的社會工作意義，對檔案管理工作進行改善和提升能夠增強其社會服務質量。

[1]李玉艷.事業單位檔案管理現狀及對策分析[J].科技資訊,2016,12:76-77.