事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

關(guān) 波

黑龍江省黑河市愛(ài)輝區(qū)農(nóng)村疾病預(yù)防控制中心 黑龍江黑河 164300

事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

關(guān) 波

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人事檔案是個(gè)人成長(zhǎng)信息的重要載體，也是一個(gè)單位人才選拔方面的重點(diǎn)。我國(guó)事業(yè)單位目前的人事檔案管理仍存在許多缺陷，因此加深對(duì)于人事檔案用途的研究對(duì)于提高人事檔案有著重要幫助。本研究對(duì)于事業(yè)單位人事檔案的用途做了分析，研究了其缺陷，并總結(jié)了一套能夠系統(tǒng)提高當(dāng)下檔案管理水平的辦法。

事業(yè)單位；人事檔案；用途研究

在目前的信息時(shí)代，人事檔案對(duì)于每個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作都十分重要，是了解一個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、品德、思想的重要參考，在目前高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)與信息背景下，相較于過(guò)去而言，當(dāng)下的人事檔案制度迫切需要迎來(lái)一場(chǎng)變革來(lái)提升總體水平，這也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、事業(yè)單位的人事檔案用途與現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案的特點(diǎn)與用途。人事檔案記錄每個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷，包括工作、學(xué)習(xí)情況等個(gè)人信息，是個(gè)人信息的重要載體，在人才選拔的過(guò)程中是衡量一個(gè)人是否優(yōu)秀的重要依據(jù)，是反映一個(gè)人綜合素質(zhì)的重要指標(biāo)。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，管理好人事檔案對(duì)于評(píng)估人才成信息、促進(jìn)人才選拔的成功有著重要的作用。在現(xiàn)代社會(huì)，人才流動(dòng)性大，在單位、區(qū)域間變換頻繁，人事檔案需要不斷轉(zhuǎn)檔，那么在轉(zhuǎn)檔過(guò)程中會(huì)有很多管理和保存的風(fēng)險(xiǎn)，如信息溝通不及時(shí)、官僚作風(fēng)、工作失誤等，都可能導(dǎo)致檔案遺失、缺漏等。黨的十八大提出了全面建成小康社會(huì)的宏偉目標(biāo)，這給人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作提出了更高的要求。隨著我國(guó)對(duì)于事業(yè)單位人事制度的改革和發(fā)展，為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理十分重要。但是在部分單位的人事檔案管理過(guò)程中，很多人不重視人事檔案管理，認(rèn)為人事檔案只是簡(jiǎn)單的收集材料、整理、裝訂、保管，因此對(duì)于檔案的管理流于形式，疏于管理，缺乏改革思維與創(chuàng)新意識(shí)，這對(duì)于人才的選拔十分不利。

（二）人事檔案管理體系落后。在目前的人事檔案管理體系中，存在的諸多因素導(dǎo)致了檔案缺失、質(zhì)量不高等問(wèn)題，如規(guī)章制度不健全、落實(shí)不到位、管理人員思想觀念落后、沒(méi)有有效利用信息化管理等因素。在管理過(guò)程中，沒(méi)有完善并落實(shí)規(guī)章制度，比如材料收集制度的缺失，有些規(guī)章制度并不適用于單位的實(shí)際情況，不具備指導(dǎo)性。相關(guān)責(zé)任沒(méi)落實(shí)到個(gè)人，導(dǎo)致制度執(zhí)行不到位，工作效率低下。一些單位的檔案內(nèi)容質(zhì)量低，缺乏參考價(jià)值，比如檔案內(nèi)容空洞，以個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌等一般情況為主，而缺乏業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長(zhǎng)和思想品德等內(nèi)容。有的檔案缺乏或者敷衍的寫(xiě)個(gè)人總結(jié)，不能全面公正的評(píng)價(jià)一個(gè)人。同時(shí)存在了檔案造假現(xiàn)象，影響了檔案的質(zhì)量和可信度。有些單位沒(méi)有相關(guān)人員專職管理人事檔案，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)不高。影響檔案管理效率的還有檔案管理者的人事問(wèn)題，管理工作人員的素質(zhì)水平參差不齊，缺乏高水平的檔案管理人員。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，對(duì)于檔案管理者的素質(zhì)水平和文化程度有更高的要求，然而多數(shù)檔案管理人員并非專職管理的人員，常常由退居二線或即將退休的員工專職管理或由其他人員兼職。很多檔案管理人員的思想意識(shí)并沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，依然受老思維觀念的約束，缺乏創(chuàng)新能力，對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，檔案收集與審查能力不過(guò)關(guān)，嚴(yán)重影響了工作效率，增加了出錯(cuò)率和風(fēng)險(xiǎn)。因此我國(guó)檔案管理方面的形勢(shì)嚴(yán)峻，如果不提高檔案管理人員的素質(zhì)與專業(yè)水平，人事檔案管理事業(yè)很難得到創(chuàng)新和進(jìn)步。

二、提升對(duì)于人事檔案的管理水平

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。為了提高人事檔案管理水平，應(yīng)該提高每個(gè)人對(duì)此的認(rèn)識(shí)水平和意識(shí)形態(tài)，從單位干部到基層員工，都充分了解人事檔案管理與審核工作的重要性，干部把人事檔案管理工作列為工作的重點(diǎn)之一來(lái)強(qiáng)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，時(shí)常督促人事檔案相關(guān)人員對(duì)于工作情況的匯報(bào)匯報(bào)工作，解決收集審核整理中遇到的問(wèn)題，提升廣大工作人員對(duì)檔案管理工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，要不斷定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決。

（二）完善人事檔案管理體系。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，以及信息化進(jìn)程的不斷加快，對(duì)我國(guó)各單位的人事檔案的管理產(chǎn)生了更高的要求，建立健全的人事檔案信息化管理體系是時(shí)代的必然要求。人事檔案管理是一項(xiàng)比較瑣碎繁雜的工作，如果沒(méi)有相關(guān)的管理?xiàng)l例來(lái)制約，就會(huì)導(dǎo)致管理工作比較雜亂，沒(méi)有章法可循，因此必須完善相關(guān)條例。在人力資源管理的發(fā)展趨勢(shì)下，我國(guó)人事檔案管理必須遵循制度化、規(guī)范化的兩大基本原則，只有這樣在面對(duì)時(shí)代潮流沖擊時(shí)，更加有生命力。健全的檔案管理制度，是員工高效開(kāi)展工作的重要依據(jù)，因此各單位首先要建立合適的檔案管理體系，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理到檔案的日常使用都要制定一套嚴(yán)格的制度。可以學(xué)習(xí)借鑒國(guó)外的優(yōu)秀的管理手段以及借助隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而不斷成熟的信息化管理系統(tǒng)，并結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)其自身的管理方法進(jìn)行調(diào)整，制定出科學(xué)的管理制度，有效幫助檔案工作的高效進(jìn)行。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)。在現(xiàn)階段的各單位的人事檔案管理過(guò)程中，多數(shù)工作人員學(xué)歷不高，具備專業(yè)職稱和檔案專業(yè)畢業(yè)的人員更是寥寥無(wú)幾，這在一定程度上影響了檔案管理的質(zhì)量和效率，使得檔案管理工作無(wú)法更好的創(chuàng)新和發(fā)展。提高對(duì)人事檔案管理人員的要求，落實(shí)責(zé)任制度、獎(jiǎng)懲制度。為了與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的管理理念，提高從業(yè)人員的素質(zhì)來(lái)進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新，對(duì)隨著時(shí)代發(fā)展而不斷成熟的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理的利用，加快對(duì)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)步伐，把人事檔案看作是一種實(shí)用的社會(huì)資源，充分發(fā)揮其價(jià)值與作用。高素質(zhì)、高技能的人才能夠在檔案管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，能夠?yàn)闄n案管理工作做出更多的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，人事檔案的管理水平對(duì)于員工個(gè)人以及單位整體水平有必然聯(lián)系，對(duì)于人事調(diào)動(dòng)及人才選拔有著非常重要的作用。隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的提高，為了適應(yīng)新的時(shí)代步伐，需要堅(jiān)持對(duì)于檔案管理的規(guī)范化合理化，充分提高對(duì)于人事檔案的用途的認(rèn)識(shí)，深化研究，不斷探索與創(chuàng)新。

[1]馬駿驊.淺談人事檔案和人事檔案管理工作[J].中外企業(yè)家,2016(07).

[2]戴云云,周蓓蓓.關(guān)于人事檔案利用價(jià)值的思考[J].蘭臺(tái)世界,2015(35).