關于地勘單位文書檔案數字化建設工作的思考

肖世強

黑龍江省地質調查研究總院 黑龍江哈爾濱 150036

關于地勘單位文書檔案數字化建設工作的思考

肖世強

黑龍江省地質調查研究總院 黑龍江哈爾濱 150036

在當前信息化時代，人們對信息需求量不斷增加，檔案作為重要的信息資源越來越被大家所重視。隨著地勘單位項目的不斷增加，所形成的文書檔案也呈不斷增長的態勢，這也對文書檔案管理工作提出了更高的要求。為了能夠更好的實現對地勘單位文書檔案的有效利用，需要加強當前地勘單位文書檔案數字化建設工作。文中從地勘單位文書檔案數字化建設的重要性入手，分析了地勘單位文書檔案數字化建設的途徑，并進一步對地勘單位文書檔案數字化建設過程中需要注意的事項進行了具體闡述。

地勘單位；文書檔案；數字化建設；數據庫；網站

近年來地勘單位文書檔案數量越來越龐大，而且文書檔案利用頻率也越來越高，為了能夠有效的提高地勘單位文書檔案利用的效率和準確性，保護好紙質檔案，需要加快推動文書檔案數字化建設，利用電子檔案替代紙質檔案，有效的保護好檔案原件的同時，提高文書檔案查閱的速度，確保檔案信息的安全。

一、地勘單位文書檔案數字化建設的重要性分析

我國大部分地勘單位的文書檔案管理工作信息化程度都不高，大量的紙質檔案不僅需要占用較多的存放空間，而且保管成本較高，檢索和利用都不方便，很難滿足當前對信息資源日益增長的需求。因此為了能夠使地勘單位更好的與當前經濟發展速度相適應，則需要推進地勘單位文書檔案數字化建設，有效的提高文書檔案的信息化水平，使其能夠更好地服務于地勘經濟的發展。因此地勘單位需要將文書檔案數字化建設納入重要日程安排上來。檔案數字化建設是一個循序漸進的過程，需要對現有館藏文書檔案目錄進行數字化，同時還要對現有館藏文書檔案全文數字化，以此來提高文書檔案檢索和利用，全面提高文書檔案的管理水平，使其能夠更好地服務于地勘經濟建設。

二、地勘單位文書檔案數字化建設的途徑

地勘單位文書檔案數量十分龐大，文書檔案數字化建設是一項系統工程，需要提前做好籌劃，針對單位文書檔案的類型、載體、狀態、數量及利用等情況進行深入調查，并對數字化建設的標準和規范進行明確，從而有效的推進地勘單位文書檔案數字化建設進程。

（一)領導要加強對文書檔案數字化建設的重視

當前很大一部地勘單位文書檔案數字化建設還處于從文件處理向數字化管理系統過渡階段。在這種情況下，需要單位領導給予充分的重視，組織技術人員與檔案人員協同配合，首先對利用率較高的文書檔案進行整理，加快數字化轉變，然后再對所有文書檔案數據進行完善，使單一數據庫加快向系統數據庫方向發展。

（二）提高地勘單位文書檔案系統的整體水平

在地勘單位文書檔案數字化建設過程中，需要著眼于整個系統，利用網絡將系統縱向和橫向的各個節點有效的聯系起來，提高系統的綜合能力。嚴格遵照國家關于檔案的相關法律法規，進一步對文書檔案數字化建設工作進行完善，加快推進其標準化和規范化的進程。

（三)明確文書檔案數字化建設的步驟

1、建立檔案數據庫

第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。從實踐看，檔案數據庫的建立將是一個巨大、長期的工程，需要大量的人力和物力支持。

2、建立局系統網站

注冊局系統網站，并與國土資源廳政務網、公眾網聯網實施資源共享；建立網上現行文件查閱，逐步實現政務公開。

（四)加強電子文件的收集和應用

文書檔案管理工作中的電子文件是檔案數字化建設的重要來源，因此地勘單位在當前文書檔案管理工作中需要實行電子文件和紙質文件雙檔雙軌制，并對電子文件進行異地保存，加快推動單位檔案的電子化進程。在檔案管理軟件選用上，盡可能的使用檔案系統統一的管理軟件及辦公自動化系統，通過對軟件和數據格式進行規范，有效的提高數據庫的準確性和有效性，為文書檔案數字化建設奠定良好的基礎。

三、地勘單位文書檔案數字化建設過程中的注意事項

（一)紙質檔案數字化制作方式

我局紙質檔案數字化制作方式是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。工作當中也會發現一些錯掃、漏掃的情況，但檢查過程中容易被發現。圖像掃描保持43了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其他一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。

（二)文書檔案數字化注意要點

在檔案數字化過程中，有時候需要把一卷卷的檔案拆開，對每一張檔案進行掃描，掃描完畢后再重新裝訂起來，在此過程中我們特意強調要做好檔案原件保管工作，不能丟失或損壞檔案。并且要做好數字化時掃描參數的優化設置，在確保圖像能夠清晰完整地反映檔案原件內容的前提下，圖像文件所占用存儲空間的大小要適中。文書檔案數字化建設開始之前，需要對檔案進行整理和檢查，保證檔案原件的完整，排序正確，對可能會對掃描質量帶來影響的原件要進行修整。同時做好數字化后數據和圖像質量的檢查工作，確保掃描后的圖像文件與檔案的原貌相符，字跡清晰，對于圖像文件存在質量問題的要重新進行掃描，確保采集錄入數據的豐富性和準確性。

四、結束語

地勘單位文書檔案數字化建設是一項長期且重要的工作，在地勘單位文書檔案數字化建設過程中不可避免的會遇到一些新情況和新問題，這就需要我們要及時對數字化建設的情況進行掌握，并充分的運用新知識、新技術和新方法來對工作中存在的問題進行解決，做好電子文件的保密和保管工作，加強對檔案管理人員信息化知識的培訓，努力提高檔案管理人員的專業技能和專業素質，更好的推動地勘單位文書檔案數字化建設的進程，使文書檔案能夠更好的服務于地勘單位的發展和建設。

[1]查榮.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].價值工程，2012-08-18.