事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

東 鑫

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

東 鑫

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

檔案信息化管理作為一種全新的管理模式，在信息化技術(shù)的支持下，當(dāng)前事業(yè)單位加快了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，這不僅有效地提高了事業(yè)單位檔案管理的水平，而且對(duì)事業(yè)單位健康、有序的發(fā)展也具有積極的促進(jìn)作用。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，并進(jìn)一步對(duì)事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑進(jìn)行了具體的闡述。

事業(yè)單位；檔案；信息化管理；優(yōu)勢(shì)；途徑

信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案工作帶來(lái)了較好的機(jī)遇，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來(lái)，這不僅使檔案被重新定位，而且檔案工作也成為社會(huì)信息產(chǎn)業(yè)的重要基礎(chǔ)，有效的提高檔案在社會(huì)發(fā)展的中重要地位。而且在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，對(duì)信息的需求也越來(lái)越高，這就需要檔案工作要積極的利用新技術(shù)來(lái)更好的與當(dāng)前社會(huì)環(huán)境相適應(yīng)，有效的提高檔案工作質(zhì)量，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。事業(yè)單位作為國(guó)家重要的服務(wù)性組織，更需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的步伐，有效的提高檔案信息化管理水平，從而為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一)檔案管理工作簡(jiǎn)單

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，事業(yè)單位檔案從錄入、整理、存儲(chǔ)及提取等都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)完成各項(xiàng)工作，不僅檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度大幅度降低，而且工作效率普遍提高，檔案管理工作質(zhì)量得以了較好的保障。

（二)檔案存儲(chǔ)環(huán)境優(yōu)越

事業(yè)單位檔案信息化管理工作中，檔案信息的存儲(chǔ)只需要將電子資料存入到磁性介質(zhì)中即可完成存儲(chǔ)工作，也可以對(duì)檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份，或是將其存入到“云”中，不僅檔案存儲(chǔ)空間較大，而且在存儲(chǔ)過(guò)程中不必?fù)?dān)心灰塵及蟲(chóng)蝕等對(duì)檔案所帶來(lái)的破壞性，檔案存儲(chǔ)環(huán)境得到了進(jìn)一步優(yōu)化。

（三)檔案收集整理方便

在檔案信息化管理工作中，檔案收集也可以利用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，充分的打破了時(shí)間和空間的限制，利用計(jì)算機(jī)即可完成檔案資料的收集，檔案收集工作效率有了大幅度的提高，而且檔案收集和整理工作更具便捷性。

（四)檔案的提取快速便捷

檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，對(duì)于所需要提取的檔案資料，通過(guò)電腦操作即可以快速進(jìn)行查閱，不必?fù)?dān)心查閱過(guò)程中對(duì)檔案所帶來(lái)的破壞，對(duì)于查詢到的檔案資料，可以輕松進(jìn)行復(fù)制，提取工作十分便捷。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑

（一)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè)

可以構(gòu)建事業(yè)單位檔案目錄中心，對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行整合、優(yōu)化。充分的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)和多媒體技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案信息管理效率的提高。在檔案信息化管理推進(jìn)過(guò)程中，還要打造一個(gè)互聯(lián)互通的良好環(huán)境，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)各事業(yè)單位建立的檔案資源網(wǎng)，要與國(guó)家檔案資源網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)接，同時(shí)還要與其他社會(huì)資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)做到互聯(lián)互通，做好資源整合工作，并將其納入到國(guó)家政務(wù)公眾信息網(wǎng)，從而更好地為社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

（二)大力推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)工作,對(duì)發(fā)展檔案事業(yè),促進(jìn)檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展,提高檔案管理、利用服務(wù)的水平,加強(qiáng)檔案工作與其它社會(huì)工作的交流與合作,增進(jìn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩方面進(jìn)行,盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),從而加快推進(jìn)檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三)全面提高檔案工作者的素質(zhì)

事業(yè)單位檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。由于檔案工作領(lǐng)域、服務(wù)范圍及工作手段都發(fā)生了較大的變化，這就需要檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)知識(shí)和技能的基礎(chǔ)上要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行充分了解，從而更好滿足于檔案信息化建設(shè)的需求。當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作人員綜合素質(zhì)普遍不高，即掌握檔案管理知識(shí)又掌握信息化技術(shù)的人才缺乏。這就需要事業(yè)單位需要加快對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員知識(shí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善，使其能夠掌握多學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，確保檔案工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的合理性。這樣檔案人員才能夠更好的勝任檔案軟件開(kāi)發(fā)、檔案網(wǎng)絡(luò)維護(hù)及數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。另外，事業(yè)單位也可以開(kāi)展檔案外包工作，將部分不擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司，有效的彌補(bǔ)人員能力不足的問(wèn)題。

（四)建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位檔案管理部門(mén)根據(jù)自身情況建設(shè)的特殊網(wǎng)站，所以事業(yè)單位建立一個(gè)擁有科學(xué)性、完整性的信息化檔案網(wǎng)站，是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理工作又好又快發(fā)展的關(guān)鍵。檔案信息網(wǎng)站能以網(wǎng)頁(yè)的形式給相關(guān)工作人員提高信息檔案的服務(wù)，網(wǎng)上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務(wù)功能全部可以在信息網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)。這不僅是事業(yè)單位檔案管理信息化的重要標(biāo)志，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要手段。所以，事業(yè)單位要不斷提高檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)能力，促進(jìn)檔案信息資源的有效共享，只有這樣，才能不斷滿足新時(shí)期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能促進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)更好地開(kāi)展工作。同時(shí)，事業(yè)單位還要堅(jiān)強(qiáng)對(duì)國(guó)內(nèi)外實(shí)力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯(lián)系，讓他們對(duì)事業(yè)單位量身打造一個(gè)適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，提高檔案信息的更新?lián)Q代頻率，從而促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的有效管理與使用。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位加快推動(dòng)檔案信息化管理的步伐，這不僅有利于推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，同時(shí)也有效地促進(jìn)了事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的統(tǒng)籌優(yōu)化。特別是在當(dāng)前信息時(shí)代，對(duì)于信息需求量不斷增加，這就需要事業(yè)單位要檔案信息化管理工作開(kāi)展過(guò)程中，要與自身的實(shí)際情況相結(jié)合，充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)加快網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，提高檔案管理的科學(xué)化水平，從而探索出一條事業(yè)單位檔案信息化管理的新路。

[1]王立新.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學(xué),2011(5).