數字檔案管理中的知識發現與知識服務

王泳霽青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

數字檔案管理中的知識發現與知識服務

王泳霽
青岡縣檔案局 黑龍江青岡 151600

在現階段的發展中，我國正在努力加強檔案信息化建設。本篇文章立足現實，探討了數字檔案管理中的知識相關問題，進一步提出了和知識有關的發現和服務理念，探討和描述數字檔案管理中，研究數字檔案管理中的相關模式。

數字檔案；管理；知識發現與服務

在進行數字檔案管理中，由于信息資源的廣泛性，導致數字檔案管理存在一定難度。由于這種檔案管理是在國家基礎上進行，所以人們會加強對檔案的利用。在整個社會里，加強數字檔案管理是為了實現信息資源共享，在這一目標的引導下，數字檔案管理不斷加強。文章通過對于數字檔案管理中的知識服務和知識發現的探索，為數字化檔案管理提供借鑒。

一、知識服務是數字檔案信息服務的瓶頸

加強檔案信息化建設在信息化建設中扮演著重要的角色，一方面可以提高利用檔案信息利用率，另一方面，還可以實現檔案信息的有效管理。對于用戶來說，通過網絡信息查詢技術，一方面可以快速獲得所需檔案信息，另一方面還可以提高準確性。這樣一來，可以大大減少數字檔案資源較多帶來的阻礙，還可以提高資源檢索的效率。由于知識服務的重要性，導致其在數字化信息管理中重要地位。不過對于用戶來說，要按照自己的工作性質和對信息的需求在廣泛的數字檔案信息中獲取所需知識離不開技術方面的支持。對于用戶來說，得到的信息可能存在分散性，所以并不會完全滿足自身發展需求，也就是說，在面對浩如煙海的數字檔案信息中，要想真正獲得有用的信息，就要加強知識服務水平，提高科技水平。

二、知識發現與知識服務相關理念

（一）知識發現

在世界范圍內，最早出現知識發現概念是在1989年的美國，在底特律的國際學術會議上提出了知識發現一詞。六年后的加拿大舉辦了相似的國際學術會議，具體闡述了知識發現的理念。不過，在世界范圍內普遍認為，提出知識發現這個概念的是1996年的Fayyad。有相當一部分人認為，知識發現就是通過檔案來尋求可以利用的有價值的信息，而在檔案里，知識就是有效的數據。所以要把數據轉化成有效的信息。提高知識的利用價值，供人們決策，提高知識的發現率也就是對于知識利用程度的提高。

在現在看來，數據的挖掘和知識發現主要有三種關系：第一種關系中知識發現以數據的挖掘為前提。第二種觀點里知識發現和數據服務有一定程度的關系，在任何時間里可以實現數據服務和知識發現的有機結合，共同發揮作用。第三種觀點認為，知識發現是數據挖掘的拓展，是更深入層次的數據挖掘。

（二）知識服務

在1999年，學者任俊為的一篇論文里提出了支持服務這一理念。后來人們普遍認為，在知識服務中，重點就是服務，更深層次上講，是利用信息進行服務。而要想有效開展服務，提高服務水平，就必須利用豐富的信息資源，進一步提高資源的利用率。在進行服務的過程里，通過一定的智能技術，可以幫助信息需求者在浩如煙海的信息資源里快速找到有效信息。通過這種觀念可以得知，知識服務是信息服務的拓展和延伸。不過在現階段的發展里，人們對于知識服務的看法仍然存在不同觀點：有人認為，知識服務就是為需要知識的人提供有效的信息，實現信息有效提取和重組。換句話說，就是按照知識的不同內容和人對于知識的不同需求提供有針對性的有效服務。而還有一部分人持有不同的觀點，他們認為，知識服務就是利用知識進行創新的發展過程，在創新中實現數字檔案管理的發展。

三、數字檔案管理中的知識發現與知識服務的一般模式

（一）數字檔案信息空間

在管理數字檔案的過程中，要進行知識服務就要加強對數字檔案信息空間的理解。它是宏觀信息空間的一個分支，是通過數字檔案軟件和硬件空間、時間和技術空間，還有服務空間等多種空間構成的組合體。對于信息空間這一概念來說，最開始是用于描述計算機應用系統。在計算機應用系統中，描述客觀事物的運動過程就是信息，而數據則是對信息的編碼。在應用系統運行時，借助于數據的處理和加工，實現系統功能和信息化管理。在這一背景下，計算機的軟件和硬件以及數據共同發揮作用，構成了完整的計算機系統信息空間。

（二）數字檔案信息空間組織模式

系統運營的內外部環境及其結構就是數字檔案信息空間的組織模式，另外它還包含了兩者之間的關系。要構建數字的信息空間組織模式，就要和數字檔案實現有機結合，同時實現和知識服務的有機結合。全面建設網絡體系和應用服務體系。在此基礎上，建設安全體系和數據管理系統。通過多方面的完善實現，有機整體的高效運轉。一般情況下，數字檔案信息空間主要包含了網絡音樂的空間，知識服務的空間，還有數據管理的空間龐大子空間。

（三）基于數字檔案信息空間的支持服務系統

1、數字化管理。對于數字信息存取來說，它的主要功能是數據庫的建立工作，還有實現數據庫和相關系統的連接，另外還要建立數字檔案信息資源的管理系統，在科技水平發展的背景下，實現數字化管理，構建完整的信息收集和存儲系統，完善數字檔案的更新和管理體系。

2、知識服務。要提供知識服務的前提是進行數字管理。對于數字檔案的處理來說，可以按照不同種類進行劃分，在了解用戶所需要信息種類時，通過有序的數字管理更好地為客戶提供服務。

四、總結

文章通過研究數字檔案中的知識，發現和數字檔案中的知識服務有機結合，實現對數字檔案的綜合研究。不過，本次研究僅僅是表面上的探究，還有一些方面沒有提及。舉例來看，技術層次和檔案管理人員上有所欠缺也會導致數字檔案管理工作的知識服務和發展工作受到阻礙。不過，在技術水平快速發展的今天，對于數字化檔案管理研究程度不斷加深。加強對檔案信息的研究可以探索其中的隱藏資源，促使資源為社會所用，提高利用率，推動社會發展。所以，要想達到高層次的數字化檔案管理，就要加大研究力度，實現知識服務和知識發現能力的提高，建設新的發展模式。

[1]馮惠玲主編：《檔案學概論》.中國人民大學出版社,2000 版.

[2]王云慶苗壯編著：《現代檔案管理學》,青島出版社,2003 版.