關(guān)于對(duì)基層檔案室資料歸納和利用的分析

韓美鳳青岡縣職業(yè)技術(shù)教育中心 黑龍江青岡 151600

關(guān)于對(duì)基層檔案室資料歸納和利用的分析

韓美鳳
青岡縣職業(yè)技術(shù)教育中心 黑龍江青岡 151600

在檔案的各項(xiàng)工作里，檔案管理在其中扮演著重要的角色。文章通過分析基層檔案室里的材料利用狀況，為進(jìn)一步完善基層檔案室的管理工作提供相關(guān)建議，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

基層檔案室；資料歸納；利用

由于檔案資源不斷增多，復(fù)雜性也逐漸提高，加上社會(huì)對(duì)于檔案的利用程度不斷提高，所以加強(qiáng)基層檔案室建設(shè)迫在眉睫。由于過去的檔案利模式難以和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，發(fā)揮其儲(chǔ)存功能，提高資料的利用率。文章主要從以下幾個(gè)角度分析了基層檔案是的資料歸納和利用工作。

一、增強(qiáng)檔案管理人員自身素養(yǎng)，提高自身檔案意識(shí)

在提高檔案管理人員的自身素養(yǎng)時(shí)，一方面要提高自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，另一方面還要提高管理人員的知識(shí)水平，除此之外，要不斷提高檔案管理人員的政治素養(yǎng)。通過教育和培訓(xùn)等多種手段，進(jìn)一步培養(yǎng)出具有端正的作風(fēng)和強(qiáng)大政治素養(yǎng)的檔案管理人員。對(duì)于檔案管理者來說，提高自身政治素養(yǎng)是必然要求，通過提高自身思想品德素養(yǎng)，增強(qiáng)自身管理檔案意識(shí)，加大對(duì)于檔案管理工作的重視程度，提高自身法制觀念。

二、建立健全檔案管理制度，完善檔案管理一體化的模式

在加強(qiáng)基層檔案室的資料歸納和利用過程中，建立健全檔案管理制度十分重要，舉例來看，要通過收集制度和保管制度實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理規(guī)范化，明確歸檔的范圍，控制保管的期限，同時(shí)要在日常的檔案管理工作里貫徹落實(shí)相關(guān)政策，通過管理人員的責(zé)任落實(shí)，明確自身的權(quán)利和義務(wù)，同時(shí)把這些權(quán)利和義務(wù)作為員工考核的標(biāo)準(zhǔn)，提高員工的工作積極性，積極和檔案部門配合，完善檔案?jìng)鬟f制度和登記管理制度，加強(qiáng)檔案動(dòng)態(tài)管理，一方面要及時(shí)找回缺失的檔案，另一方面要提高檔案管理材料的完整性。

對(duì)于機(jī)關(guān)單位和事業(yè)單位來說，由于其自身的特殊性，所以在建立單位的檔案管理模式時(shí)必須要和部門的實(shí)際狀況相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息一體化。另外，在進(jìn)行檔案管理過程里，通過提供準(zhǔn)確的而信息為領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策提供依據(jù)。對(duì)檔案和圖書資料來說，實(shí)現(xiàn)其一體化可以和現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合，所以，各個(gè)單位建立檔案室，實(shí)現(xiàn)對(duì)于圖書資料的一體化管理，節(jié)省人力資源和物力資源，有利于單位實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

所以，通過貫徹落實(shí)檔案的多項(xiàng)制度，明確檔案管理人員的職權(quán)和責(zé)任，嚴(yán)格落實(shí)檔案的借閱和保管制度，實(shí)行嚴(yán)格的考核制度，提高檔案的質(zhì)量，使多種類別的檔案在歸納后實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化管理。從立卷歸檔工作到檔案資料保管，從檔案資料的利用到檔案資料的銷毀都要有明確的規(guī)定，為單位的檔案工作有效開展提供依據(jù)。

三、通過多種方式和途徑收集文件資料，加強(qiáng)檔案利用，及時(shí)反饋信息

對(duì)于檔案管理來說，其最終目的是利用檔案，為單位的領(lǐng)導(dǎo)者決策提供正確信息，及時(shí)發(fā)揮其社會(huì)效益，進(jìn)一步發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟(jì)效益。所以，對(duì)于單位的檔案工作來說，要通過多種方式和多種渠道加大對(duì)于檔案信息資源的開發(fā)力度，提高檔案在各個(gè)部門中的利用率。通過提高檔案管理水平，利用好檔案信息，使部門和單位的決策更加科學(xué)，為干部的選拔和晉升提供信息服務(wù)。通過及時(shí)收集反饋信息，可以使檔案管理人員發(fā)現(xiàn)檔案資料的不足，及時(shí)查缺補(bǔ)漏，通過總結(jié)教訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案的利用率。在檔案管理工作里，可以按照不同的服務(wù)對(duì)象，結(jié)合不同的服務(wù)需求形成不同的檔案材料。所以，在收集材料時(shí)，其價(jià)值的高低和檔案材料的利用率有密切聯(lián)系。要想從根本上保障檔案室的檔案資料充足，就要按照實(shí)際狀況調(diào)整檔案歸檔范圍，使保管的期限更加合理。另外，管理檔案的載體要多樣化，不能僅僅使用單一的紙張形式，還有通過照片、錄音和錄像等保存資料。

四、在新時(shí)期下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，不能局限于設(shè)備的先進(jìn)化，還要加強(qiáng)實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)的現(xiàn)代化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化。對(duì)于各個(gè)機(jī)關(guān)單位和事業(yè)單位來說，它們的檔案管理工作里，最現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)管理水平的現(xiàn)代化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣才可以適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展，提高檔案管理工作發(fā)展，實(shí)現(xiàn)基層檔案室資料歸納和利用。

在新時(shí)期的發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的前提是實(shí)現(xiàn)設(shè)備的現(xiàn)代化，另外，實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的保障。在加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化中，要加強(qiáng)對(duì)于案件組織的方式和格式的管理，加強(qiáng)對(duì)分類規(guī)則和著錄索引規(guī)則的貫徹落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文獻(xiàn)編纂規(guī)則的管理。

五、加大對(duì)于檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)和相關(guān)計(jì)算機(jī)技能的培訓(xùn)力度

實(shí)施新的歸檔方法就要加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化管理。如果缺乏現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)，缺乏操作計(jì)算機(jī)的專業(yè)人員，那么很難實(shí)現(xiàn)基層檔案室資料的歸納和利用工作。相關(guān)的也無人煙必須正確管理文件級(jí)檔案，一方面要研究新型的檔案整理方案，另一方面要加大對(duì)于不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的操作技能，提高自身對(duì)計(jì)算機(jī)的掌控程度。通過培訓(xùn)力度的不斷加強(qiáng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才。綜合來看，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)于基層檔案室資料的歸納和利用，就要發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，提高工作的積極性，加大對(duì)于檔案管理人才建設(shè)力度，及時(shí)發(fā)展人才，努力培養(yǎng)人才，不斷壯大對(duì)檔案信息的管理人員隊(duì)伍，提高檔案材料管理人員的綜合素質(zhì)。

六、總結(jié)

在現(xiàn)在的信息化社會(huì)中，檔案資料扮演的角色越發(fā)重要，因此，對(duì)于基層檔案室資料的歸納和利用工作更加重要。要想提高檔案資料的利用率，為決策提供正確參考，充分發(fā)揮其作用，就要從制度方面以及檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)等多個(gè)方面入手，通過多管齊下，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，和新時(shí)期的發(fā)展形式相適應(yīng)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案材料的作用，文章通過相關(guān)措施的研究，為相關(guān)的檔案管理人員提供借鑒，有利于我國(guó)基層檔案室資料歸納工作開展，不斷提高檔案資料的利用率。

[1]檔案保護(hù)工作中存在的問題及對(duì)策[J].機(jī)電冰船檔案,2012(6).

[2]新時(shí)期檔案管理信息化對(duì)策探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2013(2)

[3]基層檔案室檔案保護(hù)工作的困難與對(duì)策[J]湖北檔案,2011(12).