加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

王海英黑河市軍隊(duì)離退休干部休養(yǎng)所 黑龍江黑河 164300

加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作 推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

王海英
黑河市軍隊(duì)離退休干部休養(yǎng)所 黑龍江黑河 164300

檔案工作不僅種類較多，而且涉及的領(lǐng)域較廣，內(nèi)容十分繁瑣，因此需要做好檔案基礎(chǔ)工作，充分的認(rèn)識(shí)到檔案基礎(chǔ)工作對(duì)檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的重要意義，并對(duì)檔案基礎(chǔ)工作中的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，從而采取積極的應(yīng)對(duì)措施，加快推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

檔案基礎(chǔ)工；檔案管理現(xiàn)代化；作用；規(guī)范化

為了能夠更好的推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)進(jìn)程，我們需要對(duì)檔案基礎(chǔ)工作給予充分的重視，從抓好基礎(chǔ)工作開始，有效的提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，加快推動(dòng)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保更好的促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

檔案管理現(xiàn)代化推動(dòng)過程中，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是其中非常關(guān)鍵的兩個(gè)環(huán)節(jié)，而這兩點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)又與檔案基礎(chǔ)工作具有直接的關(guān)系，只有做好檔案基礎(chǔ)工作，才能有效的提高檔案管理效率和水平，因此在檔案工作中，需要進(jìn)一步對(duì)檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)行完善，確保檔案管理現(xiàn)代化水平的提升。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。衡量檔案管理水平主要以現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化作為重要指標(biāo)，但由于一些部門對(duì)檔案管理工作缺乏重視，這也導(dǎo)致一些無效檔案產(chǎn)生，因此在檔案管理工作中，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行有效的整合，提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為檔案管理效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。在檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)過程中，不僅需要提高檔案查找的工作效率，而且還要提高檔案的完整性，在具體工作中，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，并對(duì)檔案的頁碼和信息進(jìn)行歸類，以此提高現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性。在檔案基礎(chǔ)性工作中，檔案信息輸入和檔案歸類是其中非常關(guān)鍵的內(nèi)容，做好這兩項(xiàng)工作，對(duì)于檔案日后的查找和管理具有極其重要的意義。特別是在信息技術(shù)在檔案管理工作中廣泛應(yīng)用的新形勢下，利用信息技術(shù)將檔案信息輸入到信息庫，可以為檔案檢索和使用帶來更多的便利。同時(shí)還要正確對(duì)檔案進(jìn)行分類，確保信息輸入的準(zhǔn)確性，這樣才能為及時(shí)、準(zhǔn)確的找到檔案信息奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）檔案的利用率。在檔案基礎(chǔ)工作開展過程中，往往會(huì)根據(jù)檔案的輕重緩急來對(duì)其進(jìn)行分類，將一些重要的檔案信息進(jìn)行優(yōu)先加工，從而將一些具有重要價(jià)值的檔案挑選出來，確保檔案利用效率的提高。同時(shí)在檔案信息輸入信息庫過程中，需要進(jìn)一步對(duì)檔案檢索進(jìn)行完善，以此來有進(jìn)一步提高檢索的效率，以實(shí)現(xiàn)及時(shí)、準(zhǔn)確的找到所需要的檔案信息。

二、檔案基礎(chǔ)工作中存在的問題

在社會(huì)發(fā)展過程中，檔案的數(shù)量呈不斷增長的趨勢，不僅檔案數(shù)量繁多，而且其內(nèi)容也較為龐雜，在查閱過程中需要耗費(fèi)較長的時(shí)間。長期以來在我國檔案管理工作中，一直側(cè)重于保管，而且在不同時(shí)期檔案整理規(guī)格和要求也存在一定的差異，檔案基礎(chǔ)工作十分薄弱，存在著諸多問題。

（一)一卷多冊現(xiàn)象較為常見。這主要是由于在檔案基礎(chǔ)工作中，檔案檔號(hào)和目錄號(hào)沒有明確，從而導(dǎo)致一卷多冊問題發(fā)生

（二)案卷標(biāo)題不規(guī)范。不僅案卷標(biāo)題各基本要素缺乏，而且還無法對(duì)其主題內(nèi)容進(jìn)行深入反映，存在著許多沒有標(biāo)題的現(xiàn)象。一些沒有涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容會(huì)對(duì)檢索帶來較大的難度，從而導(dǎo)致這些案卷無法得到有效的利用。

（三)案卷頁碼、組卷及卷宗厚薄缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案基礎(chǔ)工作中，案卷中存在未標(biāo)示頁碼的問題，這就導(dǎo)致一旦發(fā)生掉頁和缺頁現(xiàn)象時(shí)很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。組卷混亂現(xiàn)象較為嚴(yán)重，組卷缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，按各種形式組卷的現(xiàn)象較為常見。另外，卷宗在厚薄上存在較大的差異，部分一二頁紙即為一卷，有的甚至上百頁紙才歸為一卷。特別是對(duì)于一些檔案數(shù)量較為龐大的部門，這類問題尤為嚴(yán)重。

三、提高檔案基礎(chǔ)工作水平，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

（一）全面普查案卷。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案管理部門，由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件，所以要剔除這些無用的文件，避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷。將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號(hào)。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時(shí)間，提高效率。“主題詞”雖然有規(guī)范統(tǒng)一的功效卻同時(shí)存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,在實(shí)際工作中可以采取以“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí)待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢和計(jì)算機(jī)自動(dòng)標(biāo)引不準(zhǔn)確缺點(diǎn)，而且解決主題詞詞義含量問題分屬關(guān)系 。

四、結(jié)束語

檔案不僅種類繁多，而且涉及的范圍較廣，在現(xiàn)代檔案管理工作中，各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)工作都具有非常重要的作用。檔案基礎(chǔ)工作所面臨的工作量較大，這就需要在具體工作中要充分的利用計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，對(duì)檔案質(zhì)量和結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，確保其合理性，從而為推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化奠定良好的基礎(chǔ)。

[1]胡紅，朱春瑜.談檔案管理的基礎(chǔ)工作與檔案管理的現(xiàn)代化[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào),2012,7(3):40-42.

[2]周宇飛.在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,11:83.

[3]仲維麗.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].赤子(上中旬),2014-09-05.