文書檔案信息開發(fā)存在問題與改進(jìn)對策

程　文哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

文書檔案信息開發(fā)存在問題與改進(jìn)對策

程文
哈爾濱市巴彥縣疾控中心 黑龍江哈爾濱 151800

文書檔案信息開發(fā)和利用是關(guān)系到檔案能否直接服務(wù)于人民的關(guān)鍵，本文從文書檔案之間的關(guān)系引申出我國文書檔案信息開發(fā)工作中存在的一些問題和不足，從而從幾方面探討相應(yīng)的對策建議，以期為檔案信息開發(fā)利用提供參考。

文書檔案；存在問題；改進(jìn)對策

一、文書與檔案之間的聯(lián)系

文書與檔案從歷史淵源來看，就是文書學(xué)與檔案學(xué)交叉在一起產(chǎn)生的學(xué)科，早在20世紀(jì)80年代前，文書學(xué)一直被視為檔案學(xué)的一分支，后來，隨著文件、檔案工作一體化的發(fā)展，檔案與文書關(guān)系更為密切，才產(chǎn)生了文書檔案這一名詞。文書檔案主要是政府機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的具有保存價值是文件的總稱。文書檔案作為信息開發(fā)的基礎(chǔ)，信息是否充分利用，直接決定著檔案的利用及普及，當(dāng)前，在我國無論是政府機(jī)關(guān)、還是企事業(yè)單位在文書檔案的開發(fā)和利用上都存在或多或少的問題。因此，分析這些實際工作中問題所在，并尋找相應(yīng)的解決方案具有重要的意義。本文重點論述文書檔案在信息開發(fā)中存在問題及針對這些問題改進(jìn)對策。

二、檔案信息開發(fā)工作中存在的問題

（一）檔案編研工作滯后

編研工作需要有大量第一手的資料，但是現(xiàn)在的檔案材料中存在著這樣的現(xiàn)象，文書檔案大家比較看重、科技相比較看輕，歷史檔案看重，科研檔案看輕，致使編研材料檔次低，適應(yīng)形勢發(fā)展的編研成果少，編研成果利用率低等問題。

（二）管理結(jié)構(gòu)單調(diào)

在現(xiàn)有檔案中，文書檔案數(shù)量較多，而科技類、專業(yè)性強(qiáng)的檔案在館藏中所占比例較少。專業(yè)性強(qiáng)的檔案大多數(shù)散在各專業(yè)單位中，沒有統(tǒng)一、有效的管理，館藏文件中結(jié)構(gòu)相對單一，這樣的文書結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，首先內(nèi)容不夠全面，形式不夠靈活，適用范圍狹窄，對檔案信息資源的開發(fā)不利。因為社會對檔案信息的需求量大、面全、是多方面的，而現(xiàn)有的文書檔案中涉及經(jīng)濟(jì)的內(nèi)容不夠全面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)更是前后連接不上，因而使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，存在著較大的難度。

（三）檔案工作者服務(wù)意識不足，服務(wù)手段單一

檔案管理人員向社會各界宣傳檔案知識很少，也沒有國家確定的宣傳日，所以處于封閉階段，大眾對文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更是知之甚少，而檔案工作者卻不主動服務(wù)，基本是被動服務(wù)方式，在思想觀念上也認(rèn)識不到檔案信息對于市場經(jīng)濟(jì)意識的重要性，更沒有發(fā)現(xiàn)檔案信息處于隱蔽的、潛在的、深層次的作用，致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不同步。

（四）檔案信息開發(fā)兩級管理分化嚴(yán)重

檔案信息開發(fā)需要各部門合作、配合，相互提供有價值的檔案信息，為生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動提供憑證、依據(jù)和信息。但是現(xiàn)在的檔案信息開發(fā)工作，沒有把重要的信息資源合理利用，相互銜接存在著很大的不足。通常是業(yè)務(wù)檔案和行政檔案沒有有效的融合，很多文件檔案、行政檔案由檔案局統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案大多由業(yè)務(wù)部門管理，這樣利用開發(fā)起來存在很多的弊端。

三、要改進(jìn)這些不足現(xiàn)象，針對問題具體解決

（一）做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供必要的前提保障

要做好檔案信息開發(fā)利用最首要任務(wù)就是要存儲檔案信息，從各方面收集檔案信息、以增加檔案信息存儲量，更要持續(xù)的從數(shù)量上和內(nèi)容上豐富館藏檔案，多層次、多渠道征集檔案資料，還要將散在各業(yè)務(wù)單位大量的有專業(yè)性強(qiáng)的業(yè)務(wù)文件、數(shù)據(jù)、分析、總結(jié)、報告、化驗數(shù)據(jù)等材料和大量的文件、匯編統(tǒng)一起來，以利于查找開發(fā)，去粗取精，去偽存真，保障最大限度得以利用。

（二）注重編研工作、全面的提供檔案信息，是搞好檔案信息開發(fā)利用的有效手段

檔案編研就是利用現(xiàn)有檔案信息，從中提取有意義的、有利用價值的信息進(jìn)行系統(tǒng)化、精煉化，它是一個加工，提取的過程，主要是把龐雜的、零散的檔案信息進(jìn)行重新組合，找出規(guī)律，找出對生產(chǎn)生活有價值信息加以考訂、加工 使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專業(yè)，形成從內(nèi)容到實體信息化的深化，還要系統(tǒng)的發(fā)掘檔案的信息資源，為各項工作服務(wù)。

（三）建立檔案系統(tǒng)部門計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、實現(xiàn)資源共享、加大信息資源的開發(fā)利用

隨著電子時代的到來，我們的生活和計算機(jī)密不可分，當(dāng)然檔案管理也逐漸升級，趨于電子化，這樣極大地簡化了檔案管理程度 ，加快了檔案檢索查詢速度，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供有利契機(jī)，單一的，地區(qū)性信息資源畢竟有限，因此，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)、實現(xiàn)信息共享，必將大大促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，促進(jìn)我國各項建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

（四）更新觀念。強(qiáng)化主動服務(wù)意識

觀念的問題就是思想認(rèn)識問題，要進(jìn)一步更新思想，不能沉溺于過去的條條框框，更新觀念，牢固樹立信息就是服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的中心思想，破除“等待觀望、紙上談兵”的消極觀念，爭取主動服務(wù)，主動參與，以新世紀(jì)新主人的姿態(tài)積極投入到檔案信息資源開發(fā)工作中來，我們要服務(wù)的形式有很多種，如“電話預(yù)約”“上門服務(wù)”“全天候上網(wǎng)服務(wù)”等新的方式，建立健全相關(guān)制度，以滿足社會各界的實際需要。

（五）加強(qiáng)對檔案用戶的宣傳

要想檔案信息更好的服務(wù)人民，首先主要的就是讓用戶知道文書檔案的內(nèi)容、構(gòu)成和價值狀況及國家各個歷史階段經(jīng)濟(jì)開發(fā)建設(shè)的檔案種類、特點、形成過程，檔案用戶知曉了檔案價值才能利用檔案，利用檔案才能發(fā)揮信息的服務(wù)作用。其次，檔案檢索工具及其使用方法很多用戶不掌握，不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及其使用方法很多用戶更是一頭霧水，通過宣傳使他們掌握和使用檢索工具，能夠及時準(zhǔn)確地查找到所需檔案。再次，檔案編研成果要及時通報，擴(kuò)大宣傳面，為政府決策、編輯各項開發(fā)建設(shè)的檔案史料匯集等提供依據(jù)。

四、結(jié)束語

文書檔案管理工作是各個單位都不可缺少的工作要素，除了切實的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)外，還要加強(qiáng)文書檔案管理工作與現(xiàn)代化管理手段及信息技術(shù)相融合，實現(xiàn)科學(xué)化文書檔案管理，從而有效的提高文書檔案管理的工作效率。

[1]張寧.我國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與思考[J].檔案學(xué)通訊,2008(6)67-73.