新時期辦公室檔案管理規范化

陳　騫山東省日照市疾病預防控制中心 山東日照 276800

新時期辦公室檔案管理規范化

陳騫
山東省日照市疾病預防控制中心 山東日照 276800

由于社會經濟的快速發展，我們對辦公室檔案管理工作的需求越來越大，辦公室檔案管理規范化已經受到了大家的重視。在單位的發展過程中，辦公室檔案管理規范化是辦公室工作的主要內容，它能夠體現出單位發展情況，有效地提升辦公室工作的工作效率，加強對單位的內部管理。在此背景下，本文對辦公室檔案管理規范化進行研究，提出相應的對策，希望能促進檔案管理的規范化。

辦公室；檔案管理；規范化

一、前言

辦公室檔案管理的規范化在各個事業單位中越來越受到重視，能夠有效地提升辦公室的工作效率。而檔案管理是一項系統性非常強的工作，從檔案的查閱到保存的整個流程都需要有專門的管理人員進行，并且對檔案進行裝訂、存檔等工作。在這過程中，每個步驟都需要有規范標準，不能出現錯誤。所以，辦公室檔案管理的規范化建設十分迫切。

二、辦公室檔案管理的規范化建設的必要性

（一）有利于提高單位的管理水平。辦公室檔案管理是企業的運營情況與人事變動的資料與證明，提高對辦公室檔案的管理能夠提升企業內部管理的水平，提高整體的工作效率與辦公室服務。檔案管理經過對單位各種事件的記錄與保存，能夠讓辦公室的工作人員有相應的借鑒與經驗。提高對辦公室檔案管理的重視，能夠在和其他的單位、企業溝通、合作時讓彼此用最簡單的方式溝通，查找相關合同、文件，省去了很多時間成本，提升了工作效率。同時在出現問題時，也是最有效地證明。所以，辦公室檔案關了跌規范化發展能夠促進事業單位發展的進程，提升事業單位管理水平。

（二）有利于豐富管理形式。由于我國科技水平的不斷進步，在如今的信息時代下，辦公室的檔案管理也越來越信息化，讓辦公室檔案管理的形式越來越豐富。目前，使用計算機對辦公室的檔案進行管理，和傳統的方式相比能夠大大提高工作效率，讓辦公室檔案管理工作更加系統、規范、科學，對于辦公室檔案管理的規范化有著十分重要的促進功能。使用計算機可以快速的對檔案信息進行收集、管理、儲存、使用，提升了內部信息交流的效率，讓檔案的管理與利用率得到提升。另外，使用信息化的辦公室檔案管理，能夠減少工作人員的工作時間，減少工作壓力，從而提升管理人員的工作質量。

（三）提升工作人員的綜合素質。辦公室檔案管理的規范化能夠提升工作人員的綜合素質，推動管理工作的持續發展。在我國單位或企業的檔案管理工作中，工作人員都需要選擇作風端正的工作人員，保證管理工作的健康發展。由于時代的進步，單位或企業中也經常對工作人員展開培訓，加強其知識儲備，提升了檔案管理人員的綜合素質。

三、當前辦公室檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏健全的管理機制。在新時期，單位或企業在進行檔案管理工作時沒有健全的管理機制，從而降低了辦公室工作效率，影響其發揮自己的作用。在傳統的個檔案管理工作只是簡單的對資料進行整理與存檔，沒有注重它的分類與使用。這些都是因為沒有健全的管理機制導致的，讓辦公室的工作人員沒有規章制度，很多檔案資料混亂、丟失，影響了檔案管理的進一步發展。

（二）檔案管理設備落后。目前，很多單位和企業在辦公室檔案管理這個工作中的投資較少，很多高新科技產品不能及時的引進其中，讓檔案管理的設備較為落后。在工作過程中，只能使用原本傳統的工作模式進行，這就大大提升了管理人員的工作量，這也是讓檔案管理工作變得較為混亂的主要原因。

（三）專業人員缺乏。辦公室檔案管理人員在單位中有著非常重要的作用，但是在目前的實際情況中，很多管理人員都沒有重視這項工作，進而導致相關的工作人員專業水平較低，沒有使用新技術、接受新知識的能力，還是在使用傳統的舊模式進行檔案管理工作，進而影響其開發潛力、充分發揮自身的工作職能。

四、辦公室檔案管理的規范化建設的對策

（一）重視對辦公室檔案管理的規范化。在單位與企業的辦公室檔案管理工作的過程中，相關工作人員要重視起對資料的規范化管理，提升工作效率。辦公室檔案管理的工作人員要認真的對內部的信息與資料進行收集、整理、儲存等工作流暢，并且在平時的工作過程中要注重保證資料的正確性、安全性與全面性。在辦公室檔案管理工作中，要建立一個建議的工作流程標準，在減輕工作人員工作壓力的同時，提升工作的效率與工作的質量。

（二）加強辦公室檔案資料的信息化管理。由于計算機技術的不斷發展，信息化在每個行業中的應用都變得愈加廣泛。信息化管理對辦公室的檔案管理工作規范化也有著很大的促進作用。所以，單位與企業要重視計算機在此項工作中的使用，讓辦公室檔案管理的工作人員改變傳統的工作觀念與方式，提升自身的計算機使用水平，最終達成辦公室檔案的信息化管理，從根本上提升辦公室檔案管理的水準。

（三）加強對辦公室檔案管理人員的素質。如今社會的競爭力主要表現在人才方面，在檔案管理工作中也是如此，單位或企業要加強對于檔案管理工作人員的培養，只有讓工作人員的綜合素質得到提升，才能更好地進行檔案管理工作，讓其更加規范，提升工作質量。所以，可以定時的對相關工作人員進行培訓教育，不斷加強新知識的學習，提升他們的專業水準與職業素質，促進檔案管理工作人員的全方位發展。

五、結論

綜上所述，辦公室的檔案管理工作是單位或企業想要進一步發展的重要環節。所以，我們要加強辦公室檔案管理的規范化建設，提升管理水平與工作效率。在日常的檔案掛歷工作中，要按照規范的流程進行，提高辦公室檔案資料的信息化管理、讓工作人員有終身學習的能力，在新時期下，讓辦公室的檔案管理工作更加規范。

[1]丁峰.新時期事業單位檔案規范化管理的具體方法探討[J].辦公室業務,2014,13:75.

[2]李華.試論新時期辦公室檔案管理的有效性[A].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——如何建立科學決策機制理論研討會”論文集（上）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院:,2015:1.