試論事業單位檔案管理中知識管理的運用

張　華鄄城縣人力資源和社會保障局 274600

試論事業單位檔案管理中知識管理的運用

張華
鄄城縣人力資源和社會保障局 274600

事業單位中的檔案管理是國家檔案管理工作中的重要組成部分。隨著信息化時代的發展，檔案管理的工作也逐漸實現了信息化建設，然而在這樣與時俱進的管理基礎上，加強知識管理在檔案管理中的運用，無疑是完善檔案管理的有效途徑，對于事業單位而言具有重要的意義，因此本文針對事業單位檔案管理中知識管理的應用展開討論。

事業單位；檔案管理；知識管理

一、引言

隨著國家的快速發展，事業單位的發展也在穩步進行。檔案管理工作作為事業單位管理工作中的重要組成部分，對其的完善具有重要意義。知識管理是對復合學科的綜合管理，將其運用到事業單位的檔案管理中具有積極的促進作用，也是目前國內運用比較少的管理方法。因此，本文對于事業單位檔案管理中知識管理的應用探討具有指導意義。

二、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理簡介。“知識管理”是一種具有靈活性、多變形、創新性的管理方式，其主要的管理對象仍然是知識，但是知識的屬性從傳統意義上發生了根本性的改變。這里所指的“知識”是一種在從事各種信息活動中所發掘的隱形知識，它具有一定的運動特征和結構轉變。“知識”的價值在于其可以創造出一種價值資本，使得在行業中產生明顯的競爭優勢，同時由此深入可以發掘出更多的創新元素和技能，在某種意義上克服了信息管理的弊端，是信息管理的互補管理。

（二）檔案管理簡介。檔案管理，顧名思義是以檔案為核心實行的一系列的管理活動，目的是保證檔案信息的安全維護，持久存儲以及快捷調配等。檔案信息一般可以定義為是個人或者機關部門在社會活動中所產生的一系列可以用文字、圖像或者其它載體代替的事跡信息的總稱。因此在對檔案進行管理過程中，由于管理基數大、信息內容多而存在著各種難度，需要結合其它很多方式進行綜合管理。

三、知識管理與事業單位檔案管理聯系的必要性和可行性

（一）知識管理與事業單位檔案管理聯系的必要性分析。如今信息化管理的引入使得事業單位的檔案管理逐漸實現了信息化建設，然而信息化管理本身并不是管理的最佳狀態，其也存在一定的弊端，即只能實現對檔案內容、信息等的快速處理與運用，而對其它與檔案相關的潛在知識并不能深度的挖掘并加以運用，因此引入知識管理是必要的。知識管理與檔案管理同屬于管理方法，二者在某種程度上講具有很多的相同之處，例如在管理對象上具備相同的元素例如文件，檔案等，在目的上也是一致的，即實現社會服務的快捷和便利，在技術方法上都充分的運用了信息化和數字化技術，因此兩者在屬性上存在著必然的聯系，因此兩者的結合也是必要的。此外，對于檔案的知識管理是對檔案管理的范圍擴充。使得與檔案相關的內容在知識管理過程中同樣實現其價值最大化和管理最佳化。檔案本身就是一個大的集體，因此細化到每一個環節，充分的學習到每一個環節的精華是知識管理的學習價值體現。

（二）知識管理與事業單位檔案管理聯系的可行性分析。知識應用于任何一個領域都不會被排斥和被淘汰，從知識本身的屬性分析，其可行性不必考究。其次，從實踐知識管理的角度進行分析可以發現在將其融入到事業單位的檔案管理工作過程中具備可行的所有條件，這些條件包括技術支持。人力支持、資金支持等。當然，從事業單位本身的屬性來分析，其具備一定的知識管理優勢。事業單位隸屬于國家管理機構，其最明顯的特點就是政治性，因此在知識的學習模式上就如同政策理念的宣傳一樣，其很容易被人接受。此外，事業單位的檔案管理工作本身就存在著知識整理的環節，只不過沒有將知識管理的精髓專業化，需要加強培訓體制的建設，從而達到目的。

四、事業單位檔案管理中知識管理的運用方法

(一）將知識管理內涵普及，從根本上改變觀念。要想做好知識管理與事業單位的檔案管理工作建設深度結合的工作，就需要開展一系列的宣傳活動，使人們意識到知識管理的重要作用，將新的知識結構、知識運用、以及知識創新帶入到檔案管理的工作中去。使人們看到知識的力量，以及帶給檔案管理工作新內涵。

（二）完善制度建設，積極推進知識管理的運用。事業單位要制定出相關的適用制度，以保證知識管理在檔案管理的運用過程中有效實施。目前，知識管理應用于事業單位的檔案管理工作中的案例還屬于空白階段，這就要求現階段的事業單位能夠將意識落實到實踐中去，首先開展摸索工作，提出一些試點性質的制度，時刻觀察分析其應用結果，并在總結的過程中不斷改善。

（三）加大投資力度，保證管理順利進行。成本是完成任務建設的基礎，要想保證知識管理在事業單位檔案管理中起到一定的效果，且能夠穩步持續的推行，其基本的條件是保證在資金方面的支持力度。這就要求檔案管理部門對于預算的分析能夠詳明，且能夠控制在單位的承受范圍之內，向財政部門進行及時的上報，在這個過程中要反復推敲，不斷落實跟進資金去處，發現問題，應該及時的匯總上報，從而找到解決問題的方法。

（四）提前制定好知識管理的運用規劃。對于知識管理應用于事業單位檔案管理的過程中，要對具體的實施過程落實到方案的制定上，從而得到確切的應用流程。在方案中要明確知識管理應用于檔案管理中的目標，以及具體的實施策略，管理內容，管理范圍等。此外在總的流程中還要有應用技術、平臺、資金等的詳細說明，這樣可以為部門準備工作提供材料，保障知識管理工作的順利開展。

（五）構件學習小組，提高個人的綜合素質水平。在知識管理的過程中也是一個員工互相學習的過程，因此學習小組的構件可以在一定程度上建立競爭關系，刺激員工的學習欲望，從而在這樣的學習模式下提高個人的綜合素質水平。

五、結論

綜上所述，在新的時代條件下，在新的技術支撐下，完善事業單位的檔案管理工作具有重要的意義。文中討論了知識管理應用于事業單位檔案管理的必要性和可行性，以及提供了一些應用策略和方法，通過這些分析可以發現，在檔案管理信息化的基礎上，完善知識結構，進行知識創新使用，擴大檔案學習范圍是檔案管理工作的未來發展趨勢。

[1]丁欽.試論事業單位檔案管理的現狀及對策[J].東方企業文化,2014,17:157+161.