預防性查體檔案管理重要性

于君君威海市胸科醫院查體科 264200

預防性查體檔案管理重要性

于君君
威海市胸科醫院查體科 264200

預防性查體檔案管理是醫院管理工作和醫院發展的重要組成部分，隨著我國醫療衛生事業的發展，預防性健康查體工作也日益重要，成為醫院管理工作中的一項重要內容。現就預防性查體的檔案管理工作做出了相應的分析，以供參考。

預防性查體；檔案管理；科學化；現代化

威海市胸科醫院為威海市衛生監督所和食品、藥品監督所及疾病控制中心指定查體單位，預防性查體證件有效期為一年，查體檔案保留三年。在查體工作中以文字、圖表等各種不同種類的載體和不同形式做統計記錄，具有保存和研究價值。預防性查體檔案不僅涉及到醫院的發展，更關系到廣大人民群眾衣食住行等各種社會活動及家庭生活。檔案不僅是指導和協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是衛生部門在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，加強預防性查體對醫院對社會在管理中都有著非常重要的意義。

一、醫院檔案管理科學化的概念與作用

（一）檔案科學化管理是當下的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念、一種態度，還是一種精益求精的文化。目前，檔案管理人員所要做的就是怎樣把這種意識、理念、態度貫穿于檔案管理實踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理人員的自然習慣。

（二）預防性查體檔案管理科學化有利于醫院查體工作的發展，在醫院管理中起著一定的作用 ，預防性查體檔案管理科學化能夠形成科學的、有效的、準確的醫療數據、科學決策的有效數據，有利于醫療技術與醫療質量的有效管理，有利于衛生監督機構和食品、藥品監督機構做出長遠準確的決策，有利于醫院的各種設備設施的管理。對調整各項醫療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據；通過對其使用性能、使用率的準確分析，能夠保證醫療設備的有效利用效果。

二、預防性查體檔案管理要科學化、現代化

（一）檔案管理人員要科學分配

在這個時代，醫院檔案正在由手工的、封閉的傳統模式向自動的、科學的、開放的電子模式轉變，這就要求管理人員必須具備電子計算機應用技術，防止檔案的丟失、破壞和篡改。為了能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬無一失，分配的管理人員應科學合理。

檔案管理人員應具備檔案管理的專業知識、技能及相關的現代科學知識，還應具備社會科學和自然科學知識，明白各種物理化學因素以及周圍環境對它的影響，只有明白了這些知識才能很好的保護檔案，以及在檔案收到損壞時采取相應的保護措施。

（二）檔案管理設備要科學配備

隨著現代化設備和技術的發展，科學化檔案管理是與現代化科學與技術接軌的管理方式，檔案管理使用現代化設備必不可少。改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現代化和高效化。

利用計算機網絡進行預防性醫院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。通過構建網絡電子檔案服務平臺，把收集整理好的眾多檔案構建成檔案查詢系統，實現資源共享，實現檔案信息資源的數據化和網絡化，共同促進現代化醫學的進步，為更多的醫學研究者提供可靠有用的資料來源。

（三）實現檔案計算機微機管理

計算機技術使得檔案由紙質信息向電子數據轉換，使工作人員日常工作更加的方便，快捷，規范，提高工作效率。能為體檢者提供更好的服務，方便工作人員快速、方便、準確的找到要的數據。從而實現檔案信息數字化存儲。運用計算機技術可以實現文書和檔案工作的全程自動化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲、利用和數字管理全過程。互聯網的普及，使檔案信息網絡化利用成功實現。

把體檢報告收集好，完整的體檢檔案可以放映健康的微小變化。建立一個完整的健康檔案，體檢報告無疑是最好的參考依據。工作流程中應確保受體檢者信息完整無缺，體檢者的整個流程包括各種檢查單的發放，填寫后再進行檢查，如血液檢查，從血液的采集、到血液化驗的分類、分項和收集及結果的發放。B超檢查如：各臟器病灶的大小，形態、描述要清晰，檢查報告要準確無誤，檔案管理人員要做到認真核查，嚴格核對，對于記錄不完整的體檢資料應跟蹤反饋信息，對于沒有按工作的流程歸檔的資料。要做好記錄，直到完整歸檔。

三、建立資料檔案的管理制度

（一）建立從業人員健康檢查發證檔案，并按照公共場所、食品、藥品分類保存，并且一人一檔，至少保存3年。

（二）檔案內容包括：《從業人員健康登記表》、《藥品從業人員健康檢查表》、檢驗報告單、預防性健康查體合格證明發放原始資料。

（三）對從業人員健康檢查發證檔案內容實行保密制度，未經本人允許不得泄露，一經泄露追究泄露者法律責任。

（四）從業人員健康查體檢查發證檔案保存3年后由疾控中心辦公室負責銷毀，銷毀時嚴格執行相關程序和辦法，并做好銷毀記錄，禁止擅自銷毀。

（五）從業人員健康證發證檔案實行專人、專室、專柜管理。確保從業人員健康證檔案安全。

（六）從業人員健康檢查發證檔案存放處要做到“十防”（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄漏）工作。

預防性查體越來越受到社會的重視，科學化檔案管理能解決當下日益繁重的檔案管理任務與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。要求我們適應現代社會的要求，把檔案管理科學化，必須從思想上意識到其重要性，只有真正做到科學化檔案管理，確實發揮檔案自身的作用，才能促進醫院及社會的健康發展，才能適應現代化的發展趨勢，才能真正有利于現代醫學的發展和進步。

[1]羅梓元.關于醫院檔案管理創新的幾點思考.

[2]余立娟.淺談醫院檔案管理工作.

[3]張奎明,李洪合.檔案工作的現代化.