關于做好檔案利用工作的幾點思考

車鳳善

吉林省延邊社會福利院 133000

關于做好檔案利用工作的幾點思考

車鳳善

吉林省延邊社會福利院 133000

檔案利用工作是檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務的一項業務工作，是傳遞、開發和利用檔案信息資源的重要途徑和有效方法，又是檔案館(室)聯系廣大利用者的橋梁和紐帶，直接反映出檔案工作成果和社會對檔案的需要。

隨著社會主義市場經濟的不斷深入和社會各項事業的持續發展，對檔案利用的要求也越來越高。因此，檔案部門應采取多種形式，積極主動地開展檔案利用工作，以更好地滿足社會各方面的利用，為中心工作提供有力的決策支持。

我現將從以下幾個方面，對做好檔案利用工作，談點自己浮淺的見解。

一、要提高認識，解放思想，更新觀念

檔案工作是一項系統的信息工程，可分為兩個部分，即基礎工作和利用工作。除利用工作以外的其他環節的業務工作都屬于基礎工作，都是為了提供利用而服務的。如收集是為了滿足利用，整理是為了系統利用，鑒定是為了準確利用，保管是為了長遠利用，統計是為了方便利用，只有把以上的基礎工作做好了，才能為利用工作打開局面，發揮效益。可以看出，利用工作對整個檔案工作起著檢驗和帶動作用，從而利用工作開展得好壞，關系到整個檔案工作的質量與水平，關系到檔案事業的發展。

檔案部門由于長期不變的工作環境、工作模式、工作內容和工作群體的影響，思想保守，觀念陳舊，至今還存在著看門守攤，等客上門的保守型作法，這嚴重制約和影響著檔案工作的長久發展和改革創新。因此，在新形勢下，檔案部門必須從計劃經濟時代固有的檔案管理模式中解放出來，應樹立起新的檔案利用觀念，從封閉、半封閉型走向開放型，把檔案工作的重點轉移到社會利用的服務上來，使檔案資源得到充分的利用，真正使檔案館(室)成為信息服務的中心。

二、要熟悉檔案，豐富館(室)藏

熟悉檔案，是利用工作的首要環節。檔案利用活動的各個環節，都是從熟悉館(室)藏開始的。因此，檔案人員應該熟悉檔案的內容和成份，對檔案的數量、種類有一個清晰的了解。在此基礎上，要了解客觀需要，有針對性地做深入細致的調查研究，掌握利用規律。只有這樣，才能準確、迅速地提供利用，把“死”檔案變成“活”檔案。

充實和豐富館（室）藏是有效利用檔案信息資源的物質基礎。目前還普遍存在著館(室)藏檔案不夠豐富、結構單一等弊端。要徹底改變這一現狀，應在拓展收藏領域上下功夫。首先，要擴大收集范圍。除文書檔案以外，還要接收科技檔案、會計檔案和其它門類的檔案，進而提高專門檔案的比重。其次，不斷改善館(室)藏結構。要突出館(室)藏的特色，注意收集反映地方特色、民族特色、經濟特色、文化特色、行業特色等檔案資料。再次，在保證紙質文件材料歸檔的同時，還要重視對錄音帶、錄像帶、照片及電子文件的收集歸檔。

三、要加強館(室)基礎業務建設

（一）要建立健全檔案管理制度，嚴格按照國家的有關規定，對檔案進行科學、規范的收集、整理和保管。

（二）要搞好檔案的編目，尤其是專題和分類目錄。檔案的編

目，是熟悉館(室)檔案的重要途徑和基礎，又是檔案利用者查找檔案資料的媒介。

（三）要確保檔案的完整與安全，防止檔案被破損、褪變和散失。同時要抓好檔案的保護工作，延長檔案的壽命，保障檔案的持續利用。

（四）要加快檔案信息化建設。要充分發揮高科技的助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務。借助網絡信息量大、傳遞速度快的優勢，實現檔案信息資源的共享。

四、要做好檔案利用服務

（一）要做好檔案的開放工作。依照開放檔案的規定和保密原則，對符合開放條件的檔案及早開放，讓更多的人利用檔案，使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性。

（二）要創新服務形式，主動為利用者提供優質服務。要徹底改變過去單一的守門待客的作風，從思想上牢固樹立高度的服務理念，重視和加強對利用者的研究，不僅研究利用者的當前要求，還要研究他們的潛在要求，千方百計為利用者提供方便。

（三）要強化綜合服務功能。要重點搞好檔案編研，首先對大量的檔案信息進行篩選、歸納、綜合、摘編后，編寫成各種檔案參考資料，使檔案信息資源更準確，更系統、更精練，以便更好地發揮檔案的利用價值。還要從實際出發，有針對性地編制必要的檢索工具、匯編等材料，使利用者可以多途徑迅速、準確地檢索到所需檔案。另外，要通過開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本等方式，向社會各方面提供利用檔案，不斷提高檔案的利用率。

（四）要通過對利用效果的收集、整理、分析和研究，全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館室藏結構與成份，加強各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

五、要搞好館（室）硬件建設

近些年來，在各級領導的重視和檔案部門的積極努力下，館

(室)基礎設施建設有了一定的改善。雖然館(室)的檔案庫房、裝具、保護設備普遍發生了變化，但遠遠不能滿足利用者的實際需求。因此，各級檔案館(室)要采取積極的態度，千方百計地新建、改建或擴建檔案館(室)，購置現代化設備，為檔案利用創造更加有利的條件。

總而言之，檔案的價值在于利用，檔案利用在檔案工作中占有越來越重要的地位，起著不可忽視的作用。檔案部門收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用要求。因此，檔案部門要不斷提高檔案利用的質量和水平，及時、準確、系統、全面地向社會提供檔案，更好地為廣大檔案用戶服務、為黨和國家的中心工作服務。