辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

文/日照市莒縣中醫醫院 吳立鑫

辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

文/日照市莒縣中醫醫院 吳立鑫

隨著科技技術的飛速發展，醫院檔案管理工作也采用了自動化的辦公模式，有效地提高了醫院檔案管理的工作效率和工作質量。本文對我國現階段醫院檔案辦公自動化管理現狀進行了分析，并提出相應解決方案。

辦公自動化環境；醫院檔案管理；分析

隨著我國信息技術的快速發展，醫院也將全面實行改革制度，大力發展辦公自動化技術，以便于更好地完成醫院檔案的管理工作。與傳統檔案管理工作相比，辦公自動化環境所帶來的沖擊性十分之高，也全面填補了傳統檔案管理的空白，使醫院檔案管理工作提升到一個新的臺階，從而為醫院長期穩定地發展創造良好的條件。

一、辦公自動化概述

（一）基本概念。所謂辦公自動化就是采用計算機信息技術來進行的。其包括數據傳輸接收以及數據存儲等工作，從根本上提高了醫院辦公的效率和質量，使其更具準確性和可靠性。同時辦公自動化還可以極大完善傳統手工歸檔，使醫院檔案管理工作邁上一個新的臺階，從而減輕相關管理人員的工作負擔，有效地提升工作效率。

（二）基本特點。1.實現資源共享。醫院檔案管理工作涉及很多管理部門，其檔案資料也極其分散。通過在自動化辦公環境中采用計算機管理可最大化發揮優勢，使檔案管理工作更具科學化和合理化，有效提升檔案的利用價值，避免了以往檔案信息受限的弊端。同時辦公自動化系統還將文件歸檔和審批權限進行了統一、規范的管理，為信息資料的儲存提供了更安全的保障。2.對檔案管理人員的相關工作提出很大的要求。辦公自動化環境下的檔案管理工作，主要是依靠網絡計算機技術來實現的，因此對相關管理人員的工作水平也提出了很高的要求，規定其必須具備掌握現代化辦公設備及檔案存儲方式的能力，還要在不斷的工作中完善自我素質，以積極飽滿的心態投入到醫院檔案管理工作中，從而使其符合新時期的檔案管理需求。3.醫院檔案存儲方式呈現多樣化。隨著醫院檔案管理工作的不斷改進，傳統紙質檔案管理的存儲方式也逐漸向圖像或影像等實物載體上靠攏。不僅節省了檔案存儲的空間，而且還能在一定程度上保證紙質檔案的完整。另外影像類的存儲載體還具有方便、快捷的讀取功能，可有效提高檔案存儲的穩定性。

二、我國現階段醫院檔案辦公自動化管理現狀

（一）缺乏完善的信息化管理制度。目前，我國醫院檔案的信息化管理制度仍然處于發展階段，很多醫院的管理系統和管理設備比較滯后，根本不能滿足當下檔案管理的需求。另外電子檔案的存儲方式存在很多安全隱患，很容易將患者的病歷資料泄露出去，從而給患者正常生活造成很大影響。同時很多醫院單位在檔案管理工作方面投入了較大的成本，但受傳統思想的約束，導致其檔案管理自動化系統并不完善，因此給醫院檔案管理平臺建設增加了很大的難度，資源浪費情況也是時有發生。

（二）缺乏完善的辦公自動化系統。由于各地醫院經濟水平的不同，其在軟件方面所投入的成本也是各有千秋。一些醫院缺乏嚴格的管理制度，再加上相關人員的水平有限，所以經常導致辦公自動化系統無法滿足檔案管理實際需求，甚至還會給電子檔案管理系統的后期運作帶來嚴重影響。

（三）醫院缺乏專業檔案管理人才。由于辦公自動化技術的實現是以計算機技術為基礎，所以對于檔案存儲方式也提出了很高的要求，需要具備多元化的存儲模式，才能保證檔案資料的完整度和精確度。現階段我國從事醫院文檔管理工作的人員，大多是以老員工為主，受傳統思想的影響，其工作方式十分單一，再加上缺乏專業的管理知識和操作技能，導致其很難完成現代化的檔案資料管理任務。

三、辦公自動化醫院檔案管理的解決方案

（一）建立規范化、標準化的檔案管理制度。要想充分發揮辦公自動化檔案管理工作的優勢，首先就要建立規范化、標準化的檔案管理制度，對文件管理與檔案管理做到統一、規范，使其更具方便性和準確性。其次建立完整的管理計劃，將文件歸檔以及文件處理工作集中起來，對其采取精細化的管理，從而保證不同接口類型檔案能夠順利歸檔。最后還要轉變傳統的工作方式，以文件為單位建立自動化管理系統，將傳統紙質文件演變成方便、快捷的圖像或音像等裁體，并聯合檔案部門和信息技術部門共同制定多元化的存儲模式，從而為醫院檔案管理提供優質的服務平臺。

（二）加強醫院檔案管理信息化建設。自動化辦公系統主要包括基礎設施及軟硬件數據材料等組成因素，具有較高的安全性和可靠性。因此為了保障醫院檔案管理工作的效率和質量，就要加大投入成本，引進現代化的管理設備，大力發展自動化辦公技術，使醫院患者的檔案信息得到更好的保障，從而為提高醫院檔案管理工作效率奠定扎實的基礎。

（三）建立專業的醫院檔案管理隊伍。盡管辦公自動化系統給醫院檔案管理提供了很大的方便，但仍然離不開人為操作技術的有力支撐。因此各醫院管理部門就要提高培養專業管理人才的重視程度，以提升在職管理人員的綜合素質和專業素質為基礎，定期開展各種培訓學習活動，使管理人員的工作方式得到極大的改善和調整，為增強管理人員的工作水平提供有效的途徑。

四、結語

綜上所述，積極應用辦公自動化技術，對于醫院檔案管理工作有很實際的意義。不僅促進了辦公室自動化環境下的醫院檔案管理水平，而且也極大地提高了檔案的利用效率。在未來醫院檔案管理工作中，還需相關部門進一步重視辦公室自動化工作，為提高醫院檔案管理工作的整體水平提供良好的發展空間。

[1]孫濤.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]中國病案 . 2016(01)：17-18.

[2]卜照鋒.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]中國衛生產業. 2016(07)：04-05.