憑證價(jià)值視角下的企業(yè)電子檔案管理研究

文/中航工業(yè)沈飛集團(tuán) 王爽

憑證價(jià)值視角下的企業(yè)電子檔案管理研究

文/中航工業(yè)沈飛集團(tuán) 王爽

本文從電子檔案具有憑證價(jià)值的理論出發(fā)，從觀念、檔案學(xué)理論、技術(shù)等幾個(gè)方面探討企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值，并以此為依據(jù)探索優(yōu)化企業(yè)電子檔案管理內(nèi)容、流程、安全保障等方面內(nèi)容，以期建立有效的企業(yè)電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)電子檔案效用的最大化。

憑證價(jià)值；企業(yè)電子檔案管理；流程；安全保障

關(guān)于檔案的憑證價(jià)值研究，國(guó)內(nèi)外檔案界學(xué)者早有論述。但以憑證價(jià)值為依托，具體研究先進(jìn)企業(yè)電子檔案管理研究卻少人問(wèn)津。為此，首先要分析學(xué)術(shù)界對(duì)企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值爭(zhēng)論點(diǎn)，進(jìn)而深入研究憑證價(jià)值與企業(yè)電子檔案管理之間的深層次關(guān)系。

一、企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值概述

信息時(shí)代之前，檔案多以紙張作為載體，原始性的各方面要素充分體現(xiàn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案載體更為多元，基于原始性的憑證價(jià)值受到質(zhì)疑。部分學(xué)者認(rèn)為，企業(yè)電子檔案是由原始檔案轉(zhuǎn)化而成，二次生成過(guò)程中，喪失原始屬性，不再具備“原件”意義。因此，憑證價(jià)值也值得商榷。另一部分學(xué)者認(rèn)為，檔案基本屬性的原始性，是指檔案內(nèi)容的原始性、記錄性，而非檔案保存載體。擁有憑證價(jià)值的只是其中的信息內(nèi)容，內(nèi)容而非形式才是引為證據(jù)的實(shí)質(zhì)，只不過(guò)信息內(nèi)容的原始性需要借助信息形式的原始性獲得。這從根本上改變了檔案原件的內(nèi)涵外延，使得企業(yè)電子檔案的憑證價(jià)值具有理論依據(jù)。對(duì)于以上觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為，一是隨著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案電子化已經(jīng)成為必然。理論研究需適應(yīng)社會(huì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，如果仍拘泥于檔案紙質(zhì)載體概念必然會(huì)阻礙人們對(duì)電子檔案憑證價(jià)值的深入認(rèn)識(shí)和探討，企業(yè)電子檔案作為實(shí)現(xiàn)“社會(huì)記憶”的功能將會(huì)弱化。二是只要文件一形成，“由于原始憑單或憑據(jù)擁有充分的憑證信息（往往是指原始的結(jié)構(gòu)信息和背景信息），在這樣的憑證信息支撐下足以證明這些憑單或憑據(jù)的真實(shí)可靠，因而它們便能呈現(xiàn)出不可替代的法律意義上的憑證價(jià)值?！奔措娮訖n案與傳統(tǒng)檔案一樣具有了憑證價(jià)值。三是企業(yè)電子檔案憑證價(jià)值的認(rèn)定對(duì)于企業(yè)檔案管理以及電子檔案理論研究都將大有裨益。

二、憑證價(jià)值視角下，企業(yè)電子檔案管理面臨的問(wèn)題

（一）企業(yè)電子檔案自身特點(diǎn)衍生出的困境。盡管電子檔案的憑借價(jià)值獲得了學(xué)術(shù)界的認(rèn)可。但由于企業(yè)電子檔案自身特點(diǎn)，要想真正實(shí)現(xiàn)憑借價(jià)值還面臨諸多困境。一是儲(chǔ)存介質(zhì)的可更改性。電子技術(shù)最大便利為隨時(shí)性，這其中包括隨時(shí)隨地的可重復(fù)擦寫(xiě)更改。企業(yè)電子檔案系統(tǒng)很容易受到攻擊，對(duì)內(nèi)容原始性可進(jìn)行不留痕跡的篡改、破壞，使其對(duì)其文本內(nèi)容的原生性存有疑慮。二是生存環(huán)境的不確定性。企業(yè)電子檔案處于存檔保存或客戶(hù)需要，常需要以不同的字體、字號(hào)輸出或是不同儲(chǔ)存格式的轉(zhuǎn)變，每一次載體形式的轉(zhuǎn)變實(shí)際上都是對(duì)檔案的再處理過(guò)程，其檔案背景信息逐漸模糊，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。

（二）企業(yè)自動(dòng)化辦公環(huán)境下，電子檔案憑借價(jià)值面臨的問(wèn)題。辦公自動(dòng)化將企業(yè)各部門(mén)高度整合成一個(gè)有機(jī)體，有效地提升了企業(yè)辦公效率。同為信息時(shí)代的產(chǎn)物，辦公自動(dòng)化和電子檔案所利用的載體具有共融性，但辦公自動(dòng)化搭建的管理應(yīng)用體系又對(duì)電子檔案憑借價(jià)值產(chǎn)生不可忽視的影響。一是傳遞前身原始屬性的質(zhì)疑性。目前，我國(guó)企業(yè)的辦公自動(dòng)化水平還比較低，主要是建立于計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)性推廣應(yīng)用上，企業(yè)各部門(mén)憑借內(nèi)部自動(dòng)化辦公網(wǎng)絡(luò)將檔案數(shù)據(jù)信息向檔案部門(mén)傳遞。企業(yè)檔案種類(lèi)繁多，且部分涉及企業(yè)重要數(shù)據(jù)和商業(yè)數(shù)據(jù)，辦公自動(dòng)化使企業(yè)各類(lèi)數(shù)據(jù)相互流動(dòng)，并進(jìn)入不同主體手中，數(shù)據(jù)信息經(jīng)過(guò)幾道程序的篩選、甄別，致使檔案數(shù)據(jù)傳遞前身的基礎(chǔ)屬性存在疑慮。二是高度自動(dòng)化帶來(lái)的挑戰(zhàn)。企業(yè)自動(dòng)化程度越高，檔案管理存在的不安全因素就越多。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)，使得病毒直接嵌入服務(wù)終端，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案的破壞。基于此，即使能夠確定檔案為電子文件的原始載體，也無(wú)法確認(rèn)文件的真實(shí)性，憑證價(jià)值隨之消失。

三、憑證價(jià)值視角下，優(yōu)化企業(yè)科學(xué)電子檔案管理建議

一是設(shè)定企業(yè)電子檔案權(quán)限，規(guī)范工作程序流程。數(shù)字化檔案權(quán)限劃分的基礎(chǔ)是對(duì)用戶(hù)角色的劃分，即構(gòu)建起用戶(hù)、角色、權(quán)限三級(jí)體系。每一個(gè)用戶(hù)都有一個(gè)或幾個(gè)角色，每個(gè)角色又對(duì)應(yīng)固定權(quán)限。目前，我國(guó)企業(yè)多采用部分加等級(jí)的權(quán)限控制方式，即“每角色均具備部門(mén)和等級(jí)兩個(gè)屬性，每一角色只能對(duì)自己所屬部門(mén)的不高于自己等級(jí)所對(duì)應(yīng)層級(jí)的檔案進(jìn)行管理和使用。”此外，建立適合企業(yè)工作發(fā)展的企業(yè)電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使文件管理、收集編撰、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用、信息服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)在安全控制和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之上，有效運(yùn)轉(zhuǎn)，整體提升企業(yè)電子檔案管理水平。

二是嘗試使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)軟件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式可準(zhǔn)確反映電子檔案信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性，有效減少載體形式，使其背景信息清晰可見(jiàn)。例如可以搭建企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案管理、人庫(kù)管理、流動(dòng)管理、租賃管理、設(shè)備點(diǎn)檢、維修管理等部分，設(shè)定全動(dòng)態(tài)追蹤管理，有效把控企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)全流程。

[1]吳品才.憑證性是一切文件都必然具備的最基本的屬性嗎？——兼論憑證價(jià)值與半現(xiàn)行文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系[J].機(jī)電兵船檔案,2007（6）.

[2]王靜宜. 淺析企業(yè)檔案數(shù)字化與辦公自動(dòng)化融合的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2015（5）.

[3]陶水龍，基于流程管理的電子檔案安全策略的探討[J].北京檔案，2012（1）.

[4]陶水龍，薛四新，田雷，張桂剛，李超.異構(gòu)系統(tǒng)中電子檔案憑證性保障的整體構(gòu)思[J].檔案學(xué)研究， 2012（5）.