淺談檔案館數字化的意義

文/朔州市檔案館 王文元

淺談檔案館數字化的意義

文/朔州市檔案館 王文元

本文論述了檔案館數字化的意義，不斷加強檔案數字化建設，在工作中不斷創新，從而利用新技術和新方法來加快推動檔案數字化的發展。

檔案館；數字化；意義

隨著社會信息化進程的加快，檔案管理數字化勢在必行。檔案數字化管理是一個新生事物，相對傳統管理而言，在優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案盒改善利用方式等方面有著特殊意義。但是數字化建設之路并非一蹴而就，它是一個循序漸進的過程。檔案數字化建設是信息時代我國檔案工作的主題，也是今后檔案工作發展的必經之路。

檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等方面的歷史發展過程。傳統的檔案管理，都以紙質為載體，而檔案數字化管理是隨著現代計算機技術、掃描技術以及存儲技術等現代信息技術的發展而產生的，它是通過計算機技術將模擬信號轉換為數字信號，具體操作是利用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程，然后利用計算機系統對其進行管理，進而形成一個有序結構的數字化檔案信息庫，最終準確方便快捷地提供利用，以滿足社會對檔案利用的需求。

一、促進現代管理技術應用

一是檔案信息資源豐富，它記載著社會各個歷史時期發展的全過程，這就使得檔案的整理工作變得繁瑣，且勞動強度大。隨著計算機的介入，檔案收集的同時可把源數據接收回來，這樣整理檔案的話，則可收到事半功倍的效果。

二是提高經濟效益。經費短缺是檔案機構普遍存在的問題，很長一段時間以來，檔案管理主要依靠實物及紙質文本作為載體進行保管，且解決這一難題的唯一辦法似乎就是不斷增加辦公人員及管理經費，致使檔案管理成效不盡人意且管理成本長期居高不下。近年來，隨著檔案數字化管理的推廣應用，傳統的以實物為載體的檔案信息被轉換為機讀虛擬信息，既節約了存儲空間，又極大地縮減了保管費用。

二、增強檔案原件保護，提高利用效率

一是我國歷史淵源悠久，所以存儲檔案的材料、書刊種類繁多，必須妥善保管，想方設法延長其壽命。過去檔案的材質都是紙質的，難以達到這一要求，如果利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用，把原件妥善保存起來，便可有效地延長原件的保存時間，達到保護作用。

二是數字化的檔案，同傳統紙質檔案相比，具有一些特殊的優勢。首先是將大量龐雜的紙質檔案，轉化為相應的數據，這樣可以大大節約紙質檔案的使用空間，還可以提高檔案信息資源的共享性，實現不同類型檔案信息資源的互通，提高檔案資源的使用效率；其次便于檔案管理人員進行管理，同時還可以提升檔案資源的使用效率。

三是檔案管理的數字化，使得檔案利用不再受時間和空間的限制。檔案利用者只需要通過一臺聯網的計算機就可以查閱到自己所需要的信息，實現了檔案的異地調閱和利用，大大提高了檔案利用率。

三、促進檔案隊伍的優化

在數字化的管理模式下，檔案管理從業人員不僅要有基本的檔案管理知識，還需要熟練掌握計算機掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計算機技能，具備較強的信息處理能力，檔案人員只有不斷更新自身知識，不斷強化自身技能，才能應對工作中的變化。從這些方面看，檔案管理數字化不僅對檔案隊伍結構進行了優化，而且也加快了檔案管理人員知識結構的更新速度。

隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，我國檔案管理數字化的優勢不斷發揮出來，并在實際工作中取得了較好的成效，但在檔案數字化管理工作中還存在著一些不完善的地方，所以需要我們充分地認識到檔案管理數字化的重要意義，在日常工作中不斷加強檔案數字化建設，在工作中不斷創新，從而利用新技術和新方法來加快推動檔案數字化的發展，為檔案數字化建設奠定良好的基礎。