論無紙化辦公對公墓檔案管理工作的影響

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

論無紙化辦公對公墓檔案管理工作的影響

文/吉林省洮南市逸園公墓管理處 付興

本文以公墓檔案管理工作為例，首先詳細(xì)闡述了無紙化辦公對檔案工作的影響，就公墓檔案管理工作如何應(yīng)對無紙化辦公所帶來的沖擊這一課題進(jìn)行了深入的分析與探究。

無紙化辦公；檔案工作；影響；應(yīng)對措施

公墓檔案，記錄的是逝者、逝者家屬的相關(guān)信息以及墓穴的價(jià)格、位置、編號以及建筑時間等信息。從整體上來看，對公墓檔案的妥善保管不僅是處理與應(yīng)對墓穴糾紛的重要舉措，更是保障與維護(hù)利益的法律依據(jù)。倘若公墓檔案管理不當(dāng)（如出現(xiàn)檔案丟失等情況），所帶來的不僅僅是公墓管理的混亂，還很容易產(chǎn)生墓穴糾紛。

然而在信息時代下，信息技術(shù)的高速發(fā)展對公墓檔案管理工作提出了更高的要求。所謂無紙化辦公，簡單來說其實(shí)就是通過對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用在不用紙張和筆的情況下進(jìn)行各種事務(wù)、業(yè)務(wù)的處理，其在辦公方式的改變以及辦公效率與質(zhì)量的提升方面起到了極大的促進(jìn)作用。但俗話說得好：“有利必有弊。”雖然無紙化辦公對檔案工作的開展帶來了諸多正面影響，但同樣也存在一些負(fù)面影響，對公墓檔案工作的開展帶來了諸多困難。

一、無紙化辦公為公墓檔案管理工作帶來的影響

（一）正面影響。第一，改變了檔案的媒介方式與傳遞方式。首先，從媒介方式來看，在無紙化辦公環(huán)境下，磁盤、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流、移動存儲等載體將取代傳統(tǒng)檔案管理模式下的紙張、膠片，這樣的轉(zhuǎn)變無疑將對檔案管理工作的所有環(huán)節(jié)帶來影響。比如說檔案的統(tǒng)計(jì)、保管、瀏覽以及再利用等，無紙化辦公勢必將對這些環(huán)節(jié)提供更加有利的條件。其次，從傳遞方式上來看，在無紙化辦公環(huán)境下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將取代傳統(tǒng)的人工傳遞，通過對現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用能夠跨越時間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的實(shí)施檢索與傳遞，將進(jìn)一步推動檔案管理的自動化發(fā)展。第二，改變了檔案文件的建立方式與存儲方式。在傳統(tǒng)“單機(jī)版”的檔案系統(tǒng)下，檔案文件的建立主要是依靠鍵盤輸入，而無紙化辦公環(huán)境下的建立方式將更具多樣性，如攝像、掃描等。與此同時，存儲的方式也將由磁盤存儲備份、單機(jī)硬盤備份轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)器集中存儲或云存儲的方式，這樣的存儲勢必將更具完整性、安全性，在檔案的查閱上也更加簡便、快捷。第三，促進(jìn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。以往，在利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理時，基本上都是在信息的二次利用上，而要想讓檔案二次信息的存儲與利用轉(zhuǎn)變成為一次信息的存儲與利用就必須將“單機(jī)版”的管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變成為“網(wǎng)絡(luò)版”。顯然，無紙化辦公即能夠?qū)崿F(xiàn)這一點(diǎn)，通過對單機(jī)版信息的提取來構(gòu)造網(wǎng)絡(luò)版系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)信息的共享。

（二）負(fù)面影響。第一，文件底稿的收集缺乏完整性。在無紙化辦公環(huán)境下，檔案資料起草的原始文稿都是在計(jì)算機(jī)上直接完成的，這就使得檔案的原始文件無法產(chǎn)生紙質(zhì)稿。那么在收集歸檔的過程中，倘若出現(xiàn)了整理差錯或缺失，那么勢必就無法收集完整。第二，對檔案管理人員素質(zhì)要求較高。基于公墓管理工作的特殊性，公墓檔案管理的在職人員基本上都存在文化素質(zhì)不高的問題，而他們?nèi)狈W(wǎng)絡(luò)辦公自動化的正確認(rèn)識，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力也較低，這無疑嚴(yán)重影響了無紙化辦公的效率。

二、如何應(yīng)對無紙化辦公所帶來的沖擊

（一）進(jìn)一步提高檔案管理人員的信息素質(zhì)。無紙化辦公，其實(shí)就是檔案的信息化管理。那么，既然是信息化建設(shè)就需要具有專業(yè)的人才來參與到其中。在無紙化辦公模式下，檔案管理人員需要做很多檔案的預(yù)處理工作，理應(yīng)保證這些工作的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化，并且要不斷提高計(jì)算機(jī)對檔案檢索的效率與準(zhǔn)確性。因此，除了要學(xué)習(xí)掌握檔案管理中的目錄學(xué)、檢索學(xué)、主題著錄標(biāo)引等知識之外，檔案管理人員還應(yīng)該在正確認(rèn)識計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)檔案管理的影響的基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)并掌握一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識。只有進(jìn)一步提高檔案管理人員的信息素質(zhì)，無紙化辦公的優(yōu)勢才能夠得到充分發(fā)揮。

（二）探索并完善紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理機(jī)制。就長期保存來說，紙質(zhì)文件明顯優(yōu)于電子文件。但就反復(fù)的檢索與利用而言，電子文件則具備了較大的優(yōu)勢。因此，為了進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性，我們理應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案這兩種載體文件在一定階段內(nèi)進(jìn)行并存，目前普遍采用的方法是制定并實(shí)行雙套管理機(jī)制，簡單來說就是在電子文件存入到光盤或硬盤之后，再通過打印輸出紙質(zhì)文件后才完成保存處理。當(dāng)然，兩種不同載體的檔案信息必須在內(nèi)容上（即著錄、編碼、署名等）保持一致。這里需要注意的是，由于電子文件具有虛擬性特征，缺少了傳統(tǒng)管理中的驗(yàn)證環(huán)節(jié)，所以我們理應(yīng)做好定期定時的備份工作，預(yù)防信息丟失的問題出現(xiàn)。

三、結(jié)語

總之，無紙化辦公的檔案管理模式順應(yīng)了當(dāng)前社會發(fā)展的趨勢。它的建設(shè)不僅能夠?yàn)楣箼n案管理工作注入新的活力與生機(jī)，同時還能夠?yàn)楦玫乩霉箼n案提供科學(xué)有效的途徑。不得不承認(rèn)，在現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助下，公墓檔案信息的重要性將得到進(jìn)一步凸顯。

[1]霍玉華，鄭蘭英，孫健.淺談如何做好無紙化辦公條件下的檔案管理工作[J].才智，2013（24）：312.

[2]蔣大娟.《殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案管理辦法》重難點(diǎn)問題解析[J].中國檔案，2012（12）：36-37.