人才流動背景下醫院人事檔案管理的現狀與對策

文/福建醫科大學附屬第一醫院 賴培秀

人才流動背景下醫院人事檔案管理的現狀與對策

文/福建醫科大學附屬第一醫院 賴培秀

隨著社會的發展和醫療衛生機構改革的逐步深入，醫院人才流動越發頻繁，如何建立起一套完整、嚴密、高效和適合時代發展的醫院人事檔案管理體系，充分發揮人事檔案在醫院人力資源管理中的積極作用，為醫院合理選聘人才服務，顯得尤為重要。

醫院；人事檔案；問題；對策

伴隨社會的日趨發展、人事制度改革的逐步深入和省屬公立醫院改革的不斷推進，醫院人才的流動也越發頻繁，人才的合理流動，有利醫療衛生事業的進步和發展，但人才流動也給醫院人事檔案管理帶來新的挑戰。如何充分發揮人事檔案在醫院人力資源管理中的積極作用，為醫院合理選聘人才服務，顯得尤為重要。

一、人才流動下醫院人事檔案管理的現狀

（一）醫院人事檔案管理內涵。醫院人事檔案是指醫院在人事管理活動中形成的記錄和反映醫院員工學習、工作經歷，及其醫療技術、教學水平、科研能力、醫德醫風等方面的數據和信息，并以個人為單位集中起來、具有一定保存價值和有機聯系的原始歷史記錄。結合醫院的實際情況，醫院人事檔案材料主要包括：履歷材料，業務考核、組織考察材料，學歷學位材料，職稱（職務）晉升材料，進修培訓材料，出國出境等政審材料，入黨（含民主黨派）材料，獎勵材料（科技獎、政治榮譽獎等），錄（聘）用材料，各類工資審批表等。

（二）醫院人事檔案管理對象。長期以來，干部身份的觀念根深蒂固，受干部審查制度的影響，人事檔案保管的對象僅局限于干部身份人員，暨醫院人事檔案只針對在編員工。然而，伴隨醫療衛生體制和醫院人事制度改革的不斷深入，以人為本的人性化醫療服務和現行編制落差現象也越來越嚴重，聘用非在編合同制人員成為解決這一問題的最直接、最有效方式，由非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關資料，如履歷情況、工作表現、考核鑒定、學歷學位、職稱晉升等材料，成為醫院人力資源管理的一個重要部分。隨著醫院人才的大量流動，也帶來了“棄檔”等現象，而這些都對當前的、傳統的醫院人事檔案管理形成強烈的沖擊，既要管理在編員工的人事檔案，也不能忽略非在編合同制人員形成的具有保管意義的相關資料，更不能放棄辭職、離職、解聘等人員的“死檔”“棄檔”，這些，共同構成現時代下醫院人事檔案管理的對象。

（三）醫院人事檔案管理現狀。主要內容如下：

1.醫務人員人事檔案觀念淡薄。臨床工作緊張又繁忙，醫療環境混亂又驚險，每天醫務人員承擔著身體和心理的雙重壓力，在此高壓下，醫務人員非常重視自身臨床技能的提高和綜合素質的提升，注重SCI的發表、科技獎的申報、教學的規范……卻忽略了醫務人員在臨床醫療、教學、科研過程中形成的具有一定保持價值的相關紙質材料的收集，不能及時向醫院人事檔案管理部門移交，導致其個人人事檔案材料的不完整。

同時，非在編合同制人員由于身份的原因，單位不予保管其個人檔案材料，只能寄存在不同的人才市場或人才服務中心，加之壓力大、三班倒的工作屬性，以及生活、家庭等因素，導致其對個人人事檔案漠不關心，檔案觀念淡薄。

2.醫院對人事檔案管理的重視程度不夠。醫療衛生事業的發展關鍵在于人，在于人才隊伍的建設與人才技能的提升，面對醫療市場的激烈競爭，如何吸引人才、留住人才，成為各醫院發展的首要任務。為了吸引人才，有些醫院不惜開設“綠色通道”，允許個人在不提供人事檔案的情況下，僅憑一些證明材料即可進行檔案重建，對于這些人而言，人事檔案可有可無。此種惡性競爭環境導致醫院人才流動的不規范，增加了“重建檔案”的人力成本，也影響了醫院人事檔案的科學管理。

根據人事檔案的特性，醫院人事檔案也實行封閉式的管理制度，一定級別的領導和人事組織部門依據一定的程序方能查閱，本人則無法知曉個人檔案中的內容。其個人工作業績、繼續教育鑒定往往是由上級領導、人事組織部門或相關處室的少數人員掌握，結論上大多是流于形式、籠統概括，并沒有包括個人臨床業績、教學水平、科研能力、醫德醫風等方面的內容，導致個人的綜合素質得不到全面、準確的體現，也影響用人單位對流動人員真實實力和客觀背景做出正確的判斷。

大部分醫院沒有配備專職的人事檔案管理人員，日常業務培訓機制匱乏，人事檔案管理人員變化較大、頻繁調換，且多數人員沒有經過系統化、專業化的業務培訓，對醫院人事檔案管理業務不熟悉，人事檔案管理人員的素質問題導致醫院人事檔案管理工作的質量問題凸顯。

3.流動人員人事檔案轉遞程序不規范。醫院人事檔案轉遞，是指醫院員工因工作調動、辭職、辭退等，引起人員關系變更，導致個人人事檔案或應歸入人事檔案的材料在醫療機構或其他單位人事檔案管理部門之間轉入與轉出。

按照人事檔案管理的相關規定：檔隨人走，即由于各種原因導致個人隸屬單位發生變更，則個人人事檔案或應歸入人事檔案的材料相應地轉入相關隸屬單位或協管單位。但在實際操作過程中，有的醫院要么沒有按規定填寫人事檔案轉遞通知單，要么沒有及時登記、甚至忘記登記，導致人事檔案去處無從查找。有的醫院則比較隨意，為了省事，直接將人事檔案交由個人保管、傳遞，導致人事檔案的丟失、損壞甚至被篡改。

二、人才流動下醫院人事檔案管理的對策

（一）提高認識，強化服務水平。主要對策如下：

1.加大檔案普法宣傳，擴大檔案法規知曉率。強化檔案管理法律法規的宣傳教育，利用講座、宣傳欄、宣傳手冊、醫院網站、醫院專刊、員工QQ群、微信群、科室或醫院微信公眾號等多種形式普及《檔案法》《干部檔案條例》等檔案法律法規及人事檔案的相關知識，強化醫務人員的人事檔案意識，不斷提升自覺維護人事檔案的完整性和真實性的能力。

2.加強理論學習指導，提升專業技能素養。作為醫院人事檔案專職管理人員，應當掌握人事檔案管理的專業知識和技能方法，熟悉人事檔案工作流程和相關規定。但事實上，眾多醫院人事檔案專職管理人員均為非檔案專業人員，檔案專業基礎知識薄弱，應當建立長效的培訓機制，定期開展人事檔案相關的理論知識和業務技能培訓，重點介紹信息技術、網絡知識、檔案數據庫、現代設備和軟件的運用等方面的內容。同時要提高認識，明確人事檔案管理工作在醫院人才管理中的重要性和嚴肅性，積極選送檔案專職管理人員外出培訓與進修，增強人事檔案專職管理人員的業務技能和專業素養，不斷充實并壯大人事檔案管理隊伍，提升人事檔案管理服務水平。

（二）規范建檔，實行依法管檔。嚴格按照《檔案法》和人事檔案管理的相關要求，規范建檔。屬于醫院內部形成的檔案材料，需對各環節責任部門和相關人員統一標準和要求，規范管理。屬于醫院外部形成的檔案材料，則嚴格審核，尤其是關系到個人職業發展和社會保障等切身利益的檔案材料，如人事關系、學歷身份、工作經歷、職稱晉升、技術水平、教學情況、科研成果、工資待遇等方面的證明，對于證明材料的真偽可以通過電話或公函形式向其原來單位問詢、核實，以確保檔案的真實、有效。

醫院人事檔案專職管理人員應當樹立高度的責任意識，根據醫院工作的屬性，緊密聯系相關機構、部門或個人，加強醫務人員檔案材料的及時收集、歸檔、鑒定與保管等工作，完善人事檔案內容，保證人事檔案的完整、真實。

（三）信息建設，推進動態管理。伴隨網絡媒體技術的快速發展，社會信息化程度越來越高，這也對醫院傳統人事檔案管理提出更高要求，在做好傳統紙質檔案管理的基礎上，在人事檔案的分類、編目、統計、檢索、分析利用等過程，引入現代化信息技術，構建起不同專業知識水平、業務實踐能力等方面的大數據庫，縮短查詢、分析時間，提升醫院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案專職管理人員的工作效率，為醫院決策提供及時、準確、全面的參考依據。

同時，要對醫院人事檔案信息管理實行動態管理，根據人才流動情況和個人自身變化，實現人事檔案材料的適時補充和完善，包括：醫德醫風、臨床業務、科研獲獎、職稱晉升等材料。對于每個醫務人員，可以設定登錄帳號、密碼，僅供查詢每個人的個人信息，對于有疑義的地方可以提出申請和復核，并在提供相關證明材料的前提下予以修正和完善，進一步提高每份人事檔案材料的真實性和完整性。

伴隨市場經濟體制的逐步建立和醫療衛生機構用人制度改革的進一步深入，在醫院人才越發頻繁流動的社會背景下，建立起一套完整、嚴密、高效和適合時代發展的醫院人事檔案管理體系，不僅是醫療衛生事業發展的需要，也是時代進步的表現。

[1]葛志勇.論醫院人事檔案隱私權與知情權的衡平[J].福建醫科大學學報，2013（3）.