淺談干部人事檔案的整理工作

文/山西省大同市行政事業(yè)單位檔案管理中心 霍霄

淺談干部人事檔案的整理工作

文/山西省大同市行政事業(yè)單位檔案管理中心 霍霄

干部人事檔案整理工作是干部人事檔案工作的主要環(huán)節(jié)，能否做好干部人事檔案的整理工作，對于干部人事檔案的質(zhì)量以及利用具有重要的影響。為適應(yīng)新形勢下的工作實(shí)際，干部人事檔案整理工作就必須立足于工作實(shí)際、與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新工作方法，為干部人事檔案的提供利用工作打好基礎(chǔ)，促進(jìn)整個(gè)干部人事檔案工作的順利發(fā)展。

干部人事檔案；整理；創(chuàng)新

干部人事檔案對于考察、了解和正確選拔任用干部具有重要意義，是干部考察、選拔、任用的重要依據(jù)。干部人事檔案的整理工作是干部人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，是根據(jù)特定的原則和方法，把收集而來的各種干部人事檔案材料，以個(gè)體為單位，經(jīng)過鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等工作，使之成為系統(tǒng)化和條理化的可供組織參考使用的專門案卷，并不斷對檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充完善的工作，是貫穿于干部人事檔案工作整個(gè)過程的一項(xiàng)動態(tài)化工作。因此，干部檔案整理是一項(xiàng)繁雜但要求細(xì)致、認(rèn)真的工作。

一、干部人事檔案整理工作原則

干部檔案管理部門在檔案工作中應(yīng)始終堅(jiān)持以下幾個(gè)工作原則：一是真實(shí)性原則。“真實(shí)性”原則應(yīng)貫穿于干部人事檔案工作的始終，是干部人事檔案工作最基本的原則。為了保證檔案材料的真實(shí)性、可靠性，管檔人員必須細(xì)致分析檔案中已有的以及要新歸入干部檔案的各類材料，做到逐份審核，細(xì)致鑒別，杜絕虛假、不實(shí)的材料歸入檔案，提高干部人事檔案材料的質(zhì)量和參考價(jià)值。二是規(guī)范性原則。由于干部人事檔案對于干部的考察、任用具有重要作用，因此在干部人事檔案整理中必須嚴(yán)格按照一定的工作原則開展工作，做到工作程序、檔案內(nèi)容以及工作要求的規(guī)范性，規(guī)范檔案材料的鑒別、分類、加工制作、裝訂等一系列工作。三是完整性和精煉性相結(jié)合的原則。干部人事檔案材料的收集工作必須堅(jiān)持全面、完整的原則，細(xì)致準(zhǔn)確地對干部人事檔案材料進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂等，但是在保證干部人事檔案材料完整性的基礎(chǔ)上還必須做到精煉的要求，對于參考價(jià)值較小、不應(yīng)歸檔的材料應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)工作流程予以剔除，保證干部檔案的精煉、實(shí)用。

二、干部人事檔案整理工作要求

一是干部人事檔案整理必須做到“鑒別認(rèn)真、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、加工規(guī)范、裝訂整齊”。通過整理工作力求使每卷干部檔案均達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用”的要求。

二是干部人事檔案的整理人員，必須切實(shí)理解黨的干部工作方針、政策和干部人事檔案工作的專業(yè)知識，并不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高自我的工作素養(yǎng)，熟悉干部人事檔案整理的相關(guān)規(guī)定，熟練掌握檔案整理的基本方法、技能，細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)地做好檔案整理工作。

三、干部人事檔案整理注意事項(xiàng)

首先，干部人事檔案涉及干部生活、學(xué)習(xí)、工作等各方面的詳細(xì)信息，在整理工作中，只有做好保密工作，才能保證在檔案整理工作中干部信息的安全。因此，參加整理檔案的人員，必須細(xì)致學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》，并掌握干部人事檔案工作的相關(guān)規(guī)定，切實(shí)履行好安全保密制度，確保干部檔案信息的安全。

其次，除工作需要外，工作人員不得擅自涂改、抽取、撤換或者偽造干部檔案材料，對于干部檔案材料變動應(yīng)按規(guī)定工作流程進(jìn)行，并進(jìn)行詳細(xì)登記。

第三，不得私自處理或銷毀檔案材料。對整理中按規(guī)定應(yīng)予以剔除的檔案材料，必須予以登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后處理。

第四，在整理過程中，必須加強(qiáng)對檔案材料的管理，防止檔案材料的丟失和干部人事檔案信息的泄露。

四、當(dāng)前干部人事檔案整理中存在的主要問題

（一）紙張尺寸問題。檔案用紙規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，雖然根據(jù)中組部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)<干部檔案工作條例>的通知》（組通字〔1991〕13號）以及《干部檔案整理工作細(xì)則》等相關(guān)文件的規(guī)定，檔案材料要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是現(xiàn)行的公文材料用紙尺寸基本為29.7×21CM，國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型。紙張大小、規(guī)格的不同，導(dǎo)致了在干部檔案整理工作中的諸多不便，不僅增加了檔案整理人員的工作量，也嚴(yán)重影響干部檔案的質(zhì)量和利用。

按照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，在干部檔案整理過程中，為方便干部檔案的保存、使用，常常為了達(dá)到外觀整齊、美觀的要求而對超出16K辦公用紙尺寸的檔案材料進(jìn)行裁剪或折疊等加工，而對尺寸較小的檔案材料則要進(jìn)行托裱、裱糊等技術(shù)加工，正是由于技術(shù)加工過程的繁瑣增加了干部檔案損壞、脫落甚至遺失的風(fēng)險(xiǎn)，難免對干部檔案管理工作造成影響。

（二）打孔裝訂的問題。雖然《干部檔案工作條例》等文件對于干部檔案材料的打孔裝訂有嚴(yán)格的要求，但由于各個(gè)干部檔案管理單位的檔案管理人員以及同一單位不同時(shí)期檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案材料加工硬件設(shè)施以及其他實(shí)際情況的不同而導(dǎo)致了同一單位不同時(shí)期、不同單位干部檔案整理的水平參差不齊，不僅為日后的干部檔案材料歸檔、整理工作帶來了諸多不便，影響了檔案整理人員的工作效率和工作質(zhì)量，而且也逐步導(dǎo)致了干部檔案管理工作中問題的頻出。

（三）裝具問題。為了達(dá)到對干部檔案的標(biāo)準(zhǔn)化要求，中共中央組織部建議干部人事檔案應(yīng)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的裝具。裝具尺寸為28×20.5×35CM，卷盒設(shè)有3個(gè)金屬彈簧裝訂立柱。有豐富的干部檔案材料整理、歸檔工作經(jīng)驗(yàn)的人員不難發(fā)現(xiàn)：檔案裝具因?yàn)樯a(chǎn)廠家、生產(chǎn)批次的不同，裝具質(zhì)量也不盡相同，在長期頻繁使用過程中，不僅裝具外表會損壞，而且其中的不銹鋼檔案夾以及金屬彈簧立柱也會生銹，從而導(dǎo)致檔案材料的破損、脫落、腐蝕，嚴(yán)重影響了干部檔案的閱讀和利用，而更換裝具無疑是對檔案材料的再次損壞。

（四）反復(fù)拆裝的問題。在干部人事檔案整理過程中，歸檔材料必須經(jīng)過鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂等過程，直至裝訂完成的干部人事檔案應(yīng)做到外形整齊美觀，但是對干部檔案的保管、利用以及日后的零散材料的歸檔、檔案材料的復(fù)制等工作造成了一定的不便，極易在以后的干部檔案材料歸檔、復(fù)制等利用過程中損傷檔案材料。而且隨著時(shí)間的推移，干部檔案的內(nèi)容需要不斷進(jìn)行充實(shí)，每一份干部檔案都將定期歸入新增的檔案材料，從干部檔案的建立至干部的退休甚至過世，干部檔案將面臨無數(shù)次的反復(fù)拆裝、裝訂，部分檔案材料紙張強(qiáng)度會嚴(yán)重降低甚至被損壞，嚴(yán)重縮短了干部人事檔案的使用壽命。

五、干部人事檔案整理的幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案整理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案整理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接關(guān)系到干部人事檔案整理的質(zhì)量，對于干部人事檔案整理工作的科學(xué)、有序進(jìn)行具有重要的影響。因此，整檔人員必須增強(qiáng)自我的學(xué)習(xí)意識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提升自身的政治思想水平的同時(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作技能水平，做到干部檔案整理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，保證干部人事檔案整理工作的有序開展。

（二）規(guī)范用紙標(biāo)準(zhǔn)。首先，相關(guān)的干部檔案主管部門應(yīng)加大宣傳力度，制定相關(guān)的用紙標(biāo)準(zhǔn)，尤其是對干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)對干部檔案材料的用紙作出統(tǒng)一的要求，或者可以采取直接提供檔案材料的標(biāo)準(zhǔn)用紙的方法，做到各干部檔案材料形成部門所形成的檔案材料具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便于干部人事檔案管理部門的材料歸檔、整理工作，同時(shí)對于干部檔案的保存也具有一定的積極意義。

（三）簡化干部人事檔案的整理。由于各級干部檔案管理部門實(shí)際情況和管檔人員素質(zhì)的差別，干部檔案的規(guī)范問題任重而道遠(yuǎn)，為了使干部人事檔案工作盡量做到統(tǒng)一化、規(guī)范化，就很有必要減少人為因素對干部檔案的影響，因此對現(xiàn)行的干部檔案整理工作進(jìn)行一定的精簡就具有了十分重要的意義。

（四）加快干部人事檔案工作的信息化建設(shè)。干部人事檔案管理部門應(yīng)積極建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以減少干部人事紙質(zhì)檔案的人為因素影響，進(jìn)而減少對干部人事檔案的損壞，提升干部人事檔案利用的質(zhì)量和速度，同時(shí)應(yīng)及時(shí)對干部人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和備份，保證信息安全，進(jìn)一步提高干部人事檔案數(shù)字資料的利用率，擴(kuò)大其利用范圍，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為干部人事檔案工作服務(wù)，進(jìn)一步改進(jìn)工作方法、提高工作效率。

（五）加強(qiáng)各級、各系統(tǒng)干部人事檔案管理部門之間的溝通和交流，建立長效溝通機(jī)制。及時(shí)分享先進(jìn)的管理理念和管理辦法，全面提升各級、各系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的水平。

[1]董雪芬.試論干部人事檔案的整理與利用.治黃科技信息，2008（04）.

[2]趙曉利.干部人事檔案的整理與利用.中國科技信息,2011（03）.