醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新分析

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 楊建民

醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新分析

文/內(nèi)蒙古醫(yī)科大學附屬醫(yī)院 楊建民

醫(yī)院中的基建檔案屬于一種比較特殊的信息資源，在醫(yī)院開展的現(xiàn)狀布局以及遠景規(guī)劃等工作中能夠發(fā)揮重要的依據(jù)作用，能夠幫助醫(yī)院樹立起優(yōu)良的市場信譽以及對外形象，在醫(yī)院基建檔案的管理過程中需要順應時代的發(fā)展需要，進行管理上的不斷創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，提升醫(yī)院整體的檔案管理水平，使這一工作能夠獲得更加長足的進步。

醫(yī)院基建檔案；檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

為了配合醫(yī)療改革的發(fā)展，醫(yī)院的基建檔案管理工作也需要積極地展開創(chuàng)新，使其能夠為醫(yī)療事業(yè)提供更加便捷、高效的服務，只有不斷的創(chuàng)新能夠跟上時代發(fā)展的步伐，具體的創(chuàng)新工作應該從細節(jié)入手，醫(yī)院基建檔案的創(chuàng)新發(fā)展能夠提升實際的工作效率，基建檔案得到更加充分的利用，在今后的發(fā)展中需要注重對基建檔案管理中的不足進行改進，為其創(chuàng)新發(fā)展提供一個良好的基礎條件。

一、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新的意義

從一定意義上來看，醫(yī)院的基建檔案反映的是建筑物的演變與發(fā)展歷程，是醫(yī)院某個時期建設活動最原始的資料，能為歷史查找、產(chǎn)權查證、經(jīng)濟糾紛及科研提供素材。由此可見，基建檔案所具備的服務價值是非常長遠、重要的。對醫(yī)院基建檔案管理進行不斷的創(chuàng)新可以更好地為醫(yī)院的未來計劃、建設提供完整、真實的參考依據(jù)，對于推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展有著積極的意義。另外，醫(yī)院基建檔案管理也是時代發(fā)展的一種內(nèi)在要求，對于醫(yī)院中檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)的提升有著重要的促進作用。分析醫(yī)院基建檔案管理的內(nèi)容可見，這一工作主要就是借助合理的管理方法將基建檔案所具備的價值功用充分地發(fā)揮出來，為醫(yī)院其他工作的順利開展提供支持，這也說明了，醫(yī)院基建檔案管理工作的不斷創(chuàng)新是非常必要的一項工作。具體的醫(yī)院基建檔案管理的創(chuàng)新，需要相關管理人員不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，樹立創(chuàng)新意識，提升管理能力，為基建檔案管理工作的順利開展打好基礎。

二、醫(yī)院基建檔案管理的不足

（一）專業(yè)的管理人員及管理設備不足。醫(yī)院基建檔案包含醫(yī)院內(nèi)部的各種重要的資料與信息，是醫(yī)院研究工作的重要參考，但是許多醫(yī)院忽略了基建檔案管理工作的重要性。大部分醫(yī)院更愿意將預算支出安排在專業(yè)的醫(yī)療設備的更新?lián)Q代上，而對檔案管理設備的更新則比較忽視，這使得檔案管理設備的功能嚴重弱化，在檔案的查找過程中只是能進行簡單的檢索，稍微復雜的操作都不能完成，更不用說對檔案實現(xiàn)科學的分類了，最終造成了檔案查找效率的低下。另外，醫(yī)院配備的檔案室管理人員通常都缺乏專業(yè)的檔案管理素質(zhì)與能力，有的醫(yī)院因為相關人員的缺乏，還會安排醫(yī)院的醫(yī)生到檔案室進行值班，沒有經(jīng)過專業(yè)知識技能培訓的人員缺乏實際的檔案管理經(jīng)驗，也沒有正確的檔案分類管理意識，容易降低檔案管理的實際效率，有的情況下還可能會出現(xiàn)重要檔案的遺失等問題，嚴重制約了檔案規(guī)范化管理的進步。

（二）系統(tǒng)的檔案管理制度不完善。醫(yī)院對基建檔案管理工作的開展缺乏足夠的重視，相關的檔案管理制度也不夠完善，這也給醫(yī)院其他工作的順利開展帶來了一定的不利影響。比如，在對病人的資料進行管理的時候沒有一個系統(tǒng)的管理機制，同一個病人在不同科室檢查后產(chǎn)生的病例資料不能集中進行存放，這樣容易出現(xiàn)病例遺失的情況，對以后病人病例資料的查閱工作帶來了困難。另外，因為檔案管理制度上的缺陷，各個科室的資料通常都會存放在自己的科室里，這種存放方式容易出現(xiàn)資料遺失的情況，還會阻礙醫(yī)院形成系統(tǒng)化的資料查閱機制。所以，為了能夠正確地解決資料查閱過程中存在的各種問題，就需要形成一個完善的資料存放與管理制度。

（三）檔案管理模式封閉，只注重病例檔案。醫(yī)院對送交保管的資料，尤其是病人資料和診斷病例資料都是要求保密保管的，所以，檔案管理人員一般不會對送交保管的資料進行審閱，只是依據(jù)送管者的描述進行分類存放。這種情況下，服務對象是比較單一的，而且按照保密的相關要求，檔案不能對外開放，這樣很多優(yōu)秀的治療方法就不能及時地被發(fā)現(xiàn)，這對于醫(yī)療的進步是一種損失，長久之后也就形成了一種封閉式的管理模式。病人的病歷檔案在了解病人的病情、制定治療方案等工作中都有著重要的作用，通過病例上的信息就可以掌握病人在醫(yī)院就診的全部過程，并且還能詳細的看到病人的真實治療過程，可以在評價醫(yī)院的治療水平上發(fā)揮重要的參考意義。病例資料中所記載的各種新型治療方法也可以為醫(yī)學的進步提供確切的依據(jù)。一部分醫(yī)院也已經(jīng)開始意識到了病例資料的重要性，并且設置了專門的存放科室，但是對其他類型資料的存放依然缺乏完善的制度。

三、醫(yī)院基建檔案管理創(chuàng)新策略

（一）加強觀念創(chuàng)新，實現(xiàn)基建檔案管理理念現(xiàn)代化。正確的基建檔案管理工作的創(chuàng)新對于醫(yī)院基礎管理工作與醫(yī)院信息化發(fā)展有重要的指導作用，基建檔案工作面臨著電子檔案的普及、信息技術的應用、新檔案載體的保管等挑戰(zhàn)。基建檔案管理人員在這種要求之下需要不斷進行自我學習與創(chuàng)新，從傳統(tǒng)的手工型管理模式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，突出資源優(yōu)勢，建立公共檔案管理的新思想。在實際的基建檔案管理人員的發(fā)展中需要以現(xiàn)實情況為基礎，實現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新，使自身的工作素質(zhì)及水平得到提升，使得醫(yī)院基建檔案信息的存儲、傳遞及共享工作得到進一步的強化，借助資源優(yōu)勢理念，發(fā)揮出檔案信息在管理、創(chuàng)新中所具備的深遠的潛力。另外，醫(yī)院的醫(yī)務工作人員需要不斷提升自身對檔案管理工作的認識，確立檔案管理工作為醫(yī)院中心工作服務的使命，實現(xiàn)觀念上的更新，讓基建檔案管理能夠在創(chuàng)新中獲得發(fā)展。

（二）加強硬件建設，促進基建檔案管理技術現(xiàn)代化。通過計算機去管理醫(yī)院基建檔案能夠方便對資料的查找及利用，節(jié)省人力、物力，提高工作效率，也能減少檔案占用的空間，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。計算機能夠存儲大量的檔案文件信息，而且能實現(xiàn)自動分類，信息的檢索過程也非常快捷簡單。因此，在基建檔案管理的創(chuàng)新中，需要積極進行基礎設施及辦公設備的更新，在檔案室配置計算機、復印機等設備，實現(xiàn)檔案的電子化、自動化的管理，充分發(fā)揮出高新科技所具備的優(yōu)勢，提升工作質(zhì)量水平，使得醫(yī)院基建檔案管理能夠朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在創(chuàng)新中還應該采用與醫(yī)院檔案管理相適應的軟件類型，對管理人員進行必要的計算機操作知識技能的培訓，使其能夠快速地適應現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展中各項工作的信息化發(fā)展模式。

（三）完善規(guī)章制度，構建規(guī)范的基建檔案管理體系。醫(yī)院基建檔案管理工作的創(chuàng)新也離不開相關規(guī)章制度的不斷完善，制定質(zhì)量體系及管理程序相關的文件，并且定期對其開展內(nèi)審與外審工作。使得基建檔案管理工作的各項制度、電子文檔的收集歸檔制度等都能夠得到持續(xù)的完善，基建檔案的管理應該與檔案的各項標準化內(nèi)容相一致，其分類、編號、目錄等的設置也需要符合要求。在基建檔案管理的工作全過程之中，都應該做到條理清晰、分類明確，最大程度地確保檔案的完整性，防止出現(xiàn)遺漏或丟失檔案的問題。使基建檔案管理能夠真正地實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。

四、結(jié)束語

在現(xiàn)代社會發(fā)展中，醫(yī)院應該充分認識到基建檔案創(chuàng)新工作開展具備的重要意義，形成整體性的創(chuàng)新意識，在這種氛圍之下，基建檔案的創(chuàng)新建設才能更加順利地開展，通過創(chuàng)新使得基建檔案的發(fā)展空間更加廣闊，工作效率也會得到顯著提升，與醫(yī)院的發(fā)展步伐保持一致，滿足醫(yī)院相關工作開展的內(nèi)在需求，提升管理工作水平以及服務能力。

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