高校檔案管理質量保障體系建設的有效實施

文/山東省淄博市技師學院 隋靜鳳

高校檔案管理質量保障體系建設的有效實施

文/山東省淄博市技師學院 隋靜鳳

一般來說，高校在發展的過程中都離不開該校的檔案管理所起到的作用，學校案管理工作開展得順利與否直接關系到該校的發展前景，因此，高校的檔案管理工作的制度化與體系化建設勢在必行。

高校；檔案管理；質量保障體系；建設

對于高校來說，要想進行更好的發展，在做好教育事業的同時還需要對該校的檔案管理事業進行相應的管理，檔案管理工作也是高校發展過程中的一部分。進行檔案管理工作不僅僅能夠確保高校的發展事業順利進行，同時也對人才的培養以及各項活動工作的順利開展提供更好的強有力的保障。對于高校的檔案管理工作而言，良好的規章制度與體系化的管理是確保該項工作順利開展的憑證，而在時代背景的影響之下，制度化的管理模式同樣成為了時代的潮流。在當今時代背景下，檔案管理工作的質量同樣也是值得注意的一點，因此建立質量保障體系為檔案管理工作提供了良好的發展平臺。

一、系統培養檔案管理意識，營造檔案管理質量提升氛圍

對于高校的檔案管理工作而言，其在進行的過程中離不開該校全體工作人員的共同參與，要采用規范化的工作流程，以科學化的管理方式為依據，在檔案管理工作中嚴要格遵守一定的質量保障體系，才能確保檔案管理工作的順利展開。在進行檔案管理工作的過程中嚴格遵守質量保障體系的原因在于加強檔案管理的質量監控，提高該項工作的效率。除此之外，僅僅依靠一定的制度體系并不能夠完全確保檔案管理工作的質量。因此在進行該項工作的同時還需要確立一定的理念，但這種理念是需要在進行檔案管理工作的過程中逐漸形成的。一方面要牢牢確立團隊意識，檔案管理工作僅僅依靠某個人的力量是不能夠完成的，必須要確立集體的觀念，同時，檔案管理這一工作對于各個工作人員之間的要求十分嚴格，各個工作人員在工作的過程中不僅需要保持密切的聯系，同時還需要明確個人的工作任務，保證檔案管理工作的質量是每一個人的責任。第二，對工作的全程要進行嚴格把控，對該項工作的每一環節進行質量保障。第三，在進行該項工作的同時還需要利用先進的科學技術和科學手段，如此不僅能夠提高工作效率，還能夠利用先進的科學手段的幫助來確保檔案管理工作的相應質量，遵循質量保障體系。

二、加強檔案管理人員培訓和繼續教育

在進行檔案管理工作的過程中，由于是需要高校的全體人員參加這一項工作，因此，對于工作人員的綜合素質要求很高，而為了確保檔案管理工作的質量，必須要全面提升工作人員的綜合素質，在檔案管理工作中，人員在這項工作中決定著該項工作的質量如何。為了更好地保障檔案管理工作的質量，必須不斷提高人員的綜合素質，并嚴格遵守相應的規章制度。具體而言，就是高校在進行檔案管理的過程中除了要加強對檔案管理工作人員的綜合素質方面的培養，還要提供給工作人員更多的實踐鍛煉的機會。除此之外，是否有一個良好的對工作人員進行培養的平臺同樣很重要，高校在對工作人員進行培養的過程中不僅僅需要注重不斷加強其綜合素養，還需要增加工作人員實踐的機會。與此同時，高校在進行人才培養的過程中不能一味地依靠培養人才來加強檔案管理工作的質量，同時還需要注重持續不斷地吸納人才來投入到檔案管理的工作之中，還需注重促進員工之間的相互交流與溝通，增加員工之間交流的機會。一方面可以促進檔案管理工作更加順利地開展，另一方面也是利用員工之間的相互交流與溝通提高檔案工作的質量。

三、明確檔案管理獎懲制度，提升檔案管理質量

在高校的各項工作中，有很多像是教育等其他一些較為重要的工作，但是，在這些重要的工作中，檔案管理工作仍然占據了重要的地位。在進行檔案管理工作的過程中，為了更好地遵守并確保質量保障體系的完善與發展，針對現今的檔案管理工作的實際情況采取相應的獎懲措施，采用這樣的管理不僅僅是為了更好地確保檔案管理工作的質量，同時還是為了刺激員工的工作積極性。概括來說就是在檔案管理工作的過程中對于那些堅守在崗位之上并嚴格工作的人員進行一定的獎勵，除此之外，對于那些在工作中有著突出貢獻的員工同樣也值得進行獎勵，具體來說，這種所謂的貢獻不僅僅是指在對檔案進行歸納整理過程中有著突出的表現，同樣還包括將某些珍貴資料捐獻出來的員工。而對于在進行檔案管理工作的過程中因為自身的失誤而造成重大損失的員工則要給予一定的懲罰，采取這樣的一系列措施對于檔案管理工作的順利開展有著十分重要的幫助。

用一句話概括來說，在高校的各項工作之中，檔案管理工作占據著重要的地位，其重要性基于教育和管理工作同等重要，與此同時，檔案管理工作也對高校的發展事業有著十分重要的幫助。在當代時代背景的影響之下，檔案管理的工作已經成為了一種新的時代發展趨勢，因此，檔案管理工作的地位也在隨著時代的不斷發展而得到不斷的進步。在這樣的時代發展影響之下，著力于發展檔案管理的質量保障體系已經成為了一種必然。

[1]李桂蓮.如何提高檔案管理質量[N].菏澤日報,2010-06-06.

[2]溫艷秋.高校檔案管理質量保障體系建設探究[J].蘭臺世界, 2013（11）.