淺析提高高校檔案過程管理質(zhì)量的思考

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 陳莉萍

淺析提高高校檔案過程管理質(zhì)量的思考

文/寧夏大學(xué)民族預(yù)科教育學(xué)院 陳莉萍

對高校發(fā)展中的各項(xiàng)事業(yè)而言，高校檔案管理的質(zhì)量具有非常重要的影響，在高校綜合管理中占據(jù)著十分重要的地位，研究探討提高高校檔案過程管理的質(zhì)量十分必要。本文簡單介紹了高校檔案管理質(zhì)量的價(jià)值，并提出了幾點(diǎn)提高高校檔案過程管理質(zhì)量的措施，僅供參考。

高校檔案；管理質(zhì)量；策略

高校檔案管理工作的質(zhì)量直接關(guān)系著高校的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為了適應(yīng)人力資源全球化的需要，高校檔案管理工作應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的措施，提高檔案管理人員的素質(zhì)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化等等，來提高高校檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、高校檔案管理質(zhì)量的價(jià)值

高校檔案的質(zhì)量與檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)密切相關(guān)。隨著檔案質(zhì)量的提高，檔案的開發(fā)價(jià)值也會(huì)隨之增加。所以，高校檔案管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案質(zhì)量的管理，為高校的基建服務(wù)、黨政管理、科研以及教育教學(xué)提供更好的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。

但是，我國當(dāng)前的高校檔案管理工作中存在著很多的問題，嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量，主要體現(xiàn)在：檔案工作人員缺乏必要的檔案意識(shí)，業(yè)務(wù)水平也普遍偏低；高校檔案管理工作不夠規(guī)范，包括檔案保存不夠規(guī)范、檔案整理不夠規(guī)范、檔案收集不夠規(guī)范等等；高校檔案管理工作規(guī)劃不足。這些錯(cuò)誤的理念、技術(shù)手段的落后都會(huì)對高校檔案管理工作帶來一定的阻礙性影響。

二、提高高校檔案過程管理質(zhì)量的措施

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。 隨著新時(shí)期背景下檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作人員提出了更高的要求，他們應(yīng)當(dāng)具備：1.較強(qiáng)的現(xiàn)代意識(shí)，以便通過現(xiàn)代的科技手段提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。2.較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，這對檔案管理工作的質(zhì)量起著非常關(guān)鍵的作用。3.培養(yǎng)高校檔案工作者“愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)”的職業(yè)道德素質(zhì)。4.由于檔案工作屬于一項(xiàng)政治性工作，所以檔案工作者應(yīng)當(dāng)具有良好的思想政治素質(zhì)。

要想將學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作搞好，建立一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業(yè)知識(shí)、信息化技能以及強(qiáng)大的責(zé)任心和耐心。隨著高職教育形式的迅猛發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學(xué)校對檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學(xué)生檔案管理中。

（二）促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的信息化程度也越來越大，這就對管理技術(shù)與管理設(shè)備等提出了新的要求。所以，應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)等應(yīng)用于高校檔案管理工作中。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)查詢相應(yīng)的信息資料，建立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫、用戶登錄查詢平臺(tái)，讓用戶快速檢索到自己需要的信息。信息化、現(xiàn)代化的管理技術(shù)與設(shè)備設(shè)備能夠加快檔案信息的檢索、處理、保存等操作，同時(shí)還能提高檔案儲(chǔ)存的時(shí)間、安全性，并大大降低了工作量，節(jié)省了大量的時(shí)間。

（三）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，提高檔案管理工作者的意識(shí)，讓他們認(rèn)識(shí)到各種歸檔文件資料、歸檔材料的重要性，進(jìn)而調(diào)動(dòng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識(shí)以及重要價(jià)值，調(diào)動(dòng)他們的積極性，使更多的教職工人員自愿參與檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高校應(yīng)當(dāng)樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學(xué)校的每一個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到檔案的管理關(guān)系到每一個(gè)畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對學(xué)校的名譽(yù)有很大影響。

（四）完善高校檔案管理體制。1.建立文書工作與檔案工作一體化管理機(jī)制，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮文書、檔案人員的主觀能動(dòng)性。2.建立完善的高校檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)工作管理。3.成立校檔案工作委員會(huì)，強(qiáng)化宏觀管理，將校長分管檔案工作的單一管理體制轉(zhuǎn)變?yōu)辇R抓共管集體決策的管理體制。

（五）增強(qiáng)為學(xué)生管理工作的服務(wù)。樹立高校檔案工作為學(xué)生管理工作服務(wù)的意識(shí)，進(jìn)而激發(fā)學(xué)生管理工作在檔案管理工作中的主動(dòng)性，進(jìn)而圍繞學(xué)生管理對大學(xué)生檔案進(jìn)行利用、開發(fā)、整理、搜集等，提高學(xué)生管理工作的制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化。此外，由于不同時(shí)期下，學(xué)生管理工作的要求和側(cè)重點(diǎn)是不同的，所以應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)生管理工作的實(shí)際要求，來開展檔案活動(dòng)。充分發(fā)揮大學(xué)生檔案在學(xué)生管理工作中的作用，并根據(jù)學(xué)生管理的不同需求，對檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)，進(jìn)而提供更好的檔案服務(wù)，展示專題檔案，開展相應(yīng)的宣傳活動(dòng)，充分利用大學(xué)生檔案，使它在學(xué)生管理中發(fā)揮更大的作用。

三、結(jié)語

總而言之，對高校檔案進(jìn)行全方位的綜合管理，提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)道德，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，完善高校檔案管理體制，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，促使高校檔案工作始終順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高高校檔案管理質(zhì)量。

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