企業檔案管理存在的問題及對策研究

文/廣東省高速公路有限公司廣清分公司 汪桂香

企業檔案管理存在的問題及對策研究

文/廣東省高速公路有限公司廣清分公司 汪桂香

如何指導企業管好用好檔案信息資源，充分發揮企業檔案的作用，不僅是企業發展和經濟建設的需要，也是企業檔案工作中亟待解決的一個新課題。本文以高速公路為例，分析了高速公路物資采購的特點，探討了物資庫存管理模式，僅供參考和借鑒。

高速公路；物資采購特征；分類；庫存管理

一、企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員管理觀念薄弱。目前企業管理人員還沒有認識到檔案管理對于企業發展的重要性，因此在檔案部門投入的資金、精力、人力、物力等方面都相對較少，檔案部門工作人員的檔案意識薄弱，不能保證企業檔案資料的真實性和完整性，最終導致企業檔案管理工作的現代化建設不能很好地實施。

（二）企業檔案管理方式落后。當前，很多企業檔案管理一直采用的是傳統的管理方式，沒有將現代化信息技術和網絡技術融入進去，導致了管理方式落后，跟不上形勢的發展。由于管理方式落后，很多檔案在查找過程中非常不方便，降低了工作效率不說，還很難配合其他部門開展工作。

（三）相關制度體系不夠完善。從目前的情況來看，由于思想認知上的誤區以及對檔案管理的不重視，很多企業都沒有根據自身實際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學校都沒有設置和配備專門的檔案管理部門和人員，導致檔案管理工作隨意性較強，檔案整理不及時、不規范，檔案信息不完整、檔案遺失等問題普遍存在。

（四）檔案管理設施建設滯后。檔案管理設施建設關系著管理水平的提高，但由于企業管理人員對檔案管理的不重視，導致資金投入不足，檔案管理設施的建設存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲環節，有的企業檔案室破舊，存儲環境惡劣，造成檔案資料破壞嚴重，無法再利用。同時管理人員的安全意識不足，將檔案資料與一些危險物品放置在一起，加上缺乏完善的保護設施，對檔案資料產生極大的威脅。甚至部分企業并沒有專門的檔案管理部門，現代化檔案管理水平偏低，嚴重制約了檔案管理工作的高效開展。

二、完善企業檔案管理的對策

（一）樹立正確的檔案管理觀念。充分重視企業檔案管理工作的重要性和價值，企業檔案具備潛在生產力，一旦其作用得到充分發揮就能為企業以及社會帶來效益，為管理者提供強大的助力，所以，要創新管理觀念，盡力開發企業檔案的豐富資源，為社會提供更有價值的服務。

（二）建立完善的檔案信息系統，完善檔案管理方式。要想真正實現企業檔案管理的信息化，首要任務就是建立完善的檔案信息系統。另外，我們還要建立一個完善的信息資源庫，在這里我們可以查找所有想要查找的信息，并且必須保證信息的準確、可靠。

（三）加強企業檔案管理制度建設。首先，企業要建立明確的責任制度體系，設立專門的檔案管理部門，并配備專業的檔案管理人員。其次，制定具體的檔案管理工作目標，明確各部門的職責，使其積極配合企業檔案管理工作的開展。然后，建立完善的檔案工作規范，確保制度的嚴格落實，對于違反規定的行為和人員要進行嚴肅處理，從而提高企業檔案管理工作的整體效率和科學化水平。

（四）增加硬件投入，加快企業檔案信息數字化建設。電子檔案是信息時代下紙質檔案的新發展，數字檔案是對傳統的紙質檔案的再現過程，但由于各地區信息化水平的不同，數字檔案建設很多還不完善，影響了企業檔案管理效果的發揮。如果硬件投資到位，將會把工作人員從復雜的工作中解放出來，這樣既解放了勞動資源，保護了紙質檔案的完整性，又方便了檔案查詢、再利用，在一定程度上提高了工作人員的工作效率。

三、加強企業檔案管理的必要性

（一）能夠為高速公路企業提供準確的數據。檔案資料能夠為企業各項工作的開展提供準確、真實的數據信息，并且為企業未來的發展服務。比如企業過去的科研活動、文化體育活動都可以為當前的管理工作提供可借鑒的經驗。

（二）有利于檔案資源的進一步開發和利用。在我國體制改革不斷深入的現今，企業也面臨著嚴峻的挑戰，檔案管理工作作為企業管理的基礎環節，對促進企業人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統的檔案管理模式嚴重制約了檔案資源的進一步開發和利用，因此必須進行檔案管理創新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術，深度開發檔案資源的利用價值，為企業的發展創造更多的效益。

（三）是時代發展的內在要求。當今時代是信息時代，也是知識經濟時代，知識資產作為企業的無形資產，開始在促進企業發展過程中顯示出重要的地位。檔案是知識資產的一部分，真實記錄著企業不同時期的各項活動，在新時期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現，就需要完善檔案管理的信息化建設。因此，加強檔案管理工作是適應時代發展需求的內在要求。

四、企業檔案工作創新之策

企業檔案工作的最大難點或阻力是不少企業主的檔案意識淡薄。所以，應該首先在檔案宣傳上下功夫，尤其要總結企業檔案利用實例，對取得顯著效益的實例廣為宣傳，使他們充分認識檔案的價值和做好檔案工作的法定義務。其次應建立比較完善的企業檔案工作法律體系，并依靠這一體系，努力將企業檔案工作納入企業法人的自律行為，引導企業自覺運用檔案行政管理部門及有關行業部門的相關法律、法規、政策、標準來約束自己的檔案工作行為，從而使企業檔案工作與企業發展同步進行。

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