淺談交通科技檔案建設

文/連云港市航道管理處 孫玲

淺談交通科技檔案建設

文/連云港市航道管理處 孫玲

】抓好科技檔案建設，一要樹立全民檔案意識，形成整體化合力。二要注重知識更新培訓，培養綜合型人才。三要統一檔案規范標準，開展標準化建設。

科技檔案；現狀問題；方法對策

檔案工作是事業單位各項工作的基礎，也是檢驗單位內部管理水平的一個重要標尺。隨著《檔案法》《檔案管理辦法》等一系列檔案法律法規的出臺，人們對檔案工作的重視程度也越來越高。然而由于專業力量配置相對較弱等原因，交通單位普遍存在科技檔案質量不高的問題。就整體檔案工作而言，交通科技檔案在管理上還有較大的上升空間。

一、科技檔案類別多，對檔案人員提出了更高要求

在當前的交通科技檔案管理工作中，科技檔案全部按照《交通部科學技術檔案分類編號辦法》進行整理。交通科技檔案分為設計、公路、水運、港口、航道、航務、救助、船檢、港監、工業、科研、文教、衛生十三大類目，而每個類目中均有近10余種分類。就拿地方水上交通事業單位來說，當前市級機構主要有航道和地方海事兩家。航道的科技檔案主要包括航道工程檔案、航政管理檔案等；而地方海事則有船員檔案、船舶登記檔案、船舶檢驗檔案等等?？萍紮n案類別非常豐富。這些科技檔案因其專業性較強，加之均是反映整項許可、建設等業務工作的全過程，最終形成檔案的時間較難統一，有的檔案甚至要歷時多年才能正式歸檔。因此上述檔案均由開展此項業務的部門兼職檔案人員進行收集，待整項工作結束后才能整理并辦理移交手續。由于上述科技檔案信息量大，且涉及諸多較專業的業務流程和知識，單單靠隸屬辦公室的檔案管理人員全面掌握，非常困難。

二、科技檔案涉及面廣，增加了檔案工作標準化建設難度

由于交通科技檔案類別豐富，涉及到各項較為專業的業務工作，且各項業務工作均是各自獨立開展的。因此，在歸檔的內容和標準上較難統一。例如航道工程檔案，從工程建設之初的綜合性管理文件到工程的設計、工程預算、工程施工、工程開工、竣工等環節，還有航政管理檔案中涉及到航道臨、跨、過河設施建設的審批、航道技術等級評定等內容，這些都需要完整、詳細地反映在科技檔案之中。這些檔案的形成，不論是在內容上，還是在過程上，更是在形式上，均各有特色。如簡單地將它們進行統一，不論是歸檔內容上，還是載體的統一上，亦或是標準的規范上，難度不言而喻。

三、科技檔案個性強，影響了檔案工作指導交流實際效果

科技檔案主要是涉及業務工作，均由各單位根據各自業務檔案的規范要求，結合自身的認識理解自主開展整理歸檔。由于各單位的業務不同，從市級層面上來講，在互相溝通及學習交流上多少存在障礙。據筆者多年來的工作經驗，在科技檔案的歸檔內容和要求上，大部分是由條條上的主管部門在檢查各自業務工作的同時，對檔案進行粗略地檢查。而塊塊上的主管部門，由于無此類科技檔案，因此在對較為專業科技檔案的指導力度和深度上遠遠達不到基層檔案人員的企盼，其僅能對檔案的編號、檔案的存放載體、庫房建設等提一些共性的要求。鑒于科技檔案各類別的獨特性，開展集中深入地指導存在一定難度。

四、提高思想認識，切實加強科技檔案建設

科技檔案建設對于交通事業的科學發展具有重要意義。為此我們各級干部要加強學習，提高認識，不斷改革創新，不斷加強交通科技檔案建設。

（一）樹立全民檔案意識，形成整體化合力。檔案工作是一項需要全員參予的工程。因此，要樹立全民檔案意識，才能形成整體化合力。一是要強化全民檔案意識。樹立“檔案收集、人人有責”的思想認識，做好檔案的情報員。檔案資料既是記錄工作業績的歷史書，也是回顧檢討工作的賬目本。所有人員均要本著對單位、工作和個人負責的態度，做好日常工作的痕跡管理，及時收集整理和移交工作中的文字、圖片、影像等相關內容，確保檔案整理應入盡入。二要規范檔案日常管理。檔案管理員要嚴格執行業務操作規定，強化定期整理和日常巡庫機制，建立定期催收資料制度，按要求裝訂入庫，按規范加強檢查，確保檔案管理安全高效。三要充分利用檔案管理成果。檔案管理人員要勤于從檔案中發掘“財富”，善于利用既有經驗和成果，推動各項工作高效推進。同時檔案管理人員也要按照規定做好借閱和利用效果登記工作，確保檔案利用安全有序。

（二）注重知識更新培訓，培養綜合型人才。當前，各門類知識的更新可謂是日新月異。隨著信息化技術的快速發展，檔案知識的再更新、再提升的培訓任務將越來越重要。為此，交通主管部門應該結合各門類檔案的管理工作現狀，進一步加強專職和兼職檔案人員的培訓，讓綜合檔案管理人員更多地了解交通科技檔案的業務知識，同時也讓科技檔案兼職人員更多地了解綜合檔案的業務知識，從而更好地結合實際提高自身的工作，共同為檔案的規范化建設工作集思廣益、出謀劃策。在此基礎上，不僅是檔案工作，在其它各項業務工作當中，也能切實發揮推波助瀾的作用，能真正促進檔案事業的可持續發展。

（三）統一檔案規范標準，開展標準化建設。目前，交通部針對各門類的科技檔案也建立并下發了各自的標準和規范，但在日常具體操作中仍不夠直觀、具體。檔案管理人員僅能憑著各自的理解，摸索開展，心中無底氣。為此，建議將科技檔案納入項目化管理，進一步明確規范、標準和要求，細化操作內容。上級主管單位可以將各門類的科技檔案，根據業務工作要求的不同，設計成既符合檔案要求又兼具各自特色的模版，將科技檔案無論是封面格式的設計，還是目錄內容的要求，抑或是整個案卷編號的標注等等，全部進行統一規范和要求，力求做到各市之間同一類別的科技檔案均好象從一個流水線上下來，整齊劃一、標準規范，從而進一步提升科技檔案的品質。