如何實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化管理

文/杭州市計(jì)劃生育宣傳技術(shù)指導(dǎo)站 來?xiàng)?/p>

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如何實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的信息化管理

文/杭州市計(jì)劃生育宣傳技術(shù)指導(dǎo)站 來?xiàng)?/p>

【摘要】人事檔案是在日常社會(huì)活動(dòng)中形成的記述與反映員工各方面情況的真實(shí)材料。人事檔案可以為日常管理工作提供必要的信息依據(jù)，人事檔案在職工的培養(yǎng)、選拔和聘用等方面有著重要的作用，提供的信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性和歷史性，可以較為全面地反映職工的綜合狀況。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷演化，人事檔案管理工作手段和方法發(fā)生了較大的改變。事業(yè)單位的人事檔案工作受到較多的挑戰(zhàn)，職工信息記錄工作的復(fù)雜程度和難度較大。本文將對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)人事檔案信息化管理工作質(zhì)量的措施。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化；管理；分析

一、人事檔案管理工作中存在的問題

人事檔案管理工作可以對(duì)人員的行為做出基礎(chǔ)性和系統(tǒng)性的評(píng)價(jià)，可以對(duì)人員的過往歷史活動(dòng)進(jìn)行追蹤了解，這在一定程度上緩解了信息不對(duì)稱問題，可以在人員的聘用前避免逆向選擇問題，進(jìn)而降低道德風(fēng)險(xiǎn)，提高員工的整體工作效率和工作質(zhì)量。因此，要提高人事檔案信息化管理工作，首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作中可能存在的問題。

（一）人事檔案管理材料的來源不夠全面，資料收集不夠完整。人事檔案管理工作的基礎(chǔ)就是人事資料收集工作，人事檔案收集工作應(yīng)該盡可能做到及時(shí)高效，并要全面客觀地反映員工的具體實(shí)際情況，要對(duì)事實(shí)做出客觀記錄。同時(shí)，人事檔案管理工作要確保檔案資料來源的完整性，要對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行系統(tǒng)性的整理收集，以求做出系統(tǒng)性反映。但是由于人事檔案管理工作的范圍較廣，涉及的部門較多，這就擴(kuò)大了人事檔案資料的收集整理范圍，導(dǎo)致人事檔案管理工作量較大，同時(shí)提高了工作復(fù)雜程度。其次，人事檔案管理工作多是處于被動(dòng)地位，缺乏積極主動(dòng)收集檔案資料的意識(shí)，也沒有科學(xué)的檔案材料歸檔制度，資料整理和核查工作不受重視，人事檔案資料的完整性和真實(shí)性難以得到保證。

（二）人事檔案管理工作的內(nèi)容不科學(xué)，缺乏真實(shí)性。較多單位的人事檔案管理工作都是按照組織部門的要求來設(shè)置記錄內(nèi)容，比如人事檔案包括十大類別，可以反映個(gè)人的政治歷史和家庭社會(huì)關(guān)系等等，這些人事檔案內(nèi)容可以反映人員的基本情況和相關(guān)的社會(huì)關(guān)系，可以提供一些基本必要的信息。但是這些內(nèi)容過于形式化，也沒有根據(jù)個(gè)人的實(shí)際情況來調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，不能突出個(gè)人的獨(dú)特性；人事檔案內(nèi)容中的評(píng)價(jià)和鑒定大同小異，形式化主義較強(qiáng)，缺乏科學(xué)性。其次，部分人事檔案管理工作的鑒定和評(píng)價(jià)沒有相關(guān)的實(shí)際材料作為支撐，沒有實(shí)在的相關(guān)證書為人事檔案工作反映的信息做保障，管理工作的可控性較差，人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性不夠。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平較低。人事檔案管理工作是一項(xiàng)工程，更是一種人員管理手段。較多單位的人事檔案管理工作涉及的手工勞動(dòng)量較多，人事檔案信息處理工作過粗，安全性和保密性較差。其次，信息化管理水平較差，也沒有根據(jù)時(shí)代的要求設(shè)計(jì)適合單位需要的人事信息管理系統(tǒng)，較多單位的人事檔案管理工作仍然采用紙質(zhì)記錄方式，電子化程度較低。同時(shí)，雖然部分單位采用了電子化信息記錄方式，但是卻忽視了信息管理系統(tǒng)的安全性，沒有根據(jù)職位等級(jí)來設(shè)

置信息檔案的查閱權(quán)限，員工私人信息暴露和流失問題嚴(yán)重。

二、優(yōu)化人事檔案信息化管理工作的措施

（一）采用信息化手段來整合人事檔案資源。人事檔案工作信息化管理需要有健全的信息系統(tǒng)作為支撐，并要及時(shí)解決人事檔案信息化管理過程中產(chǎn)生的問題，不斷完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)。要優(yōu)化人事檔案信息化管理工作，應(yīng)該及時(shí)對(duì)重復(fù)性較弱的工作進(jìn)行信息化處理，要采用信息化技術(shù)對(duì)人事檔案資源進(jìn)行科學(xué)的整合，保證檔案資源的有效性和科學(xué)性，可以建立適合單位經(jīng)營管理和發(fā)展需要的數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，可以按照部門對(duì)人事檔案進(jìn)行分類管理，對(duì)人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)處理，可以根據(jù)職位的高低來設(shè)置人事檔案資料的查閱權(quán)限，要防止人事檔案流失和泄露等問題。

（二）要積極構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)。信息化技術(shù)給社會(huì)企業(yè)的發(fā)展和人們?nèi)粘Ｉ顜砹饲八从械母镄拢聵I(yè)單位在利用信息化技術(shù)管理人事檔案時(shí)要重視信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。事業(yè)單位可以根據(jù)自身的需要，利用信息化技術(shù)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，以便記錄職工的日常活動(dòng)，可以讓職工通過這個(gè)平臺(tái)來填寫自己的獎(jiǎng)懲情況和基本信息，這樣可以給予職工一定的自主權(quán)，進(jìn)而提高人事檔案管理內(nèi)容的多樣性，提高檔案內(nèi)容的個(gè)性化。同時(shí)，這樣也會(huì)增強(qiáng)職工的人事檔案管理意識(shí)，對(duì)職工的日常活動(dòng)具有一定的指導(dǎo)作用。再者，在構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮安全性，要防止數(shù)據(jù)被惡意篡改和非法使用問題；對(duì)于重大事件應(yīng)該要求職工上傳相應(yīng)的證書圖片作為證明依據(jù)，防止弄虛作假問題的出現(xiàn)。

（三）要善于借助信息化手段來核查人事檔案管理工作。人事檔案工作具有較強(qiáng)的重復(fù)性，工作性質(zhì)比較枯燥。在構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)，可以在計(jì)算機(jī)操作環(huán)境下利用信息技術(shù)解決大批量規(guī)律信息錄入工作，降低人事檔案管理工作的重復(fù)性，進(jìn)而有利于減少信息管理工作的枯燥無趣。其次，要掌握人事檔案工作的規(guī)律性，可以使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)根據(jù)人員信息項(xiàng)目內(nèi)容來設(shè)置查漏目錄表，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作自動(dòng)化和批量化操作，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，可以借助信息管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行二次開發(fā)，提高信息數(shù)據(jù)智能對(duì)比工作的準(zhǔn)確度，保證信息的真實(shí)性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]褚麗娜.信息化對(duì)人事檔案管理的新思路[J].科學(xué)管理,2013(10增).