電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異

文/臺州市衛生局 林燁

?

電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異

文/臺州市衛生局 林燁

【摘要】隨著科技的發展，電子文件有了較大的進步，其對傳統的檔案保護造成了較大的影響。在檔案保護技術上，電子文件與傳統紙質檔案的差異性是較大的，同時這些差異也是電子時代檔案保護技術發展的關鍵所在。

【關鍵詞】電子文件；紙質檔案；保護技術；差異性

一、電子檔案與紙質檔案的主要區別

電子檔案就是依據現代計算機及網絡技術，進行信息存儲與信息傳輸的一種信息存在形式。電子檔案主要是以數字化技術為載體對相關信息進行處理與加工，同時轉化成計算機能夠識別的文字，之后再利用計算機專用語言進行存儲。當需要使用這些信息的時候，就可以利用計算機將這些代碼轉化成可供辨識的文字。電子檔案具有較強的轉化性、更改行與復制性。不同于電子檔案，傳統紙質檔案主要是依靠紙張作為記錄載體，利用印刷技術在紙上印刷上相關信息。紙質檔案沿用時間相當長，從造紙術發明至今一直沿用。紙質檔案有力地推動了人類文明的進步與發展。但相比于電子檔案，傳統紙質檔案存在非常明顯的缺陷：第一，紙質檔案所傳播的范圍較為狹窄，不能實現大范圍的信息傳輸傳播。第二，紙質檔案受到空間性與地域性的影響較大，且紙質檔案容易受到環境的影響而出現損壞。紙質檔案與電子檔案的主要區別就在于二者的信息存在形式及信息的存儲方式不一樣。在進行檔案選擇的時候，要依據不同情況的不同要求，進行選擇。同時要合理地保存電子檔案及紙質檔案，以方便今后使用。

二、電子文件與紙質檔案保護技術的差異

（一）信息載體壽命的差異性。在以往的傳統檔案管理過程中，紙質檔案主要是依靠紙張作為其載體，記錄并存儲相關信息資料。但是紙張的壽命（耐久性或者是保存年限）容易受到紙張纖維素性質的影響。如果紙張中的纖維素發生了氧化，尤其是在溫度較高的環境中，纖維素的氧化速度加快的情況下，就會對紙張的化學結構與特征造成嚴重破壞，進而減少了紙張的保存年限。但是如果在紙質檔案保存之前，就提前做好了紙張老化的防治措施，即對影響紙張纖維素發生質變的因素進行抑制就可以延長紙張的使用年限，甚至可以將紙張保存百年或千年，而不發生質變、老化。

電子文檔的信息存儲載體一般都是磁盤或者是光盤。通過對磁盤及光盤構成成分的分析我們發現，光盤及磁盤的主要構成材料為：聚酯底基，這種材料本身就具有帶靜電的性質，因此，由于其會產生靜電，就會使得光盤及磁盤外部及內部吸附大量的黏土、灰塵，從而導致光盤或磁盤出現發霉或磨損，進而破壞了磁盤及光盤內部存儲的信息，使其失去其應有的價值。綜合來說，通過對比電子檔案與傳統紙質檔案的存儲壽命發現，電子文檔的存儲壽命相對較短，受到多種因素的影響，存在的風險也較大。

（二）環境條件影響的差異性。1.溫濕度影響的差異性。不合理的溫度及濕度也會影響到磁盤、光盤以及紙張的壽命。對于電子文檔來說，其受到溫度及濕度影響的方式是不同的。在溫度較高或溫度較低的環境下，磁盤及光盤中的聚酯底基容易發生膨脹或者是收縮，從而導致磁盤及光盤中使用的多碳材料、塑料及鋁發生彎曲，進而導致激光束不能準確地讀寫磁盤中的數據。對于紙張來說，在溫度較高、濕度較高的環境下，紙張會發生氧化水解反應，加速一些不利化學成分的產生，進而導致紙張的字跡出現擴散、模糊等。通過實踐發現，電子文檔的理想保存溫度范圍在十六攝氏度到二十攝氏度，相對濕度范圍在35%～45%。紙質檔案的理想保存溫度為十四攝氏度到二十四攝氏度，相對濕度范圍在45%～60%，由此可知，溫度、濕度對紙質檔案及電子文件的影響是不一樣的。

2.灰塵影響的差異。灰塵對電子檔案載體（磁盤、光盤）的損壞形式包括：生物損壞、化學損壞與物理損壞。生物損壞指得是：由于灰塵會傳播霉菌孢子，同時灰塵也是霉菌的繁殖地與培養基，因此，霉菌分泌的有機酸等會嚴重損壞磁盤、光盤、導致存儲的數據消失。化學損壞指得是：灰塵中所包含的化學成分會不同程度地腐蝕、降解磁盤與光盤，從而導致存儲信息丟失。物理損壞指得是由于劃傷磁盤、光盤的表面而導致的信息損毀。

3.外來磁場和機械震動影響的差異。對于紙質檔案來說，外來磁場及機械震動的影響幾乎可以忽略不計。但對于電子文檔來說，外來磁場和機械震動對其的影響是相當大的。外來磁場主要作用于電子文檔的磁性載體，導致磁性涂層發生消磁或者磁化，進而降低了信號強度與信噪比，使得其所記錄的信息被破壞。除此之外，強烈的機械震動會嚴重影響磁性載體中磁分子的排列順序，導致記錄的數據發生混亂。因此，要避免磁場和機械震動對電子文檔的影響。

三、技術壽命的差異

對于電子文件來說，其壽命不僅與電子文檔的內部因素與環境因素相關，同時也與技術革新相關。由于電子文件一般都是以計算機為載體的，因此，只有計算機才能讀出電子文件中包含的信息。而一旦計算機技術未跟隨上技術革新的腳步，即技術過時，就會導致電子文件信息難以讀出。所謂的技術過時就是指由于技術革新導致原有的存儲技術淘汰或者是因為商業性因素，導致由單一廠家生產或出售的電子文件會因為廠家的破敗而導致電子文件難以正常運作。通常情況下，大部分電子文件載體的預期壽命都遠超于辨識它的軟硬件技術使用期限，簡單來說，就是技術過時嚴重影響了電子文件的安全性。所以，若想長期存取電子文件中的數據信息，就需要及時更新技術，跟隨時代發展的腳步。

四、結語

本文主要針對紙質檔案與電子文件在保護技術上的差異性進行了探討，以供參考與借鑒。

【參考文獻】

[1]金淑紅.淺論檔案管理的技術保護[J].科技創新與應用,2014(05):265.

[2]徐緒琴.檔案安全體系建設研究[D].安徽大學,2014.