紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上的優(yōu)缺點

文/國家新聞出版廣電總局2023臺 李江

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紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上的優(yōu)缺點

文/國家新聞出版廣電總局2023臺 李江

【摘要】檔案專業(yè)的特點是收集社會活動中直接形成的真實、原始記錄文件，具有一定的憑證作用和法律依據(jù)。本文通過對紙質(zhì)檔案與電子檔案的比較，闡明目前對檔案管理存在的誤區(qū)以及紙質(zhì)檔案存在的必要性。

【關(guān)鍵詞】紙質(zhì)檔案；電子檔案

一、檔案最重要的特點是具有依據(jù)及憑證作用

長期以來，傳統(tǒng)的檔案管理方式，依然是以紙質(zhì)為載體的檔案和聲像、圖片檔案等保管和利用。傳統(tǒng)檔案管理方法要求歸檔文件字跡工整，有時間、地點，有起草人和審批人簽字。文件的歸檔是對文件的整理及文件加工的過程，包括收集、整理、鑒定等一系列工作。

自從世界上第一臺存儲程序計算機誕生起，就產(chǎn)生了電子文件。電子文件是指機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成，辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。隨著電子技術(shù)、信息技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展而日益普及。特別是在網(wǎng)絡的出現(xiàn)后，使文件的形成與傳遞發(fā)生了根本性的變化，它改變了我們以往的通信方式，使文件的傳遞猶如打電話一樣方便快捷。電子文件可以方便地采用網(wǎng)絡進行傳輸，使人們可以遠距離地交流、利用。但網(wǎng)上流動中的電子文件因處于自由交流狀態(tài)，會使重要文件流失，真實性得不到廣泛認可，安全性無法保障。所以電子檔案資料只能作為參考。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)點與不足

1.紙質(zhì)檔案由于原始性和真實性，所以具有憑證作用，它的真實性受法律認可。

2.紙質(zhì)和聲像檔案是不是偽造的，通過鑒定是很容易識別的。

3.紙質(zhì)檔案可以直接閱讀，便于查閱。

4.紙質(zhì)檔案能夠長期、永久保存。

5.傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案最大不足就是不能通過網(wǎng)絡進行交流和利用。

三、電子文件的優(yōu)點與不足

1.利用網(wǎng)絡，加快了文件的傳遞速度。紙質(zhì)文件的傳送，無論是郵電局發(fā)送還是傳真發(fā)送，都是速度慢，且出現(xiàn)過丟失現(xiàn)象。如果采用局域網(wǎng)，文件傳送速度將大大提高。拿我們局來說，基層單位分布在全國各地，在以前所有文件都是靠郵電局發(fā)送，也有文件的丟失和過時問題。在籌備大型會議時，會面臨由于時間緊路途遙遠方面的問題，文件來不及發(fā)，只好用傳真來傳達，但是發(fā)來發(fā)去到最后有個別單位沒有發(fā)到。但是現(xiàn)在我們在工作單位上都開通了局域網(wǎng)，在網(wǎng)上發(fā)個E—MAIL、騰訊通那只是舉手之勞。網(wǎng)絡縮短了人與人的距離，縮短了人與人信息的距離。局域網(wǎng)絡的日新成熟，更加有利于發(fā)揮電子檔案的信息共享。

2.電子文件設計、修改便捷，省時、省力。電子文件在進行工程的設計、修改和設備的技術(shù)改造中，可在原圖上進行修改、設計，而且做出的圖不用描圖，所以也不用再校核，直接用軟盤制作底圖。現(xiàn)在的設計單位已經(jīng)全部取消了手工畫圖，采用計算機制圖，不僅能夠大量節(jié)省人力和經(jīng)費，還大大地提高了工作效率。

3.電子文件信息存儲密度大，可節(jié)約占地空間，減少存放數(shù)量。

4.文件的電子化，不但可以方便地進行檢索、摘錄、轉(zhuǎn)錄，還能夠減少紙質(zhì)檔案的制作、復制和傳遞份數(shù)。

5.電子檔案的不足。電子檔案缺乏依據(jù)和憑證作用，易于修改不留痕跡，基本不具備法律效力，電子文件由于各種因素容易造成信息丟失；電子檔案的壽命短，軟盤的壽命為3年，光盤的壽命也不過20到30年，到期前必須轉(zhuǎn)錄，很容易造成質(zhì)量下降，電子文件的安全無法保障。這些在很多單位的檔案中就存在復印、傳真件等問題。缺乏了原件的真實性。

四、優(yōu)勢互補、取長補短、共同發(fā)展

現(xiàn)在我們研究電子文件，探索電子與紙質(zhì)檔案管理方法時，依然能充分看到紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢。重視文件管理、重視檔案工作，已經(jīng)成為各單位的共識，有些單位已經(jīng)走在了前面。但是一切自動化的出現(xiàn)還都是建立在原有傳統(tǒng)檔案工作的基礎(chǔ)上的，才能夠為現(xiàn)代化檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。

電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)檔案的工作方法和管理模式，“手指辦公”“無紙信息交換”等自動化自動處理系統(tǒng)已走進我們的日常工作中。它將推動文件管理和檔案管理走向標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。它將改變傳統(tǒng)的運作方式，改變了人們對檔案的理解和對檔案存在的形式、特征、意義等方面的認識，使文件和檔案在管理收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定等方面帶來諸多新問題，增加了文件和檔案管理的難度，對加強電子文件歸檔和電子檔案的管理提出了新的課題。面對新技術(shù)的挑戰(zhàn)，我們需要做好這樣幾方面的準備：

1.擴大知識面，提高創(chuàng)新意識，面對新技術(shù)，我們必須以理智和清醒的態(tài)度從新審視自己和自己所從事的工作，努力提高自己的綜合文化素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，不至于在新技術(shù)面前束手無策。

2.繼續(xù)做好傳統(tǒng)檔案的收集、整理工作。把文書檔案工作做細、做深入、要在利用上做文章，以信息提供利用，以利用效益擴大影響，真正成為單位的強力部門。

3.為適應電子檔案的需要，改變傳統(tǒng)的整理立卷方式，逐步過渡到以件為保管單位的立卷形式。變集中立卷為平時立卷；變裝訂成冊為用盒保管等等。以適應電子檔案應用計算機的快速多元化檢索功能。

4.研究電子檔案的發(fā)展趨勢，總結(jié)管理電子檔案的經(jīng)驗。應充分看到傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢。

不斷發(fā)展的高新技術(shù)可以改變檔案信息的載體和管理方法，但改變不了檔案的宗旨和檔案的基本性質(zhì)。電子文件的到來將會使我們傳統(tǒng)的工作方式發(fā)生質(zhì)的變化。但在飛速發(fā)展的高新技術(shù)面前，我們依然不能忽視電子檔案對檔案的影響，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長時期內(nèi)，仍然將占主導地位，紙質(zhì)檔案與電子檔案將長期并存，雙軌運行。