樹立大局意識 增強責(zé)任意識 強化服務(wù)意識全面提升高校辦公室行政工作水平

文/華北電力大學(xué) 于喜海 馬 博

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樹立大局意識 增強責(zé)任意識 強化服務(wù)意識全面提升高校辦公室行政工作水平

文/華北電力大學(xué) 于喜海 馬 博

【摘要】高校辦公室具有服務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)和監(jiān)督的工作職能，在高校發(fā)展過程中起到舉足輕重的作用。因此，如何提升高校辦公室的行政工作水平就成為焦點問題，并成為研究和探討的課題。本文就從行政工作應(yīng)具備的大局意識、責(zé)任意識和服務(wù)意識三個方面討論提升高校辦公室行政工作水平。

【關(guān)鍵詞】高校；辦公室；行政工作

辦公室作為學(xué)校全局性、綜合性和服務(wù)性的辦事機構(gòu)，起到溝通上下、協(xié)調(diào)左右、咨詢參謀和督察督辦的重要樞紐和管理監(jiān)督作用。隨著高等教育的不斷發(fā)展，建設(shè)高水平大學(xué)口號的提出對高校辦公室工作提出了更高的要求，即：要緊緊圍繞學(xué)校建設(shè)高水平大學(xué)的發(fā)展大局，努力配合好學(xué)校的教學(xué)科研及相關(guān)部門，做好各類各項服務(wù)工作。就高校辦公室行政工作來說，新形勢新時期對辦公室行政工作人員的工作熱情、工作態(tài)度、工作能力及工作效能等方面都提出了新要求，因此，辦公室工作人員要盡快適應(yīng)現(xiàn)代高水平大學(xué)快速發(fā)展的需要，從學(xué)校發(fā)展全局出發(fā)，樂于奉獻(xiàn)，不斷增強個人的責(zé)任感和使命感，持續(xù)強化為學(xué)校中心工作開展服務(wù)的工作理念，全面提升辦公室的行政工作水平。

一、牢固樹立大局意識，不斷提升協(xié)調(diào)溝通水平

辦公室是學(xué)校快速發(fā)展的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，也是學(xué)校對外橫向聯(lián)絡(luò)溝通，對內(nèi)縱向協(xié)調(diào)管理的“窗口”。辦公室行政工作人員的一舉一動、一言一行以及工作任務(wù)完成的質(zhì)量和效果，將直接影響學(xué)校對內(nèi)對外的形象，同時也體現(xiàn)學(xué)校整體管理工作的效能和水平。因此，辦公室行政工作人員需要內(nèi)強素質(zhì)，增強個人的大局意識，逐步提升自身的溝通協(xié)調(diào)能力，努力做到溝通好、協(xié)調(diào)好、處理好工作中的每層關(guān)系和每項工作，外塑學(xué)校和辦公室良好形象。比如學(xué)校接待上級單位蒞臨指導(dǎo)的一次會議，時間可能很短，但具體的協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌工作提前數(shù)天就需要著手準(zhǔn)備，會議主題、時間、地點、參會人員要協(xié)調(diào)通知到人；上級單位領(lǐng)導(dǎo)接送、會議議程、會場布置、會議宣傳及餐飲安排都要提前考慮，一環(huán)扣一環(huán)，環(huán)環(huán)不可少，少了哪一個環(huán)節(jié)都會出問題。所有類似這些工作，不是一個人或者一個部門可以獨立完成的，需要學(xué)校辦公室從會議主題涉及的部門考慮，統(tǒng)籌兼顧，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，通知參會人員；需要學(xué)校辦公室統(tǒng)籌協(xié)調(diào)后勤集團(tuán)及相關(guān)部門和個人，充分調(diào)動學(xué)校集體的力量做好接待工作，保證會議的按期成功召開。

在活動的組織過程中，辦公室就是一個整體團(tuán)隊，同事彼此之間分工明確，又相互支持，相互幫助，通力合作，形成互補AB角，努力做到考慮周全、忙而不亂，繁而有序，大事不誤、小事不漏，各項工作井井有條，環(huán)環(huán)相扣，保證整個活動按照既定程序、保質(zhì)保量、不給客人和自己留下深刻“印象”地順利完成。

二、切實增強責(zé)任意識，確保實現(xiàn)“零差錯”工作

辦公室作為學(xué)校處理日常大量事務(wù)性工作的核心部門，每天都有大量瑣碎、重復(fù)性和機動性的工作需要處理。但就是這些看起來瑣碎的重復(fù)性工作，如果處理不好或者哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，就會牽一發(fā)而動全身，影響到學(xué)校整體工作的開展。這就要求辦公室工作人員清醒地認(rèn)識到自己工作的重要性，工作中端正態(tài)度，以高度的責(zé)任感和使命感把看起來簡單的、瑣碎的小事情千百遍都做好；把大家都認(rèn)為非常容易的事情，認(rèn)真地、不留任何“印象”地做好。

泰山不讓土壤，故能成其大，河海不擇細(xì)流，故能就其深。相對于學(xué)校教學(xué)科研、人才培養(yǎng)等對學(xué)校跨越式發(fā)展、實現(xiàn)建設(shè)高水平大學(xué)目標(biāo)的重要支撐作用，辦公室行政人員每天面對的不值得一提、不可以量化的小事和瑣碎事顯得微乎其微，但正是辦公室能認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好這些小事和瑣碎事，才確保學(xué)校各類信息的暢通，確保各項工作的順利開展，從側(cè)面、從幕后推動學(xué)校高水平大學(xué)建設(shè)目標(biāo)的實現(xiàn)。

要確保各項瑣碎工作和任務(wù)的圓滿完成，辦公室工作人員應(yīng)提高認(rèn)識，樹立“辦公室內(nèi)無小事 事無巨細(xì)皆大事”的理念，增強個人的責(zé)任意識，以高度負(fù)責(zé)的精神和一絲不茍的態(tài)度，認(rèn)真對待和做好每一項基礎(chǔ)性、瑣碎細(xì)致的工作，努力在平凡的工作中實現(xiàn)“零差錯”工作，保證學(xué)校工作的正常運轉(zhuǎn)。

三、始終強化服務(wù)意識，當(dāng)好開展工作的“勤務(wù)兵”

服務(wù)是辦公室工作的靈魂。服務(wù)學(xué)校中心工作和重點工作、服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)相關(guān)部門、服務(wù)全體師生是學(xué)校辦公室的立身之本，也是辦公室工作的出發(fā)點和立足點。從某種程度上說， 辦公室服務(wù)水平是衡量辦公室工作的重要指標(biāo)之一。辦公室應(yīng)將強化服務(wù)意識和努力服務(wù)工作貫穿各個方面以及各項工作的始終。這就要求辦公室行政人員具備善于觀察，樂于奉獻(xiàn)，甘于服務(wù)的“勤務(wù)兵”精神。同時，辦公室工作的靈活性、機動性和重復(fù)性，決定辦公室工作人員還應(yīng)具備“三員”、“四心”和“五勤”的基本素質(zhì)。

“三員”是指服務(wù)員、信息員、監(jiān)督員。高校辦公室作為學(xué)校上情下達(dá)、督察督辦性質(zhì)的服務(wù)機構(gòu)，決定了其為校領(lǐng)導(dǎo)提供各類信息，監(jiān)督各項政策及計劃落實情況等服務(wù)的職能。作為辦公室的行政工作人員，應(yīng)從準(zhǔn)確把握信息質(zhì)量，提高信息來源的角度出發(fā)，匯聚并優(yōu)化各方信息，甘

當(dāng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的“信息員”；還應(yīng)做好校領(lǐng)導(dǎo)決策執(zhí)行的“監(jiān)督員”，即：從監(jiān)督檢查學(xué)校各項政策執(zhí)行情況的角度，對學(xué)校黨委常委會、校長辦公會及校領(lǐng)導(dǎo)碰頭會等會議形成決議后各部門（院系）的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，并形成匯報材料反饋給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，確保學(xué)校各項工作的有理有據(jù)、保質(zhì)保量完成。

“四心”是指熱心、耐心、細(xì)心、留心。辦公室作為學(xué)校各部門的樞紐中心，每天接觸到學(xué)歷不同、職位不同、性格不同的對象，對辦公室行政工作人員既是挑戰(zhàn)又是考驗。在處理工作過程中，要時刻保持熱心腸，積極為領(lǐng)導(dǎo)、為師生提供力所能及的服務(wù)。針對工作面臨很多棘手的協(xié)調(diào)事物，需要耐心對待，分為輕重緩急處理，保證不誤事，不做錯事。公平地對待每一位領(lǐng)導(dǎo)及師生，真誠、真心地為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)，為部門（院系）服好務(wù)，為師生職工服好務(wù)。在具體工作中還要做到細(xì)心、細(xì)致，無論大事還是小事、簡單事還是繁雜事，都要做到認(rèn)真、認(rèn)真再認(rèn)真，細(xì)致、細(xì)致再細(xì)致，確保服務(wù)到位，效能至上。

“五勤”是指眼勤、耳勤、口勤、手勤、腿勤。辦公室行政工作最大的特點，就是不能坐在辦公桌前敲鍵盤。舉辦會議是體現(xiàn)辦公室行政人員“五勤”最充分的活動，在會議舉辦過程中，要做到及時發(fā)現(xiàn)問題、及時口頭匯報、及時記錄匯總，及時電話或者當(dāng)面通知與會人員等等。在迎接來賓時，及時開門迎客或者提前按動電梯等等，都是手勤和腿勤的具體體現(xiàn)。

作為辦公室的工作人員，應(yīng)具備“兩眼一睜，忙到熄燈”的思想準(zhǔn)備，還要具備“晴天一身汗，雨天一身泥”的敬業(yè)精神和甘當(dāng)幕后“勤務(wù)兵”的奉獻(xiàn)精神。

四、著力增強執(zhí)行力，確保工作落到實處

執(zhí)行力是團(tuán)體和組織完成任何事情的前提和保證。美國海軍陸戰(zhàn)隊指揮官的《沒有任何借口》一書中提到西點軍校平時訓(xùn)練的口號，強調(diào)“每一位學(xué)員要想盡辦法去完成任何一項任務(wù)，而不是為沒有完成任何一項任務(wù)去尋找借口。”這是對執(zhí)行力最好的闡述，對高校辦公室來說，執(zhí)行力也是每一位行政人員乃至辦公室所有人的基本素質(zhì)和基本要求。對領(lǐng)導(dǎo)分配工作執(zhí)行程度的強弱將可能影響到領(lǐng)導(dǎo)對工作進(jìn)展的準(zhǔn)確判斷，甚至可能會對學(xué)校產(chǎn)生不好的消極影響。

比如：在會務(wù)籌備的嘉賓房間分配過程中，領(lǐng)導(dǎo)要求會務(wù)人員赴機場（車站）迎接嘉賓前準(zhǔn)備好房卡，這樣等嘉賓到達(dá)酒店后直接入住，避免嘉賓等候；如果會務(wù)人員執(zhí)行不力，在嘉賓到達(dá)酒店后還沒有拿到房卡，導(dǎo)致嘉賓久等，會給嘉賓留下會務(wù)組辦事不夠周全的“印象”，影響學(xué)校的形象和對學(xué)校工作人員能力的判斷。這種執(zhí)行力不夠?qū)е虏缓糜绊懙陌咐S時隨處出現(xiàn)在我們身邊。

個人執(zhí)行力的強弱取決于兩個因素：個人能力和工作態(tài)度。能力是基礎(chǔ)，態(tài)度是關(guān)鍵。因此，要在現(xiàn)實工作中做到不折不扣地執(zhí)行，不僅需要行政人員基本的組織協(xié)調(diào)能力和管理水平，還需要進(jìn)一步加強理論學(xué)習(xí)和技能學(xué)習(xí)，端正工作態(tài)度，強化“嚴(yán)格要求”“細(xì)致管理”“落到實處”的素質(zhì)培養(yǎng)，保證領(lǐng)導(dǎo)交代的工作切實落實好，落到實處，達(dá)到預(yù)期效果。

高校辦公室行政工作責(zé)任重大、任務(wù)繁重、機動且瑣碎，這就要求行政人員充分?jǐn)[正自己的位置，高度負(fù)責(zé)，不斷總結(jié)和提高各項能力，使辦公室行政工作想的更細(xì)，做得更好，再上新臺階新水平，為學(xué)校各項事業(yè)的全面發(fā)展作出貢獻(xiàn)。