基于企業類型的企業檔案主體判定

文/四川大學公共管理學院 張茵

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基于企業類型的企業檔案主體判定

文/四川大學公共管理學院 張茵

【摘要】企業檔案主體的明確有利于企業檔案工作有重心、有層次地開展。本文旨在回顧我國對企業檔案主體認知的發展，并在區分企業類型的基礎上，給予現代企業制度下企業檔案主體判定以科學合理的闡釋。

【關鍵詞】企業類型；企業檔案主體；科技檔案；經營管理檔案

1987年，國家檔案局、原國家經濟貿易委員會及原國家發展計劃委員會印發了旨在促進企業檔案工作層次性開展的《國營企業檔案管理暫行規定》（下稱“規定”）。“規定”第一次明確了企業檔案的概念：“企業在各項活動中形成的全部檔案的總和”。雖然隨著企業體制的變化，企業檔案的構成在不斷地被充實和更新，然而規定中對企業檔案的具有時代包容性的定義卻依然適用。

正如筆者在上文所說，企業檔案的構成隨經濟體制和企業體制的變化不斷被充實和更新，那么關于企業檔案主體的認識是否經久不衰？抑或需要我們結合時代背景和體制變化做出新的解讀？筆者認為，預先明確判斷企業檔案主體的標準是回答這一疑問的基礎。對企業檔案主體的判斷不是僅將數量作為唯一標準，而是結合其數量以及其在企業運行過程中的重要性進行綜合分析得出結論，一般來說，判斷企業的主要職能和組織形式，圍繞以履行主要職能為目的而開展活動所產生的檔案便是該企業檔案的主體，也就是筆者在下文將要討論的基于以主要職能和組織形式區分的企業類型的企業檔案主體判定。

一、關于企業檔案主體認識的發展

建國后，我國借鑒蘇聯模式，走計劃經濟體制的道路。計劃經濟又稱指令型經濟，具有高度集中的特點，企業只是按照國家統一計劃和指令完成相應工作的生產單位，經營自主權十分有限。 “二五計劃”（1958年—1962年）實行過程中，黨中央以大規模的、有計劃的經濟建設和技術革新為開展工作的重心所在。在這樣的背景下，產生了大量的技術研發資料，科技檔案具有明顯的量的優勢。

解放初期，學術界普遍缺乏對管理科學的研究，加之管理這一行為具有系統性和復雜性，上級部門難以量化和評定，所以并未給予經營管理應有的重視。傳統觀點認為科技檔案直接關系到是否能完成計劃生產任務、影響產品質量和功能實現，符合當時企業作為生產單位的主要職能，這樣的社會背景和傳統觀點使得人們忽視經營管理工作而格外突出科技檔案的重要性。

與此同時，解放初期的中國呈現百廢待興的局面，企業種類單一，主要以工業企業為主，并沒有較成規模的、成熟的服務業、金融業以及貿易業，而工業企業主要從事工業品生產活動，例如石油冶煉、建筑、鋼鐵等重工業以及紡織、食品等輕工業，這些企業，尤其是重工業，其企業檔案以科學研究、基礎建設、設備等圍繞企業主營業務活動的科技檔案為主。

“科技檔案是企業檔案主體”這一觀點在這樣的社會背景和主流認識影響下得以形成并得到認可。1987年出臺的“規定”除第一次明確企業檔案這一概念外，還對企業檔案的種類及主體進行了概括：企業檔案的構成包括計劃統計、物資供應、經營銷售、勞動工資、財務管理、教育衛生和黨政工團等方面的檔案。這也是我國檔案工作發展過程中第一次以法規文件的形式承認和確立科技檔案在企業檔案中的主體地位。

隨著時間的遷移，市場經濟體制在我國確立、現代企業制度的發展與成熟等一系列的變化讓“科技檔案的企業檔案主體地位”受到了嚴峻的挑戰。

二、對企業檔案主體問題的合理闡釋

在一定的時代背景下，“科技檔案的企業檔案主體地位”毋庸置疑。然而隨著市場經濟體制確立，絕大部分企業擁有充分的經營自主權，決定其命運的是市場，而不再是國家高度集中的計劃和調控，于是經營管理工作得到了前所未有的重視，企業檔案中經營管理檔案數量呈大幅增長。以北長江光電儀器廠（國營288廠）為例，該廠成立于1966年，在成立的前20年共生成938卷文書檔案。1986年—1995年，該廠發展市場指向性的外向型經濟，共生成846卷文書檔案，是前二十年積累數量總和的90.19%，其中經營管理類檔案占其間總數的45.04%，多達381卷。作為在企業檔案中占有相當比重的經營管理檔案，其重要性不容忽視。

與此同時，為滿足人民群眾生活需求，實現國民經濟高速增長，增強綜合國力，現代物流業、租賃和商務服務業、批發和零售業、金融業等第三產業得到長足發展，此類企業檔案的構成基本不包含科技檔案，而以經營管理檔案為主。顯然在上述情況下，將企業檔案主體籠統地劃歸為科技檔案是不符合事實的。

筆者認為，判定企業檔案的主體應該具體問題具體分析，依據企業的組織形式和所處行業得出合理結論。主要情況有以下三類：

（一）以軍工企業為代表的國家獨資企業，一般是國務院指定的生產特殊產品或屬于特種行業的企業。這類企業即便是在市場經濟體制下，依然按照國家的計劃和需要生產產品，并且由國家負責產品的銷售和分配，不直接面向市場開放。在生產過程中產生和積累了大量設備、科研檔案，并未形成經營檔案。作為此類企業中最具代表性檔案種類的科技檔案，其主體地位不言自明。（二）以現代物流業、租賃和商務服務業、批發和零售業、金融業等構成的流通和服務型企業。企業在運行過程中基本沒有形成科技檔案，其檔案構成包括商業合同檔案、用戶檔案、市場調查檔案、經營管理檔案等種類。如物流、租賃等服務業，主要是面向客戶，形成了大量屬于經營管理檔案的用戶檔案、用戶反饋檔案；貿易行業企業檔案主要構成也是經濟合同或者經營管理檔案；金融企業檔案主體是金融業務檔案，包括金融會計檔案、保險業務檔案、證券業務檔案、信貸檔案、中間業務檔案即金融業務客戶檔案，主要以資產、資本和金融服務為經營對象。總的來說，此類流通和服務型企業其檔案主體是經營管理檔案。

（三）經企業改制后由生產型企業發展升級而成的生產經營型企業。例如煤炭業、紡織業等，總而言之，除上述第一、二類企業外的大部分企業都歸于此類。現代企業發展以市場需求為導向，要提升所提供產品和服務的質量，明晰自身的優、劣勢，在產品研發領域持續發力，作為強大知識后盾的科技檔案不可或缺，在產品研發過程中，也會源源不斷產生大量科技檔案。現代企業面向市場更需要洞察市場動向，把握市場機遇，主動與用戶建立聯系，挖掘和喚醒用戶潛在需求，收集第一手用戶反饋信息，針對用戶需求完成產品升級，提供完善及時的售后服務。上述項目開展所亟須的有效信息都蘊含于經營管理檔案中。對生產經營型企業而言，必須兼顧生產技術和經營管理，才能在激烈的市場競爭中立足。科技檔案和經營管理檔案共同構成了此類企業檔案的主體。

綜上所述，在市場主導的現代企業發展背景下，“科技檔案是企業檔案絕對主體”這一認識是不成立的。經營管理檔案和科技檔案都具有不可忽視的經濟價值和增值價值。它們是企業在主動了解市場、積極適應市場、提升市場份額的過程中所獲知識與經驗的集成，是企業完成開發、生產、銷售等運營環節的必要條件。珍藏其中的專利技術、科研成果、經營決策成果等，都是企業寶貴的無形資產。因此，我們必須根據企業的組織形式、主要職能和主要業務來判斷企業檔案主體，具體問題具體分析，不過分強調科技檔案而忽視經營管理檔案。只有我們予以企業檔案主體科學、合理、尊重客觀事實地判斷，才能有重點、有層次地做好企業檔案工作，充分挖掘企業檔案中蘊含的經驗知識，為企業平穩、持續發展提供知識信息服務和決策輔助。

【參考文獻】

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