檔案工作的定位與任務

文/珠海電力建設工程有限公司 謝佩云

?

檔案工作的定位與任務

文/珠海電力建設工程有限公司 謝佩云

【摘要】檔案是對工作的記錄和總結，隨著現代經濟社會的發展，加強檔案工作的管理和定位，對完成檔案管理工作任務具有積極的意義。加強檔案管理工作的定位能夠對檔案信息進行有效的保存，特別是在信息化不斷深入發展的環境下，檔案管理工作應該運用信息化帶來的契機，完善檔案管理方法，提高檔案管理效率。

【關鍵詞】檔案工作；定位與任務；管理

在信息技術不斷現代化的今天，檔案工作也要在信息技術的帶動下走信息技術發展道路。傳統的檔案管理主要是對文件資料進行收集、鑒定、整理，這限制了檔案資源的信息化共享和利用價值。特別是管理工作機制的落后，運作方式的陳舊，技術水平的低下不利于檔案工作的進展。所以，檔案工作在加強文件、資料管理的同時，更要向信息化方向發展，加強檔案信息化、技術化管理。實現知識來源、整理、保存、共享一體化的管理體系。只有加強檔案管理工作，才能夠為社會提供有價值的信息和檔案資源。

一、檔案工作的科學定位

（一）檔案工作的政治性。 檔案管理工作的政治性是指檔案管理工作要在國家檔案管理法的規定下對檔案進行有效的管理。目前，我國檔案管理的法律文件為《檔案法》《檔案實施辦法》，所以檔案管理工作要堅持正確的社會主義方向，對檔案進行客觀實際的整理和記錄，積極發揮檔案對社會負責、對歷史負責的記錄效果。讓子孫后代通過檔案了解到社會主義建設的來之不容，激發愛國熱情。所以，檔案管理工作要在堅持社會主義的前提下，發揮其在社會經濟建設中的重要作用。

（二）檔案工作的形式性。由于檔案管理工作與一般工作有很大的區別，檔案工作接觸的主要是文件資料，所以在管理工作中就有不同的形式。傳統的檔案管理形式主要是通過人工進行整理、檢索，這樣工作量大，而且效率比較低，但是也有重要的作用，比如文件專題資料分類、一些書面資料只能通過人工來進行整理分類。但是，信息化在檔案管理中的運用成為檔案管理的一種新的形式，檔案管理工作也要實現信息化管理，加強信息技術在檔案管理工作中的運用是檔案管理工作的新形式。

二、檔案工作的任務要求

（一）定期對檔案進行整理歸檔。檔案管理工作是一項復雜的工作，涉及檔案資料的收集、整理、保管以及統計與查詢等方面的工作，特別是對重要檔案更加要仔細進行分類和整理，保存其完整性。而且定期對檔案要進行清理，對沒有價值的檔案要進行銷毀，只有對檔案進行定期的分類管理，才能夠方便檢索和查閱，提高檔案在社會經濟發展中的作用。

（二）對檔案進行安全保密管理。保密性是檔案管理工作的重要原則，因為很多檔案是不對外公開的，特別是涉及國家機密的檔案更要進行嚴密的保管。所以，檔案管理工作人員要在國家法律的基礎上，對保密的檔案資料進行嚴格的保密管理，堅決制止檔案泄密行為，不涂改、不偽造檔案，自覺遵守檔案管理的保密性原則。限制檔案對外流通，加強對檔案的安全保密管理。特別是在信息技術發展的今天，更需要檔案管理工作的保密性。

（三）保證卷宗的干凈整潔。檔案大部分是對已經發生的事件和歷史的記錄，因此，檔案一般要求保存的年代比較久，在保存的過程中總會受到自然因素和人為因素的威脅，比如水、電、火、潮濕的現象，還要防蟲，而且紙質檔案隨著時間的推移會發生損壞。所以，對檔案進行定期的檢查和維護，對重點檔案進行備份管理，對枯黃的檔案進行復印或者重新打印的處理，保證檔案管理的干凈、整潔，確保檔案管理能夠正常的使用。

（四）提高檔案工作人員管理水平。檔案管理最終是通過人來進行操作的，所以檔案管理工作人員的水平在檔案管理中非常重要。提高檔案工作人員的管理水平主要做到以下幾點：第一，加強檔案工作人員對檔案管理的重視教育，檔案管理人員只有提高檔案工作的意識，才會認真做好檔案管理。第二，加強檔案管理工作人員的培訓。從目前來看，我國檔案管理人員專業技術水平比較落后，具有高等教育水平的人員不多，因此，提高檔案管理人員的專業技術培訓，特別是對新的檔案工作人員進行專業技能培訓，能夠提高檔案管理水平。

（五）做好年度檔案管理工作總結。加強檔案管理工作對任何單位都具有非常重要的意義。因此，檔案管理機構在進行年度管理工作中加強檔案工作管理的總結非常重要，在總結過程中能夠發現檔案管理存在的問題，針對問題要提出合理的解決對策。對于比較好的經驗要繼續發揚光大。特別是新任的檔案管理人員可以定期與經驗豐富的檔案管理人員或者是專家學者進行管理交流，聽取他們的檔案管理經驗之談，增強自己的檔案管理技能。企事業單位要把檔案管理工作納入到整個年度規劃中，做好檔案管理部門與企事業單位其他部門的溝通、聯系，保證協調一致地開展工作。

三、結語

檔案是對工作的記錄和總結，隨著現代經濟社會的發展，加強檔案工作的管理和定位，對完成檔案管理工作任務具有積極的意義。傳統的檔案管理主要是對文件資料進行收集、鑒定、整理，這限制了檔案資源的信息化共享和利用價值。所以，檔案工作在加強文件、資料管理的同時，更要向信息化方向發展，加強檔案信息化、技術化管理。實現知識來源、整理、保存、共享一體化的管理體系，這樣才能夠為社會提供有價值的信息和檔案資源。

【參考文獻】

[1 ]方德生.高校檔案工作的定位思考[J ].山西師范大學學報,2012(3).

[2]周甜甜.從一元到多元：檔案管理范式的演變[J].蘭臺世界,2013(3).

[3]賀未英.人事檔案信息資源開發利用的思考[J].韶關學院學報,2011(1).