試述醫院文書檔案價值的鑒定

文/泉州市第三醫院辦公室 肖同姓

?

試述醫院文書檔案價值的鑒定

文/泉州市第三醫院辦公室 肖同姓

【摘要】檔案價值鑒定是檔案業務工作的一個環節，是各有關單位按照一定的原則標準和方法判定檔案價值，確定檔案保管期限的一項基礎業務工作。查找相關資料可知，文書檔案收集整理中首先要解決的問題是鑒定其保存價值。本文運用比較分析歸納法對醫院文書檔案價值鑒定進行了定性研究，并從鑒定標準、內容、方法三個方面進行論述，認為進行文書檔案價值鑒定時，應該從單位檔案整體狀況出發，結合文書檔案的價值相對性特點，以便高效準確判定單份檔案的保管價值。

【關鍵詞】醫院文書檔案；價值；鑒定

醫院的文書檔案是單位的寶貴財富，它包括在工作以及活動中形成的各類文件、圖表等，是多種檔案載體的集成。隨著電子文件的風行，“大檔案”的出現，“大鑒定”呼之欲出。2006年9月19日，國家檔案局局務會議審議通過的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》對機關文件材料歸檔范圍、保管期限等已重新做出明確規定，大方向已定，操作細則仍在激辯。

一、文書檔案價值及鑒定標準

歸檔文件是醫院檔案管理研究成果的主要表現形式，根據對不同年份、不同主題檔案的分析研究，可以了解醫院管理的現狀、水平、發展速度以及發展趨勢，找出不足，為以后的科學化、規范化管理奠定基礎。文書檔案歸檔的核心環節是檔案鑒定，它不同于期限劃分明確、鑒定操作便捷的專業檔案，如會計檔案的保管期限分為 5 年、15 年、25 年、永久等。文書檔案的價值鑒定工作內容和鑒定份數多而雜，涉及范圍廣而深，價值較難確定，鑒定困難大。為此，建議做到以下幾點：

（一）確定來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者，要確定文件材料的形成單位，做到重點保存本單位的，根據來文單位職能、地位以及與本單位的關系判斷外來單位文件保存價值。如：1.某醫院關于公立精神?？漆t院醫藥價格改革的初步建議。2.某省疾病預防控制中心關于舉辦福建省精神疾病信息管理培訓班的通知。

例1成文單位若為本單位，僅從標題就可判斷出是就公立醫院改革背景下提出了精神衛生專科醫院醫藥價格改革建議。例2成文單位是某省疾病預防控制中心（假定是上級單位），告知了舉辦福建省精神疾病信息管理培訓班相關事宜。根據文書檔案重要性和時效性、典型性和影響性，例1所記事項重要程度較例2高，又具有典型性，檔案保存價值較大。

（二）確定檔案的形式標準。它指會對檔案價值產生一定影響的檔案載體形態及記錄方式等。載體不同，記錄方式也隨之有異，立卷方式也就相應不可千篇一律。歸檔文件整理應遵循不同形式標準檔案形成規律，保持原有文件之間的有機聯系，提高保管和利用率。要選擇合適的載體，規范歸檔文件登記表，制作載體標簽，歸檔嚴禁使用一次性光盤、磁帶或磁盤、U盤等載體，有效提升歸檔文件的真實性、安全性、可用性。

（三）確定效益標準。市屬醫院一年內各類收發文可達上千件，效益標準指考慮文書及各類檔案保管的投入與利用比率，是近年來檔案領域新提出的一個鑒定標準，建議從事檔案價值鑒定工作時考慮其保管費用。

（四）成立專門鑒定機構。要成立專門鑒定機構并指定專人負責，確保統計到期檔案及時，制定鑒定計劃有力，提出鑒定意見有效（含對未到期但實踐證明將無利用價值的檔案進行調查、分析），確保檔案價值鑒定工作順利進行。

檔案價值的大小受客觀標準影響，同時環境條件也要看。當重要檔案不成件或成套時，相關完整的次要檔案將上升為重要檔案；反之，某份文件孤立看很重要，此時單位若有眾多同種類型的，則其有可能降居成次要檔案，因此價值鑒定還應考慮其相對性特點，力求全面觀察本單位的檔案整體狀況，提升醫院管理工作的制度化、規范化、科學化水平。

二、文書檔案價值鑒定內容

筆者認為，檔案價值鑒定工作有三項：歸檔鑒定、保管期限鑒定、到期鑒定。如：1.某醫院關于某同志延遲退休的請示。2.某醫院2013年工作總結與2014年工作思路。3.某醫院關于對某某等人的獎懲通報。

對檔案是否具有保存價值做出判定，這關系到文件的“生死存亡”。例1是本單位一般性問題的請示，當短期保存（5年）；例2是本單位工作總結，應長期保存（15年）；例3是影響大、問題嚴重的獎懲材料，當永久保存。筆者認為，開展檔案價值鑒定工作，要做到：1.根據國家規定標準及檔案保管期限表，制定本單位歸檔文件價值鑒定標準，并列出檔案保管期限表等。2.緊抓檔案保管價值確定保管期限。3.有效剔除已無保存價值或保管期已滿的，及時銷毀，有效入庫。

三、文書檔案價值鑒定具體方法

鑒定文書檔案價值除采取劃定文書檔案歸檔范圍、對歸檔文件確定其保管期限、采用以件為單位組卷的立卷方法將文書檔案組卷裝訂、到一定年限后對檔案的價值進行復審四步走戰略措施外，還可結合以下方法：

（一）記述本單位主要職能活動的。分記述型（報告、總結、報表等）及指導型（指示、規定等）兩類。記述型檔案可分三類，即典型性、綜合性及零星材料。內容有參考價值，可以一概全，有代表性和參評性、成文時恰處關鍵時間節點而形成的為典型性檔案，它往往須永久保管，如新院搬遷專題會議紀要、患者的病歷；時間跨度大（年度及以上）、內容涉及范圍廣的為綜合性檔案；內容涉及面窄、無獨特性、時間跨度短的可括入零星材料，一般短期保存，少數長期保存，如某醫院的工作方案。指導型（指示、規定等）檔案，職能劃分規定、報請上級機關批轉、通過的文件等涉及本單位重要職能活動的重大決策等重要的，須永久保存，如某醫院關于變更編制床位的請示；一般的，如某單位的委任書，是本單位印發的臨時性或小范圍執行的規定以及本單位制發的事務性等材料，屬短期或長期保存（15年及以下）。

（二）記述本單位輔助職能活動的。主要有財務、文秘和行政事務等工作活動，載體形式通常是紙質傳真或電子郵件，這類文書檔案短期保存即可，甚至直接不歸檔。但要明確，此處僅僅指記述本單位輔助職能自身的活動。記述主要職能活動的若在輔助職能活動當中形成，如財務統計報表，是在財務統計工作（輔助職能）中形成，但記錄和描述的卻是主要職能活動，要長期或永久保存。

（三）記述單位歷史和人事變遷情況的。包括在單位機構設置、編制增減及機構和人事調整等事項中形成的檔案，作為研究本單位機構沿革、人事變動等重要史料，要永久保管，只有少數可短期保存。人事變遷文書檔案如領導人的任免文件等作為研究單位歷史沿革的資料須長期保管。

（四）不記述本單位活動的。1.上級和不相隸屬單位來文。分政策規范型和參考型兩類：（1）某省委省政府關于促進殘疾人事業發展的意見。（2）某省人民政府辦公廳轉發省衛生廳等部門關于進一步加強精神衛生工作實施意見的通知。（3）某市衛生簡報。例1和例2屬政策規范型，它們雖不是記錄本單位活動事宜，卻對本單位開展相關工作有指導性價值，在其有效期限內必然要保存，其保存價值即使在過有效期之后也還可能存在。例3是機關簡報，不反映本單位活動情況，屬參考型的檔案，這類上級或不相隸屬單位的簡報、通報等文件僅供本單位參考、借鑒，絕大部分作短期保存，有些可以不歸檔。

2.下級單位來文。作為非機關單位，這類文件較少，查閱相關資料可知，大致分三類：（1）貫徹執行本單位文件（含會議）精神的匯報。部分與本單位文件有相互依存關系的可長期或永久保存，絕大部分短期保存甚至不歸檔。（2）報請備案的文件。主要是下級單位部門自己印發的文件，可短期保存或不歸檔。（3）請示性文件。涉及單位應辦理批復，須連同單位的批復文件同時保存。若是口頭或電話答復或可不予批復的，短期保存即可。

醫院文書檔案價值鑒定，其實就是文書檔案使用價值鑒定，涵蓋醫院年度工作計劃和總結、發展規劃、會議記錄、委任書、統計資料、基建材料、各類協議合約等重要內容，是醫院開展優質醫療護理服務、行政管理和黨務管理等活動的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，科學管理和合理利用文書檔案已成為充分發揮醫院辦公室參謀助手作用必不可少的一個核心環節。

【參考文獻】

[1 ]陳鳴耀,湯國民.正確定位檔案鑒定工作——談如何破解檔案鑒定難[J].中國檔案,2007(6).

[2]楊端毓.文書檔案鑒定工作之我見[J].陜西檔案,2008(2).

[3]王海莉.試析文書檔案價值鑒定工作中存在的問題及解決辦法[J].辦公室業務·檔案學研究,2014(3).