文書檔案管理強化策略

文/北海市規劃局 吳妍

?

文書檔案管理強化策略

文/北海市規劃局 吳妍

【摘要】本文對行政部門文書檔案管理中存在的問題進行了分析，并從檔案收集制度、檔案工作人員職業素質以及檔案移交和應用三方面對文書檔案管理應該加強的措施進行了分析，并總結了策略應用過程中需要注意的問題。

【關鍵詞】行政部門；文書檔案管理；策略

一、當前文書檔案管理中存在的問題

（一）文書檔案收集不全的問題。文書檔案資料越全面，就能夠積累越多的企業發展資料，在企業各部門進行相關事務分析時能夠提供的幫助也就越大。然而，目前行政部門存在著文書檔案收集不全的問題，這在檔案的管理方面表現得尤為明顯。為了使檔案能夠被真實、完整地收集起來并提高檔案的可用價值，必須保證檔案資料伴隨工程進程誕生并及時提交，大部分行政工作并沒有將檔案收集整理制度獨立出來，只是按照企業檔案管理的一般規則進行整理，這不符合行政檔案資料整理的實際需要，影響了此類檔案管理工作的實際價值。

（二）文書檔案收集管理的過程受阻。企業文書檔案管理的前提是行政部門對可用作檔案的資料進行全面的收集和高效的處理，這需要檔案管理工作人員對相關事務具有高度的職業敏感性。但是，目前大多數行政工作在文書檔案管理方面所選擇的都是年齡較大的、長期在企業檔案室工作而很少出入工地的員工。這些員工由于對檔案資料的收集管理工作重要性認識不足、自身職業能力有限，沒有深入實際去觀察哪些資料能夠當作文書檔案進行收集，因此使得檔案收集管理的過程不順暢，更有甚者，出現檔案文件質量、數量上的問題，這使得整個文書檔案管理工作受到阻礙。

（三）文書檔案移交和應用效率低。文書檔案來自于企業的各個部門，檔案管理的實際價值體現在對檔案的日常應用方面，這是檔案管理工作的兩個重要內容之所在。而如今的企業在文書檔案移交方面存在著問題，目前在檔案管理工作中，沒有專門部門對企業進行約束，在行政部門檔案整理過程中沒有任何壓力，檔案整理的效果差，速度慢，甚至有的單位對檔案根本沒有整理的想法；同時，由于單位員工流動較大，管理層和普通員工對檔案應用的價值理解不強，降低了文書檔案的應用效率。

二、文書檔案管理強化策略

（一）建立檔案收集整理制度。強化文書檔案管理工作的要點之一是保證文書檔案本身的全面性和檔案資料的真實價值，因此，建立檔案收集整理制度是十分必要的。首先，行政工作應該重視到檔案的特殊性，對檔案資料的階段性特征進行分類。在充分分析不同類型檔案的特征基礎上，按照檔案的分類派遣相應的工作人員進行檔案收集。其次，完全來源于行政工作本身的檔案，應該有明確的檔案提交格式以及提交時間規定，并將檔案提交的責任與施工責任合并起來，同時納入到企業管理當中，使所有參與工作的人員和管理負責人，將收集和呈交檔案資料作為一項重要的工作任務來完成。再次，應將檔案資料收集整理的效率以及檔案資料的質量進行科學評估，建立相應的評估體系，將檔案資料的價值與相關工作人員的“業績”掛鉤，通過有效的激勵使檔案管理工作人員能夠全心全意投入到工作中。

（二）加強檔案工作人員的培訓。行政部門企業文書檔案的收集依靠檔案管理工作者的個人職業能力發揮才能完成，檔案管理工作人員才能夠充分認識到檔案的復雜性并進行科學的整理，而其他工作人員也能夠根據檔案整理需要為工作人員提供可靠的資料；另外，企業內部行政檔案、材料檔案資料的收集與管理，需要相關工作人員對不同類型的檔案資料具有一定的敏感度，能夠科學地分析已有的檔案資料，因此，企業需要根據自身檔案資料應用的需要，對相關工作人員進行職業能力培訓，例如開辦業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足企業文書檔案管理工作的需要。

（三）在文書檔案管理工作中采用信息技術。行政部門文書檔案移交不及時以及企業檔案應用效率不高的問題，可以通過檔案管理工作人員的高效工作加以解決，而高效的檔案管理工作必然要借助現代信息技術。因此，企業必須積極推進檔案專業化規范化管理，確立建設檔案管理體系，并且積極引入計算機管理機制。例如，對行政部門不同類型的檔案規定歸檔日期，并為檔案管理工作者配備個人電腦，保證檔案移交的效率；在企業行政部門檔案應用效率提高方面，信息技術扮演著更為重要的角色，檔案管理工作者不僅可以通過企業內部MSN、微信群等途徑發布檔案文件收集通知、提醒相關員工按時提交檔案，還可以應用相關的辦公軟件對同類文書檔案進行大數據分析和處理，進行企業某一方面發展的數據性描述等。這些依靠于信息技術的管理行為都能夠有效地促進文書檔案的移交速度提升，并使檔案管理工作的價值凸現出來。

三、結語

綜上所述，行政部門文書檔案管理工作中存在的各種問題，需要通過檔案管理制度的建立、相關工作人員職業能力的提升以及信息技術的發展進行解決。而在實施相應策略時，企業應始終注意一個問題，即保證文書檔案管理工作中的“投入”與“產出”之間的平衡性，積極提供相關資源和條件，將文書檔案管理視為企業發展之所需，而不是單純地進行資料收集和整理，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠真正發展起來。

【參考文獻】

[1]陳晶.企業文書檔案管理滯后性探討[J].現代商貿工業,2015(O2):115-116.

[2]譚斯文.加強文書檔案管理的具體措施[J ].科學中國人,2015(01):125-126.