事業單位檔案管理工作優化途徑探索

文/湖北省荊州市道路運輸管理局 鄧決

事業單位檔案管理工作優化途徑探索

文/湖北省荊州市道路運輸管理局 鄧決

事業單位檔案管理工作困難重重，缺少外部監督，獨立性強，存在條塊分割不明、統一領導與分級管理存在固有矛盾與沖突、檔案室自身行政化傾向越來越明顯、檔案室自身各自為政、“私人檔案”、文件管理與檔案管理割裂等問題，致使檔案管理的效率低下，檔案的價值得不到發揮。事業單位檔案管理工作優化應著重解決過度集權、黨政合一、政事不分三個方面的問題，明確改革的目標，注重市場化、法制化、社會化、現代化。

事業單位；檔案管理；工作優化途徑

檔案管理的基本內容包括檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統計和開發利用。檔案管理是事業單位管理的重要組成部分，其管理的效用直接反映機構的管理水平，直接影響人力資源管理、行政管理等相關管理領域活動。不同于其他管理機構，事業單位人員調動相對少，權利更加集中，缺少外部監督，在我國許多事業單位名義屬于獨立機構，但都受到政府行政部門的管轄，改革阻力大，檔案管理水平低。

一、我國事業單位檔案管理特點與問題

受政治體制影響，我國事業單位實行“統一領導、分級管理”體制與“雙重管理”模式，黨、政檔案統一管理并服從黨的領導。實踐證實，這種符合我國特色的檔案管理策略，客觀上為檔案的保管、利用提供了制度保障，符合我國實際國情，有利于檔案的完整與安全，符合精簡、統一、效能的原則，在黨的領導下，檔案事業發展得到監督與保障，實現了快速平穩發展。

隨著時間的推移，舊有的事業單位檔案管理也暴露出許多問題，主要體現在：1.條塊分割問題，在實際工作過程中，出現權利、信息兩條傳遞路線，管理空間條塊重疊交錯，許多管理制度都有助于上級機構強化對下級機構的領導權利，破壞了上下級職能部門的穩定性。2.統一領導、分級管理存在固有矛盾與沖突，部分地方事業單位在沒有與地方檔案行政管理部門協商的情況下，便制定內部的檔案管理要求，這些要求可能與實際情況不符，如某事業單位要求某人限時從原單位調動檔案，但實際情況是原單位檔案調動費時、費力，許多事業單位檔案受多個部門管轄，同時有的事業單位拒絕接受當地檔案行政管理部門的監督指導。3.檔案室自身行政化傾向越來越明顯，事業單位往往混淆于行政部門、事業部門職權，事業單位在合并后事業職能弱化，許多單位人員更愿意爭取公務員資格，不利于事業單位檔案管理專業化的發展，從法律角度來看“局館合一”體制也容易造成法律責任不清問題，如在出現檔案損毀、丟失情況時，往往互相推諉。4.檔案室自身各自為政，各種類型的檔案管理五花八門，事業單位建立“私人檔案”問題仍十分普遍。5.從制度上、工作環境上看，文件管理、檔案管理割裂，影響管理的效率。

二、 事業單位檔案管理工作優化途徑

事業單位檔案管理工作優化應著重解決過度集權、黨政合一、政事不分三個方面的問題，同時積極改革。近年來，信息技術飛速發展，大數據背景下信息的利用效率明顯提升，電子檔案得到廣泛應用，也給檔案管理提出了新的挑戰與機遇。改革的主要目標從長期來看，應進行體制改革；從短期來看，應重新規范檔案管理機構、事業單位之間的關系，明確檔案機構、事業單位的地位與功能，建立與市場經濟相適應的管理體制。

（一）市場化。事業單位需要將承擔的任務交給市場調節，以某專項運動管理中心為例，其堅持市場化改革，一手抓、一手放，推動體育市場發展，鼓勵市場主體參與體育事業，運動聯賽就是在這種思想下建立的。但遺憾的是，因種種原因，這些聯賽的市場化水平仍明顯不足，事業單位的干預強度仍較大，不僅使體育愛好者怨聲載道，還嚴重挫傷了參與企業的積極性。事業單位應將市場自由競爭文化帶入到檔案管理中來，從而促進檔案工作改革開放、創新發展。

（二）法制化。依法治檔是檔案管理工作改革的重點，包括事業單位管理組織、編制、職能、工作程序都需要法制化，打破人治化的特征。當前事業單位缺乏有效的外部監督，法制化進程十分緩慢，檔案管理仍受舊有的傳統習慣影響，權高位重者存在無視管理制度、干涉檔案管理活動的現象。加強檔案管理法制化刻不容緩，將原來的領導管理模式改為依法管理模式。

（三）社會化。事業單位是承擔發展社會事業責任的機構，更不應該脫離社會，應充分利用社會、市場的力量進行檔案事業的改革，一是需要還權給社會，不應大包大攬。二是需要控制權利的范圍，接受社會的制約、監督。近年來，媒體曝光的冒名頂替上大學、年齡簡歷造假等事件，一方面反映了的確存在以權謀私、檔案管理被權力腐蝕的情況。另一方面也反映了社會大眾特別是新聞媒體發揮了監督作用，客觀上為事業單位檔案管理社會化提供了外部動力。事業單位的檔案管理工作應勇于接受大眾的監督，打破過去相對隱秘的工作方式。

（四）現代化。大數據背景下，檔案管理工作也逐漸進入信息化時代，事業單位檔案管理者應努力提高信息化技術水平，引入信息存儲、處理、輸送的設備，挖掘檔案管理的價值，使檔案管理更受重視，形成良性循環。

三、結語

事業單位檔案管理改革不可能一蹴而就，現階段需要突破的問題還不少。有志者應確立近遠期目標，循序漸進，借鑒國內外先進經驗，充分挖掘事業機構內所有人員的智慧，發揚民族精神，群策群力，建立符合現階段事業單位自身特點的檔案管理方法，提高管理的效用。

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