基于文件雙重價值理論的文檔鑒定模式研究

文/天津醫科大學綜合檔案室 杜鵬

基于文件雙重價值理論的文檔鑒定模式研究

文/天津醫科大學綜合檔案室 杜鵬

“文件雙重價值理論”基于廣義文件視角，揭示出文件的第一價值與第二價值，其理論內涵超越了我國的檔案價值理論；我國文檔鑒定工作在具體執行、職責分工以及鑒定素養、視野等方面存在一定的問題；我國應以“文件雙重價值理論”為指導，構建符合我國國情的文檔鑒定模式，通過建立“文檔一體化”的工作體制、制定文檔鑒定職責分工、實行檔案行政管理部門對于文檔鑒定的整體控制與前端控制，以此客觀、全面、合理地留存文檔價值，滿足社會利用者多元化的檔案利用需求。

謝倫伯格；文件雙重價值理論；文檔鑒定模式

文檔鑒定模式，作為鑒別與判定文檔價值的程式化、規范化的方式與方法，對于確保機關組織文檔鑒定工作的順利開展，維系文檔價值的長遠留存具有十分重要的作用。然而，在實際工作中，文檔鑒定工作往往存在著執行不到位、不合理等現實問題，并由此導致檔案館館藏內容的結構性失衡，繼而無法滿足社會利用者多元化的利用需求。為了解決這些問題，我們有必要從文檔鑒定理論與文檔鑒定工作兩方面入手，構建符合我國國情的文檔鑒定模式，并通過采取相關制度舉措，為科學合理地落實機關組織的文檔鑒定工作提供務實有效的思路、方法與實踐路徑。

一、文件雙重價值理論的簡要闡述及對我國文檔鑒定工作的啟示

作為自上世紀五六十年代至今，美國國家檔案與文件署仍然沿用的管理依據與準則，“文件雙重價值理論”在國際檔案學界與檔案實踐領域引發了深刻的變革，并成為在我國檔案學界備受推崇的文檔價值理論。“文件雙重價值理論”是由美國著名檔案學家謝倫伯格在1956年出版的代表作《現代檔案——原則與技術》一書中系統提出的。在書中，謝倫伯格闡述了公共文件所具有的兩種不同價值——“第一價值”與“第二價值”。“第一價值”是指文件對于形成機關的“原始價值”，具體包含行政管理價值、法律價值、財物價值與科研價值；“第二價值”是指文件對其他機關和個人利用的“從屬價值”（亦稱“檔案價值”），具體包含證據價值與情報價值。其中，文件形成機關的行政官員主要負責鑒定第一價值；而第二價值的鑒定主要由檔案部門及其工作人員完成。此外，謝倫伯格還指出：“應著眼于文件的整體性，從機關地位、職能、活動三個層次分析，弄清文件之間的內在有機聯系”。

實際上，謝倫伯格的“文件雙重價值理論”使用的是“廣義文件”概念，包括文件從其形成到銷毀或永久保存的完整生命周期。我國則參照這一理論，提出了檔案的雙重價值理論。實際上，相較于“文件價值理論”，我國是基于“檔案”概念及其視角來研究文檔價值理論的。由此可見，二者的理論形態存在顯著差異：在謝倫伯格看來，“文件”（廣義文件）是不同部門處理的整體對象，應對現行文件管理與檔案管理作統一的處理；而在我國，則將現行文件與檔案視為不同事物，并由此將現行文件管理與檔案管理予以截然分割，并相應導致文檔鑒定活動呈現出明顯的階段性特點。相較于“文件雙重價值理論”所采納的文件整體性視角，基于檔案價值理論的文檔鑒定工作，無法從現行文件與檔案的整體角度，實現對“廣義文件”的“第一價值”以及“第二價值”的整體掌控，繼而無法保證文檔價值的全面留存。

二、我國文檔鑒定工作存在的具體問題

在我國，文檔鑒定工作可大致分為三個層次：第一層次是文書部門或業務部門在文件立卷歸檔時所進行的鑒定；第二層次是機關檔案室在檔案保存期滿移交檔案館之前所進行的鑒定；第三層次是檔案館進行的鑒定，一般屬于定期審查性質。在實際工作中，由于文檔鑒定的第一層次與第二層次在其形成機關內部沒有被嚴格執行，進而導致大量沒有價值的、重復的檔案被移交進館，迫使檔案館不得不進行重新篩選與鑒定，耗費了大量的人力物力。實際上，這種狀況的根源在于，我國的文檔鑒定工作缺乏統一的監管與控制，沒有形成統一的管理模式與制度，最終導致文檔鑒定工作流于形式，沒有得到機關組織的充分重視。

此外，在第一層次的鑒定過程中，承擔鑒定工作的業務人員或文書人員通常從本部門的實際需要出發，著眼于文件的第一價值進行鑒定，而相對忽視文件的第二價值；而承擔第二層次鑒定工作的機關檔案室人員，通常隸屬于特定的組織機構，他們的檔案鑒定工作，往往受到機關組織領導、業務部門的直接或間接影響，由此對于檔案價值（第二價值）鑒定很難做到全面與客觀。實際上，我國現行的文檔鑒定體系沒有把第一價值與第二價值的鑒定責任分解開，交給不同的部門去承擔，而是在第一鑒定層次，賦予同一部門鑒定第一價值與第二價值的兩種責任，即同時給予了決定文件命運的權力，這顯然是不科學的。

再者，由于文檔種類的多樣性，機關組織內部檔案人員通常缺乏相應的宏觀視野、專業知識與文化素養，對某些專業活動形成的文檔資源的價值，不能做出全面、客觀的鑒別與認定，導致有保存價值的檔案被隨意處置或銷毀，從而造成社會檔案文化財富的流失。

三、基于文件雙重價值理論，構建我國的文檔鑒定模式

（一）以“文件雙重價值理論”為指導，打造符合我國國情的文檔鑒定模式。基于我國文檔價值理論、文檔工作實踐存在的具體問題，按照謝倫伯格的“文件雙重價值理論”的有關要求，著眼于完整的文檔價值鑒定工作流程，維系與協調不同文檔鑒定階段之間的關系，從整體性和階段性兩個層面打造符合我國國情的文檔鑒定模式。具體而言，應基于“廣義文件視角”，制定清晰、明確的文檔鑒定工作職責分工，打造以實現文件第一價值、第二價值的全面、合理甄別、留存為最終目的，檔案行政管理部門的整體控制與前端控制為根本保證，以文檔一體化工作體制為基礎的機關組織辦公室（業務部門或文書部門）、檔案室、檔案館多方協同配合、相互制約的文檔鑒定模式。

（二）構建文檔鑒定工作的職責分工。為了實現文檔鑒定模式的順利實施，應以完整統一的文檔鑒定視角，構建不同階段的文檔鑒定活動的職責分工。具體來講，機關組織業務部門或文書部門主要負責鑒定文檔的第一價值，機關組織檔案室、公共檔案館負責鑒定文檔的第二價值，檔案行政管理部門負責監管不同文檔鑒定主體的鑒定行為，確保文檔“第一價值”與“第二價值”鑒定活動的合法進行。此外，公共檔案館應負責會同各領域專家學者、機關組織、檔案人員、社會領用者等，共同研討、預判與鑒定不同形成機關的文檔價值，從而站在宏觀、整體的社會視角，鑒別與判定文檔的現實價值與長遠價值，并通過聽取社會各方面的聲音、意見，及時調整文檔鑒定工作的思路與方向，及時、全面地滿足從文檔形成者到社會利用者各方面的文檔利用需求。

（三）建立“文檔一體化”的工作體制。“文件雙重價值理論”作為西方“文件生命周期理論”形成與發展的理論基礎，從根本上強調文件的整體性，主張將文件與檔案、文件工作與檔案工作實行統一管理。參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國機關組織的文件工作與檔案工作統一起來，從業務體制上建立緊密的聯系，形成文件處理部門、檔案室、檔案館協同配合的文檔一體化工作體制。實際上，基于“文件雙重價值理論”的“廣義文件”視角，結合我國文檔鑒定工作的實際情況，建立“文檔一體化”的工作體制，可以確保文檔鑒定模式能基于統一的文檔工作體制得以實施，在協調不同部門的文檔鑒定活動的同時，確保文檔鑒定工作整體有序地開展。

（四）實行檔案行政管理部門對文檔鑒定工作的整體控制與前端控制。檔案行政管理部門對文檔鑒定實施整體控制與前端控制，對于保證文檔鑒定模式的有效實施具有十分重要的作用。首先，作為檔案管理的專門機構，檔案行政管理部門能從專業角度，以文檔鑒定管理的整體視角，指導機關組織人員開展文檔鑒定工作，更有利于提升文檔鑒定工作的連貫性、一致性與規范化程度，提高文檔鑒定效率，減少、甚至避免無保存價值的檔案移交進館，又能對有重要價值的檔案實施重點監控，確保順利移交進館。

檔案行政管理部門對文檔鑒定實施整體控制與前端控制，可以有效地監控文檔留存與銷毀的全過程，確保具有第二價值的文檔被全面移交進館，從根本上維系檔案為全社會服務的功能屬性。事實上，及早介入文檔鑒定工作，可以有效防止機關組織單純從自身利用需要出發，忽視文檔的從屬價值鑒定，造成文檔價值流失的情況。此外，檔案行政管理部門指導下的文檔鑒定工作，主要基于社會利用者的實際利用需求，對檔案價值進行全面、科學、合理的鑒定。檔案行政管理部門，作為文檔鑒定工作總的掌舵人，更能從為國家與社會留存歷史文化財富的角度，全面維系與留存文檔價值，從而為滿足社會利用者對于檔案的多元化利用需求提供根本保障。

四、結束語

我國機關組織的文檔鑒定工作由于缺乏完整的基礎理論指引，加之工作制度不完善，造成了文檔鑒定工作實踐領域存在諸多問題，需要引起我們的高度重視。實際上，通過構建、推行科學有效的文檔鑒定模式，可以極大地改善甚至扭轉文檔鑒定工作的不利局面，實現文檔價值的全面發掘、整體把控與科學維護。此外，我們還應通過多方面的制度改革與模式創新，逐步實現我國機關組織文檔鑒定的科學化與系統化，從而為社會利用者全面、有效地獲取檔案資源提供管理基礎與制度保障，繼而為我國的社會主義現代化建設貢獻力量。

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