工程建設項目中文檔管理信息化的應用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

工程建設項目中文檔管理信息化的應用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

新時代背景下，工程項目建設規模和投資規模不斷擴大，工程項目文檔信息量越來越大，管理難度隨之提高，傳統文檔管理模式與技術手段已不能完全適用。傳統管理方式不僅效率低成本高，且具有一定滯后性，信息利用率低下。為適應新時代，適應行業發展需求，應積極進行信息化建設，加強對信息技術應用，構建信息化文檔管理模式，提高文檔管理水平。本文針對工程建設項目中文檔管理信息化的應用與重要性展開研究和分析，以促進文檔管理職能的有效發揮。

工程項目；文檔管理；信息化；重要性

工程項目文檔不僅是工程建設憑證，更是工程建設科學研究的可靠資料，能夠為質量原因分析、事故鑒定、責任判定提供參考資料和有效依據，對這些工程文檔資料進行有效管理，不僅能保護文檔資料，避免資料丟失，更能延長文檔資料使用壽命，使其使用價值得以體現。但當前很多企業在文檔管理方面存在問題，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文檔管理難以得到有效落實。因此，為提高工程項目文檔管理水平，建筑企業應積極進行文檔管理改革創新，構建信息化管理模式，使文檔管理職能得到最大化發揮。

一、工程建設項目中文檔管理信息化的重要性

工程項目文檔是工程項目建設前、建設過程中及竣工驗收的真實記錄，能為工程項目后期運維管理提供重要參考，其中包括：施工資料文件、工程驗收文件、結構設計方案、工程收益評估報告、技術管理資料、實驗報告、施工記錄、質量評價意見等多方面內容，是質量原因分析、事故鑒定、責任判定的主要依據。在新經濟環境下，工程項目規模不斷擴大，結構越來越復雜，工程項目建設中產生的文檔信息量越來越大，文件資料類型越來越豐富，使得文檔管理難度隨之提高。傳統文檔管理模式不僅人力物力投入大，勞動強度高，且紙質文檔易破損、丟失、受潮，分類、編號、整理費時費力，已逐漸難以滿足建筑行業發展需求?；谛畔⒒Ｊ较碌墓こ添椖课臋n管理，通過對信息技術、計算機技術、數據庫技術進行應用，實現數字化、信息化、無紙化文檔管理，能有效降低文檔管理難度和勞動強度，節約文檔管理財力物力人力投入。且這種模式下，文檔信息的收集、管理、整合都通過計算機完成，文檔數據儲存在計算機或服務器上不易丟失和損壞，并能通過數據庫進行文檔管理解決數據冗余問題，通過數據索引功能快速對所需文檔信息進行調取，有效提高文檔信息利用率，提升工程項目文檔管理水平，構建一種新型文檔管理模式。

二、工程建設項目中文檔管理信息化建設思路

21世紀是一個信息時代，信息技術被應用到各個領域，文檔管理信息化已成為主流趨勢。建筑企業應認清時代發展格局，積極適應新的社會環境，加強信息化建設，在文檔管理工作中融入信息技術，構建信息化文檔管理模式。下面通過幾點來分析工程建設項目中文檔管理信息化建設思路：

（一）提高信息化水平。文檔管理信息化建設離不開軟硬件基礎設施的支持，所以建筑企業必須加快文檔管理部門的信息化建設，提高辦公信息化程度，引進先進軟硬件設備。在具體建設中，要遵循經濟性、實用性、針對性等基本原則，根據實際文檔管理需求及資金基礎來進行信息化建設。若有充足支持情況下，且文檔數據信息量龐大，涉及利益相關方多，則可選擇購買服務器，建設自身企業工作站，設置文檔管理數據庫。例如：Z640 E5-1620V3系統結構穩定，非常適合于工程文檔管理。若缺乏資金可選擇租用云服務器的方式，建設云檔案管理存儲模式。租用云服務器能節約大筆設備運維費用，但信息安全性和系統穩定性有待提高。

（二）文檔信息化。想要建設信息化文檔管理模式，必須要先實現文檔信息化。因此，信息化建設中要合理設計文檔管理系統，考慮文檔資料采集與信息化應用問題。在文檔管理系統設計中應選擇模塊化設計思路，信息采集模塊應加強對CDR技術的應用，通過CDR來獲取HIS、CLS等信息，對于無法自動采集的個性化文檔數據可用利用EXECL進行錄入。而文檔管理與整合方面，應采取數據庫模塊對文檔進行管理，并設置預覽權限，確保文檔信息安全性。

（三）加強信息人才培養。文檔管理信息化建設離不開信息化人才支持，信息人才是實現文檔信息化管理的前提基礎。信息化文檔管理與傳統文檔管理模式有著本質區別，不論管理模式還是管理技術都有很大不同，對相關管理人員信息技術水平和信息意識有更高要求。倘若文檔管理人員自身不具備信息知識，不能進行信息化操作，文檔管理信息化便無從談起。因此，為適應文檔管理新模式，建筑企業應加強信息人才培養，不但要組織現有人員進行學習培訓，使其掌握信息技術，而且要引進新型專業信息人才，為文檔管理信息化建設提供人力支持。

三、結語

新時代背景下，社會信息化程度越來越高，文檔管理信息化已成為必然趨勢。當前工程項目文檔信息越來越龐大，傳統管理手段已難以發揮有效管理職能。因此，建筑企業應加強信息化建設，培養信息人才，引進軟硬件基礎設備，進行文檔管理信息化建設。

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