工程建設(shè)項目中文檔管理信息化的應(yīng)用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

工程建設(shè)項目中文檔管理信息化的應(yīng)用

文/中海煉化惠州煉化分公司 張潔瓊

新時代背景下，工程項目建設(shè)規(guī)模和投資規(guī)模不斷擴大，工程項目文檔信息量越來越大，管理難度隨之提高，傳統(tǒng)文檔管理模式與技術(shù)手段已不能完全適用。傳統(tǒng)管理方式不僅效率低成本高，且具有一定滯后性，信息利用率低下。為適應(yīng)新時代，適應(yīng)行業(yè)發(fā)展需求，應(yīng)積極進行信息化建設(shè)，加強對信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建信息化文檔管理模式，提高文檔管理水平。本文針對工程建設(shè)項目中文檔管理信息化的應(yīng)用與重要性展開研究和分析，以促進文檔管理職能的有效發(fā)揮。

工程項目；文檔管理；信息化；重要性

工程項目文檔不僅是工程建設(shè)憑證，更是工程建設(shè)科學(xué)研究的可靠資料，能夠為質(zhì)量原因分析、事故鑒定、責(zé)任判定提供參考資料和有效依據(jù)，對這些工程文檔資料進行有效管理，不僅能保護文檔資料，避免資料丟失，更能延長文檔資料使用壽命，使其使用價值得以體現(xiàn)。但當(dāng)前很多企業(yè)在文檔管理方面存在問題，管理模式落后，管理有效性差，信息化程度低，文檔管理難以得到有效落實。因此，為提高工程項目文檔管理水平，建筑企業(yè)應(yīng)積極進行文檔管理改革創(chuàng)新，構(gòu)建信息化管理模式，使文檔管理職能得到最大化發(fā)揮。

一、工程建設(shè)項目中文檔管理信息化的重要性

工程項目文檔是工程項目建設(shè)前、建設(shè)過程中及竣工驗收的真實記錄，能為工程項目后期運維管理提供重要參考，其中包括：施工資料文件、工程驗收文件、結(jié)構(gòu)設(shè)計方案、工程收益評估報告、技術(shù)管理資料、實驗報告、施工記錄、質(zhì)量評價意見等多方面內(nèi)容，是質(zhì)量原因分析、事故鑒定、責(zé)任判定的主要依據(jù)。在新經(jīng)濟環(huán)境下，工程項目規(guī)模不斷擴大，結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜，工程項目建設(shè)中產(chǎn)生的文檔信息量越來越大，文件資料類型越來越豐富，使得文檔管理難度隨之提高。傳統(tǒng)文檔管理模式不僅人力物力投入大，勞動強度高，且紙質(zhì)文檔易破損、丟失、受潮，分類、編號、整理費時費力，已逐漸難以滿足建筑行業(yè)發(fā)展需求。基于信息化模式下的工程項目文檔管理，通過對信息技術(shù)、計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化、無紙化文檔管理，能有效降低文檔管理難度和勞動強度，節(jié)約文檔管理財力物力人力投入。且這種模式下，文檔信息的收集、管理、整合都通過計算機完成，文檔數(shù)據(jù)儲存在計算機或服務(wù)器上不易丟失和損壞，并能通過數(shù)據(jù)庫進行文檔管理解決數(shù)據(jù)冗余問題，通過數(shù)據(jù)索引功能快速對所需文檔信息進行調(diào)取，有效提高文檔信息利用率，提升工程項目文檔管理水平，構(gòu)建一種新型文檔管理模式。

二、工程建設(shè)項目中文檔管理信息化建設(shè)思路

21世紀是一個信息時代，信息技術(shù)被應(yīng)用到各個領(lǐng)域，文檔管理信息化已成為主流趨勢。建筑企業(yè)應(yīng)認清時代發(fā)展格局，積極適應(yīng)新的社會環(huán)境，加強信息化建設(shè)，在文檔管理工作中融入信息技術(shù)，構(gòu)建信息化文檔管理模式。下面通過幾點來分析工程建設(shè)項目中文檔管理信息化建設(shè)思路：

（一）提高信息化水平。文檔管理信息化建設(shè)離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的支持，所以建筑企業(yè)必須加快文檔管理部門的信息化建設(shè)，提高辦公信息化程度，引進先進軟硬件設(shè)備。在具體建設(shè)中，要遵循經(jīng)濟性、實用性、針對性等基本原則，根據(jù)實際文檔管理需求及資金基礎(chǔ)來進行信息化建設(shè)。若有充足支持情況下，且文檔數(shù)據(jù)信息量龐大，涉及利益相關(guān)方多，則可選擇購買服務(wù)器，建設(shè)自身企業(yè)工作站，設(shè)置文檔管理數(shù)據(jù)庫。例如：Z640 E5-1620V3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)穩(wěn)定，非常適合于工程文檔管理。若缺乏資金可選擇租用云服務(wù)器的方式，建設(shè)云檔案管理存儲模式。租用云服務(wù)器能節(jié)約大筆設(shè)備運維費用，但信息安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性有待提高。

（二）文檔信息化。想要建設(shè)信息化文檔管理模式，必須要先實現(xiàn)文檔信息化。因此，信息化建設(shè)中要合理設(shè)計文檔管理系統(tǒng)，考慮文檔資料采集與信息化應(yīng)用問題。在文檔管理系統(tǒng)設(shè)計中應(yīng)選擇模塊化設(shè)計思路，信息采集模塊應(yīng)加強對CDR技術(shù)的應(yīng)用，通過CDR來獲取HIS、CLS等信息，對于無法自動采集的個性化文檔數(shù)據(jù)可用利用EXECL進行錄入。而文檔管理與整合方面，應(yīng)采取數(shù)據(jù)庫模塊對文檔進行管理，并設(shè)置預(yù)覽權(quán)限，確保文檔信息安全性。

（三）加強信息人才培養(yǎng)。文檔管理信息化建設(shè)離不開信息化人才支持，信息人才是實現(xiàn)文檔信息化管理的前提基礎(chǔ)。信息化文檔管理與傳統(tǒng)文檔管理模式有著本質(zhì)區(qū)別，不論管理模式還是管理技術(shù)都有很大不同，對相關(guān)管理人員信息技術(shù)水平和信息意識有更高要求。倘若文檔管理人員自身不具備信息知識，不能進行信息化操作，文檔管理信息化便無從談起。因此，為適應(yīng)文檔管理新模式，建筑企業(yè)應(yīng)加強信息人才培養(yǎng)，不但要組織現(xiàn)有人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使其掌握信息技術(shù)，而且要引進新型專業(yè)信息人才，為文檔管理信息化建設(shè)提供人力支持。

三、結(jié)語

新時代背景下，社會信息化程度越來越高，文檔管理信息化已成為必然趨勢。當(dāng)前工程項目文檔信息越來越龐大，傳統(tǒng)管理手段已難以發(fā)揮有效管理職能。因此，建筑企業(yè)應(yīng)加強信息化建設(shè)，培養(yǎng)信息人才，引進軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備，進行文檔管理信息化建設(shè)。

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